Reglamento a la Ley General de Contratación Pública

Cuando los sujetos privados que administran o custodian fondos públicos, o sean receptores de beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación alguna provenientes de la Hacienda Pública, realicen contrataciones que no superen el 50% del límite inferior del umbral para la licitación menor del régimen ordinario, deberán cumplir con el régimen de prohibiciones, los principios constitucionales y legales de la contratación pública y los lineamientos establecidos por la Autoridad de Contratación Pública, pudiendo instrumentalizarlos mediante procedimientos internos. Caso contrario, cuando se supere el porcentaje indicado, deben aplicar la Ley General de Contratación Pública.

En el caso de los entes públicos no estatales a los que no les aplique la Ley General de Contratación Pública, deberán instrumentar sus procedimientos de adquisiciones conforme a los principios de contratación pública definidos en la Ley General de Contratación Pública y apoyados en los lineamientos que al respecto emita la Autoridad de Contratación Pública.

Al momento en que se publiquen los umbrales de contratación por parte de la Contraloría General de la República, se deberá especificar el monto actualizado que servirá de referencia para que los sujetos privados apliquen la Ley General de Contratación Pública.

La Ley excluye de su alcance las siguientes actividades:

Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, únicamente la actividad contractual establecida en el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública. Para la ejecución de los procesos de excepción, en el expediente electrónico que se conforme, deberán quedar acreditados todos los documentos que justifican y sustentan el trámite de excepción, conforme cada uno de los casos en que se aplique y que se enuncian en los siguientes artículos.

Por reglamento no podrán crearse nuevas excepciones ni ampliarse las reguladas en la Ley General de Contratación Pública. En virtud del principio constitucional de licitación, la aplicación de las excepciones a los procedimientos de concurso será restrictiva. En caso de duda, siempre se favorecerá el concurso, no la excepción.

Para el uso de excepciones las Administraciones deberán tramitarlas a través del sistema digital unificado y cumplir con los siguientes requerimientos:

Conforme lo establece el artículo 4 de la Ley General de Contratación Pública, el registro del uso de las excepciones deberá constar en el sistema digital unificado, en un módulo de fácil acceso y bajo el formato de datos abiertos, de tal forma que permita obtener la información respecto de la cantidad de excepciones utilizadas por tipo de institución, excepción, indicación del objeto, el monto y el contratista para cada caso.

Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, la actividad contractual sometida a un procedimiento especial de contratación, en virtud de acuerdos internacionales aprobados por la Asamblea Legislativa, que así lo dispongan, no referidos a empréstitos públicos. Si en el acuerdo internacional no se establece un procedimiento especial de contratación, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios establecidos en la Ley General de Contratación Pública. En ese caso, para el régimen recursivo aplicará lo dispuesto en el artículo 92 de la citada Ley.

Se exceptúa de la aplicación de los procedimientos ordinarios, la actividad contractual desarrollada entre si por entes de derecho público, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

Para realizar cualquier otro tipo de contratación con terceros por parte del ente público contratado, deberán observarse los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública según corresponda.

Las consultas o los agentes públicos y privados deberán realizarse en tos mismos términos y plazos establecidos por la Administración, tanto en el estudio de mercado como en lo contratación respectivo, lo cual deberá constar en el expediente.

En caso de duda sobre la aplicación de esta excepción, la entidad respectiva deberá acudir a los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública y la entidad pública interesada en contratar podrá participar como un oferente más en el respectivo concurso.

Se exceptúa la aplicación de los procedimientos ordinarios cuando se determine que existe un proveedor único. La aplicación de esta excepción deberá estar precedida de las siguientes actuaciones:

Dentro de esta excepción se encuentra comprendida la adquisición de artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado artículos similares o sucedáneos y la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiese varios distribuidores de partes o repuestos se hará el procedimiento ordinario correspondiente.

Se exceptúa de los procedimientos ordinarios el patrocinio, definido como el contrato entre la Administración y una persona física o jurídica, con el fin de que la primera otorgue o reciba apoyo económico, logístico o en especie para la realización de actividades culturales, deportivas, científicas o de interés de la Administración, cuya finalidad es la obtención de un beneficio de proyección o posicionamiento esencialmente de la imagen institucional en medios de comunicación o en un evento de interés para un determinado público.

Para ello, deberá acreditar mediante acto motivado emitido por el jerarca o por quien éste delegue, que se trata de una actividad que contribuye al cumplimiento de los fines institucionales, la promoción de su imagen o el desarrollo de objetivos de interés público.

Para que la Administración obtenga el patrocinio deberá efectuar un sondeo que considere a los potenciales oferentes idóneos del objeto, en un determinado momento. La decisión que se llegue a adoptar deberá contener los motivos que acrediten a la opción elegida como la mejor para satisfacer la necesidad de la Administración.

En el caso de que la Administración otorgue el patrocinio deberá existir un estudio de costo beneficio que lo justifique.

En todos los casos, el patrocinio deberá ser registrado en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con el patrocinio, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado.

Cuando tanto el otorgante como el receptor del patrocinio pertenezcan a la Administración, será responsabilidad del receptor registrar el patrocinio en el sistema digital unificado.

Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de medios de comunicación social. Esta excepción aplicará únicamente para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional, directamente vinculados con avisos al público en relación con el servicio que presta la entidad. En esos casos, se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizarse mediante los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública y observando los parámetros de racionalidad y equidad.

Se exceptúan de los procedimientos ordinarios los servicios de capacitación abierta, entendida ésta como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. La decisión que se llegue a adoptar deberá contener los motivos que acrediten a la opción elegida como la mejor para satisfacer la necesidad de la Administración.

Para gestionar esta excepción, deberá registrarse en el sistema digital unificado la invitación realizada por el potencial proveedor al público en general, emitiendo la respectiva decisión debidamente motivada. Asimismo, deberá registrarse en el expediente electrónico, toda la documentación generada en relación con la contratación de los servicios de capacitación abierta.

Las otras necesidades de capacitación específica y programadas de cada entidad que requieran de una contratación para esos fines, deberán observar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.

Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de numerario que realiza el Banco Central de Costa Rica, actividad regida por la normativa que esa entidad emite al efecto.

Se exceptúan de los procedimientos ordinarios las compras realizadas que sean para gastos menores, indispensables e impostergables, siempre que no excedan el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.

Esta excepción resulta aplicable únicamente para la contratación de bienes, obras o servicios, siempre que:

De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.

Las compras a través de Caja Chica, deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.

Las instituciones públicas que realicen compras por Caja Chica deberán establecer las disposiciones institucionales que atiendan la proyección de flujo de caja de los gastos menores a sufragar y determinen los responsables del manejo del Fondo de Caja Chica; así como establecer un procedimiento institucional de operación y los correspondientes mecanismos de control, atendiendo las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública. Cuando corresponda, dichas disposiciones deberán emitirse de conformidad con las directrices referidas a la modalidad de pago que emita la Tesorería Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Tesorería y sus competencias constitucionales en materia de pago a nombre del Estado.

Los Fondos de Caja Chica no deberán utilizarse para realizar operaciones distintas a las que se destinan esos recursos.

Se exceptúan de los procedimientos ordinarios las alianzas estratégicas autorizadas por ley.

La alianza estratégica consiste en un tipo de asociación autorizada por ley para ciertas entidades, que de acuerdo a sus facultades legales operan dentro de mercados en competencia en la que la Administración se une a una o a varias empresas públicas o privadas con las que comparte mercados afines a sus competencias legales, sin que se genere una nueva persona jurídica. La alianza se constituye para la realización de un proyecto común, con el propósito de lograr ventajas competitivas o posicionamiento comercial que no se alcanzarían individualmente a corto plazo, debiendo imperar entre los participantes una relación de confianza y una distribución de riesgos y resultados previamente establecidas, todo lo cual deberá constar en acto motivado sustentado en estudios técnicos. En todo caso, el beneficio esperado debe ser mayor que el riesgo asumido.

En la alianza se realizan aportes según el giro de negocio de todas las partes, en proporción a las obligaciones asumidas y los beneficios esperados, a la vez que se realizan actividades conjuntas durante la ejecución del contrato.

Es deber de la Administración verificar que la alianza resulte ser la mejor forma de atender las necesidades y que sus actuaciones se enmarquen dentro de las competencias que le han sido asignadas. Para realizar un contrato de alianza estratégica se debe contar con la autorización del máximo jerarca institucional o en quien éste delegue.

Para la selección del aliado estratégico, la Administración deberá:

Corresponde a la Administración designar un fiscalizador de la ejecución del proyecto, quien deberá rendir al jerarca informes periódicos sobre el avance y la calidad de la ejecución de la alianza estratégica.

Una vez concluida la alianza, la Administración deberá evaluar los resultados obtenidos, considerando entre otros aspectos, el cumplimiento de plazos, la calidad obtenida, el nivel de ejecución alcanzado y los beneficios obtenidos.

Las alianzas estratégicas no podrán utilizarse como un mecanismo para la contratación de terceros sin atender los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública, todo lo cual la tornará irregular, en caso de que así se proceda.

Se exceptúa de los procedimientos ordinarios la contratación de bienes o servicios artísticos, culturales e intelectuales que por su naturaleza intuitu personae y/o especialidad, sean incompatibles con los procedimientos ordinarios establecidos en la Ley General de Contratación Pública o su contratación no sea posible llevarla a cabo mediante un registro precalificado de oferentes. Esta excepción podrá utilizarse siempre y cuando medie un acto motivado y suscrito por el jerarca institucional o quien éste delegue.

En todos los casos, deberá acreditarse que el precio resulta razonable.

Cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar la modalidad de certamen, en el cual el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo.

Se deberá acreditar en el expediente que se trata de una contratación de carácter personalísimo y que el objeto no puede ser solventado por medio de una contratación a través de un registro precalificado.

Se exceptúan de los procedimientos ordinarios aquellas contrataciones relacionadas con reparaciones indeterminadas, siempre que para definir el alcance de la reparación sea indispensable el desarme de la maquinaria, los equipos o los vehículos.

Cuando la Administración no disponga de un registro de talleres idóneos, que hayan sido precalificados mediante un procedimiento ordinario, de acuerdo con las necesidades del objeto contractual, podrá acudirse a esta excepción. En este caso deberá realizarse un sondeo o estudio de mercado para seleccionar un taller debidamente acreditado, que ofrezca garantía técnica de eficiencia y responsabilidad. Esta selección deberá estar respaldada por experiencia técnica, certificaciones, referencias, pólizas o mecanismos equivalentes.

Para la aplicación de esta excepción, la contratación podrá realizarse bajo la modalidad de precio alzado o mediante una estimación aproximada, sujeta a una posterior liquidación detallada.

En todo caso, se deberán establecer los mecanismos de control interno adecuados, tales como, la acreditación de la razonabilidad del precio, la recuperación de las piezas sustituidas, la exigencia de las facturas originales de los repuestos, todo lo cual deberá ser verificado por personal técnico competente, además de cumplir con los parámetros previamente establecidos a lo interno de cada entidad.

Esta excepción excluye cualquier reparación que sea conocida en todos sus alcances de previo a la contratación, supuesto en el cual se conoce de antemano el defecto, su localización y la forma de repararse.

La Administración debe verificar que el precio sea razonable y realizar una efectiva fiscalización del contrato.

Conforme lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley General de Contratación Pública, el sistema digital unificado pondrá a disposición la información que de acuerdo con el capítulo de compras públicas de un instrumento internacional vigente en Costa Rica facilite a las Administraciones identificar las contrataciones cubiertas; para ello, la Dirección de Aplicación de Acuerdos Comerciales Internacionales del Ministerio de Comercio Exterior deberá proporcionar a la Dirección de Contratación Pública la información de los tratados internacionales de libre comercio vigentes, y los aspectos específicos de aplicación en materia de compras públicas contenida en cada uno de ellos; igualmente deberá comunicar a la Dirección de Contratación Pública, de forma oportuna, cualquier actualización de dicha información.

La Dirección de Contratación Pública junto con el Ministerio de Comercio Exterior coordinarán la capacitación a los funcionarios encargados de los procedimientos de contratación, para la debida aplicación de los capítulos de compras públicas previstos en los instrumentos internacionales vigentes o próximos a entrar en vigor, en función de la novedad o complejidad de las regulaciones dispuestas de los cuales deberá informar a la Dirección de Contratación Pública.

Las actuaciones realizadas por los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos de la Administración, con ocasión de la actividad de contratación pública, deberán estar orientadas a la satisfacción del interés público.

En su gestión, deberán observar rectitud, buena fe y probidad en el uso de las facultades que les confiere la Ley General de Contratación Pública, este Reglamento y los lineamientos emitidos por la Autoridad de Contratación Pública.

A los funcionarios públicos comprometidos en las distintas gestiones de contratación pública se les exigirá, entre otros, los siguientes comportamientos:

La inobservancia al deber de probidad de los funcionarios serán objeto de responsabilidad de éstos, de conformidad con las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y demás normas del ordenamiento jurídico que resulten aplicables.

La Administración podrá utilizar cualquier medio de pago con la condición de que resulte seguro para ambas partes, incluidos los medios electrónicos.

La Administración detallará en el pliego de condiciones los medios de pago que utilizará para cancelar sus obligaciones, a fin de que éstos sean conocidos por los potenciales oferentes.

La Administración podrá recurrir a las siguientes formas de pago:

La Tesorería Nacional podrá autorizar otras formas de pago conforme a los alcances de los objetivos que persigue la contratación pública.

El pago podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación, o bien, en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley N°7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, de 3 de noviembre de 1995.

Para efectos del pago en colones, en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, la Administración deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la citada Ley N°7558.

Para todas las formas de pago la Administración deberá aplicar los principios de eficiencia, eficacia y valor por el dinero.

En el caso de una devolución de un pago realizado en moneda extranjera, para su reintegro se deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta del Banco Central de Costa Rica del día en que se realizó la transacción de pago.

La Administración indicará en el pliego de condiciones el plazo máximo para pagar, el cual en ningún caso podrá ser superior a treinta días naturales, salvo las excepciones establecidas por el bloque de legalidad o aquellas autorizadas por la Tesorería Nacional, para la Administración Central, previa justificación razonada. Los pagos que realice la Tesorería Nacional, estarán sujetos a la situación fiscal del país y a la disponibilidad de recursos del Tesoro Público, respetando los calendarios de pagos establecidos por la Tesorería Nacional.

El plazo indicado en el párrafo anterior, correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la Administración y el cumplimiento del visado del gasto.

El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado mediante resolución administrativa, que será emitida dentro de un plazo de dos meses posteriores a la solicitud.

El reclamo de intereses prescribirá en un año, conforme a las regulaciones del Código de Comercio, Ley N°3284 de 30 de abril de 1964.

Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América, los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central de Costa Rica.

La Administración Activa es responsable de realizar la previsión presupuestaria para el reconocimiento de estos intereses.

El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien, obra o servicio. No obstante, podrán convenirse pagos por anticipado, cuando así lo establezca el pliego de condiciones, en cuyo caso la Administración Pública de conformidad con su disponibilidad financiera y presupuestaria podrá otorgar pagos anticipados entre un veinte por ciento (20%) y un cuarenta por ciento (40%) del monto total de la contratación, estimado de acuerdo al artículo 35 de la Ley General de Contratación Pública.

En caso de que se conceda el pago anticipado, la Administración contratante deberá asegurar previamente que:

El monto del anticipo será amortizado en cada una de las estimaciones periódicas de avance de la obra pública o en cada una de las valoraciones de pago por la entrega de los bienes o por la prestación de los servicios, según corresponda, deduciendo el mismo porcentaje del pago anticipado, hasta que la Administración liquide el cien por ciento (100%) del monto del pago anticipado.

La Administración deberá emitir mediante acto motivado la conveniencia de establecer un pago anticipado, todo lo cual deberá quedar debidamente acreditado en el expediente electrónico respectivo.

Cuando se trate de una PYME registrada por el MEIC, que ha demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262, de 2 de mayo de 2002, y sus reglamentos; la garantía colateral podrá ser otorgada a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (Fodemipyme), creado en el artículo 8 de la citada Ley, o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley Sistema de Banca para el Desarrollo, Ley N°8634 de 23 de abril de 2008, según lo establecido en el artículo 79 de este Reglamento.

En todo caso, la Administración dará seguimiento a la contratación y adoptará todas las medidas de control con el fin de garantizar una correcta ejecución de lo pactado; en caso contrario deberá ejecutar la garantía colateral rendida como garantía del anticipo.

Cuando la terminación del contrato se da por los supuestos descritos en el artículo 110 de la Ley General de Contratación Pública, y existan amortizaciones pendientes del pago anticipado, el contratista deberá saldar el pago de manera inmediata, en caso contrario la Administración deberá ejecutar la garantía colateral rendida como garantía del anticipo.

La Administración podrá convenir, de manera motivada adelantos de pago cuando ello obedezca a una costumbre o uso derivado de la práctica comercial del tipo contractual utilizado, lo cual debe estar debidamente comprobado; o bien, sea una consecuencia del medio de pago utilizado o las condiciones de mercado así lo exijan, como en el caso de suscripciones periódicas o el pago de arrendamiento de bienes inmuebles, o por concepto de materiales depositados en el sitio de la obra, los cuales deberán ser debidamente guardados y custodiados, aplicando para ello todas las medidas de control interno que resulten necesarias, a fin de asegurar esos bienes propiedad de la Administración.

La Administración podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición, hayan superado su vida útil y sean afines al objeto que se pretende adquirir.

En tal caso, la Administración deberá de enlistarlos en el pliego de condiciones y agregar el avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes, el cual no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración tomará las medidas que faciliten su acceso.

El avalúo podrá ser realizado por un funcionario al servicio de la entidad de que se trate, siempre que cuente con los conocimientos necesarios para dicha fijación o bien por un perito al servicio de la Dirección General de Tributación.

Adoptada la decisión de incluir bienes como parte del pago, la Administración, deberá mantener las condiciones valoradas en su momento.

La Administración podrá reservar en el pliego de condiciones, la facultad de entregar esos bienes o su equivalente en dinero y adjudicará el bien a quien ofrezca el mejor precio considerando el precio de los bienes que se darán como parte de pago y el monto en dinero que deberá cancelarse por el objeto que se pretende adquirir. El precio ofrecido por el bien que se dará como parte de pago no podrá ser inferior al establecido en el avalúo respectivo.

Una vez recibido a satisfacción el objeto contractual, la Administración deberá entregar los bienes ofrecidos como parte del pago en el mes siguiente y realizar los trámites pertinentes para formalizar su traspaso, en el caso de bienes muebles que requieren inscripción en el Registro Nacional. En caso contrario, incurrirá en responsabilidad el funcionario encargado de la administración de los bienes ofrecidos como parte de pago.

Si los bienes al momento de la entrega presenten una desmejora significativa en relación con las condiciones que fueron consideradas en el avalúo, la Administración podrá hacer los ajustes pertinentes y de no llegar a un acuerdo con el contratista, éste podrá presentar el reclamo correspondiente.

Durante el plazo en que se realicen los ajustes a los bienes que serán entregados como parte de pago se interrumpirá el plazo para la formalización de su traspaso.

Las gestiones o consultas que formule el contratista, que sean necesarias para la continuidad de la ejecución del contrato, deberán ser resueltas y comunicadas por la Administración dentro de un plazo máximo de diez días hábiles, contado a partir del recibo de la solicitud, salvo plazo distinto debidamente justificado y contemplado en el pliego de condiciones, en el contrato o mediante resolución debidamente fundamentada. Las restantes peticiones que formule el contratista serán resueltas y comunicadas en un plazo máximo de treinta días hábiles, contado a partir del recibo de la solicitud. La inobservancia de los plazos anteriores originará responsabilidad administrativa del funcionario incumpliente, según lo dispuesto en el artículo 125 inciso q) de la Ley General de Contratación Pública.

La Administración está obligada a cumplir con todos los compromisos adquiridos válidamente en la contratación pública y a realizar las gestiones pertinentes de forma oportuna para que el contratista ejecute, en forma idónea, el objeto pactado. Cuando en el pliego de condiciones o en el contrato la Administración se comprometa a entregar insumos al contratista, necesarios para la ejecución de la prestación acordada, deberá ponerlos a disposición del contratista en el plazo pactado y en caso de omisión, dentro del plazo de diez días hábiles dispuesto en el párrafo anterior.

En contrataciones que se prolonguen en el tiempo y la Administración haya adquirido el compromiso de poner a disposición del contratista insumos necesarios para la ejecución, se deberá incluir en el pliego de condiciones o en el contrato, un cronograma con las actividades necesarias para elaborar dichos insumos, así como el detalle de los funcionarios responsables.

El silencio de la Administración se entenderá como aceptación de la petición, cuando se trate de una autorización admisible en derecho y se haya cumplido con todos los requisitos.

Las actuaciones que con ocasión de la actividad de contratación pública realicen los sujetos distintos a la Administración las deberán realizar de manera proba, íntegra, transparente, con rectitud y buena fe, bajo el más alto cumplimiento de los principios éticos y jurídico, durante todas las etapas del procedimiento de contratación.

La Autoridad de Contratación Pública emitirá los lineamientos para promover y procurar el actuar ético e íntegro de los sujetos distintos a la Administración comprometidos en las gestiones de contratación pública, los cuales deberán observar lo siguiente:

Este compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales deberá ser incluido por la Administración contratante en el pliego de condiciones y aceptado por los oferentes con la presentación de la oferta.

Las actuaciones que se configuren como actos de corrupción ejecutadas por sujetos distintos a la Administración, serán objeto de responsabilidad de éstos, de conformidad con las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública, este Reglamento y demás normas del ordenamiento jurídico que resulten aplicables.

Toda la actividad de contratación pública regulada en la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento, debe realizarse por medio del sistema digital unificado, empleando para ello el uso de los formularios electrónicos que se dispongan al efecto en la plataforma. El sistema digital unificado de compras públicas al que se refiere el artículo 16 de la Ley General de Contratación Pública, será el que definirá la Dirección de Contratación Pública.

El uso del sistema digital unificado será de acatamiento obligatorio para todos los proveedores registrados y todas las instituciones públicas y sujetos cubiertos por el ámbito de aplicación previsto en el artículo 1 de la Ley General de Contratación Pública, siendo de su exclusiva responsabilidad los datos e información que ingresen o consignen en él.

Los proveedores registrados deberán aceptar las políticas de uso del sistema digital unificado, firmando digitalmente el formulario electrónico.

Lo relativo al uso del sistema digital unificado y las condiciones para la implementación del modelo tarifario se regularán mediante reglamento.

La Dirección de Contratación Pública es la encargada de administrar el sistema digital unificado emitiendo los lineamientos y regulaciones para ello, correspondiéndole a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación en su calidad de órgano técnico del Ministerio de Hacienda y en coordinación con la Dirección de Contratación Pública, velar por la implementación y operación del sistema digital unificado de tal manera que permita garantizar la eficiencia, disponibilidad y continuidad de los servicios de compra pública, lo anterior por medio de la administración conjunta del contrato sobre el suministro de software integral de acuerdo con el modelo de gestión de uso del sistema o cualquier otro esquema de suministro propio del Ministerio de Hacienda o a través de un tercero.

Todos los días y horas se consideran habilitados para las actuaciones en el sistema digital unificado. En caso de interrupción del funcionamiento del sistema digital unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentada, o bien por razones de caso fortuito o fuerzo mayor, la Dirección de Contratación Pública podrá mediante acto motivado declarar la suspensión del cómputo de los plazos de los procedimientos de contratación. Dicha suspensión se aplicará a todos los usuarios del sistema a partir de la comunicación que al efecto realizará lo Dirección.

La promoción de procedimientos de contratación fuera del sistema digital unificado acarreará su nulidad absoluta, la cual deberá ser declarada por la Administración de oficio o a instancia de parte, o bien por la Contraloría General de la República al conocer sobre recursos propios de su competencia. En ese supuesto se procederá con la declaratoria simple de nulidad absoluta del procedimiento de conformidad con el artículo 174 de la Ley General de la Administración Pública, salvo que la Administración activa determine la existencia de un acto final en firme declarativo de derechos, en cuyo caso deberá atenderse el procedimiento dispuesto en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública.

En ambos supuestos, la Administración que emita la resolución que declara la nulidad absoluta del procedimiento, y en caso de que persista la necesidad institucional que originó la tramitación del procedimiento anulado, deberá instruir en dicho acto la realización del procedimiento de contratación pública requerido, a través del sistema digital unificado y ordenar la apertura del procedimiento sancionatorio correspondiente contra los funcionarios responsables de la tramitación fuera del sistema digital unificado en los términos dispuestos por el inciso c) del artículo 125 de la Ley General de Contratación Pública.

Excepcionalmente, la Administración podrá apartarse del uso del sistema digital unificado únicamente en los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor.

En tales casos, la Administración deberá dentro del plazo de diez días hábiles siguientes a la presentación del evento, solicitar a la Dirección de Contratación Pública la aprobación para efectuar parcial o totalmente la contratación fuera del sistema, debiendo presentar para tales efectos solicitud formal emitida por el jerarca o por quien este delegue, en la que conste:

i. La situación que se alega como caso fortuito o fuerza mayor. ii. Prueba de que el evento acaecido no es imputable a la Administración. iii. Fundamentación de que la promoción del concurso es la única forma de satisfacer el interés público. iv. Prueba de que la Administración invitó al proveedor a registrarse en el sistema digital unificado, así como la respuesta emitida por este, cuando corresponda.

v. La definición de si la solicitud de excepción requerida por la Administración, es total o parcial. En caso de ser parcial, debe hacerse referencia al módulo específico del sistema sobre el cual solicita la exclusión.

Una vez recibida la información indicada anteriormente, la Dirección de Contratación Pública deberá emitir mediante acto motivado la autorización respectiva dentro del plazo de un mes calendario. En dicho acto la Dirección de Contratación Pública hará indicación del plazo si correspondiere, así como, la indicación del procedimiento de la contratación sobre el que habilita la exclusión. Transcurrido este plazo de la habilitación de exclusión, la Administración deberá incluir la información correspondiente al procedimiento en el módulo habilitado para el efecto en el sistema digital unificado.

En cada procedimiento de contratación pública que se realice en el sistema digital unificado, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito. El expediente electrónico estará referenciado mediante un índice de asientos consecutivos que genera el mismo sistema.

Cada documento agregado por la Administración al expediente deberá estar numerado y ordenado cronológicamente. No se deberán incorporar documentos duplicados.

Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea.

Posterior a la ejecución total del respectivo contrato y por un plazo de cinco años, deberá conservarse en el sistema digital unificado el expediente electrónico en línea, para que pueda ser consultado por cualquier interesado. Una vez transcurrido este plazo, el expediente pasará a un archivo electrónico donde permanecerá en estado pasivo y bajo custodia del prestador del servicio del sistema digital unificado por un periodo igual. Después de diez años, el expediente se trasladará a la Administración usuaria para que esta disponga de él según lo establecido por la Dirección General del Archivo Nacional, previa coordinación entre la Administración usuaria y el prestador del servicio del sistema digital unificado. La Dirección de Contratación Pública fiscalizará que el resguardo, custodia e integridad de la información sea de conformidad con las políticas de las Tecnologías de la Información (TI).

Todos los documentos que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, a los formularios y/o documentos electrónicos disponibles en el sistema digital unificado, deben ser digitales e incorporados en el módulo que corresponda.

En los casos en los que el documento no esté disponible en formato electrónico, deberá digitalizarse e incluirse como archivo en formato PDF o según lo disponga el pliego de condiciones de la contratación respectiva, en el módulo que corresponda.

En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.

Para inscribirse en el Registro electrónico oficial de proveedores y subcontratistas del sistema digital unificado, los interesados deben registrar de manera obligatoria los siguientes datos:

En el caso de una persona jurídica se deberá indicar: Información del representante legal o apoderado incluyendo las facultades y limitaciones del mandato que deberá incluir en el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER), indicación de la fecha de inscripción y fecha de expiración, número y tipo de acciones, monto de las acciones o cuotas, ya sea nominal o real, propiedad, distribución del capital (titulares y distribución), país de constitución de la sociedad en caso de ser extranjero. El proveedor registrado será responsable de mantener actualizada dicha información.

Además de la información antes detallada, el proveedor podrá incluir en el sistema digital unificado, su sitio web, número telefónico del centro de servicio, métodos de producción, normas universales de calidad, distribución de planta, manejo sustentable de bienes, obras y/o servicios, y cualquier otro aspecto o dato que por interés de la Administración se considere importante incorporar a ese registro.

Para realizar la inscripción en el Registro electrónico de proveedores oficiales y subcontratistas del sistema digital unificado, los interesados deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Mediante este mecanismo, el proveedor podrá inscribirse en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas del sistema digital unificado, firmar todos aquellos actos administrativos generados en la plataforma, presentar ofertas, realizar aclaraciones, presentar subsanes, entre otros trámites relacionados con la contratación pública, con el propósito de suministrar bienes, obras y/o servicios a las entidades del sector público. Al utilizar este mecanismo de seguridad, los proveedores comerciales extranjeros se obligan a cumplir a cabalidad en los procesos de contratación que participen, promovidos en el sistema digital unificado.

El operador del servicio deberá establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar la emisión, renovación y/o revocación de dichos mecanismos de forma segura.

i. Que se trata de un proveedor nacional o extranjero. En caso de que el proveedor sea una micro, pequeña o mediana empresa, debe acreditar esa condición, conforme lo establece la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley Nº 8262 del 02 de mayo de 2002, y su Reglamento, así como su categoría, fecha de inscripción. Si el proveedor es extranjero, deberá indicar el país de origen. En el caso de que se trate de una cooperativa que comparta características de micro, pequeñas y medianas empresas, deberá acreditar dicha condición, según los lineamientos establecidos por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) y las instituciones que por su competencia corresponda. ii. Que se encuentra al día con el pago de los impuestos nacionales. iii. Que se encuentra al día con las obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y ante el Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas nacionales.

En el caso de entes de derecho público internacional u organismos internacionales, incluidos los contemplados en el inciso a) del artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública, y cualesquiera empresa extranjera, de conformidad con el artículo 14, inciso f) de la ley citada, que contraten en el territorio nacional deberán declarar que respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país se encuentran al día con las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares. iv. Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación, y de contar con la desafectación por alguno de los supuestos previstos en el artículo 30 de la Ley General de Contratación Pública deberá manifestarlo en la declaración jurada.

v. Que se acepta, en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio, la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción. vi. Tratándose de personas físicas o jurídicas la información de los beneficiarios finales que incluya el nombre completo, número de documento de identificación oficial y su condición declarada de beneficiario final en el Registro de Transparencia y beneficiarios finales. La información declarada respecto a los beneficiarios finales será únicamente para consulta y verificación por parte de la Administración contratante a fin de verificar las prohibiciones establecidas en el artículo 28 incisos c) y k) de la Ley General de Contratación Pública. No deberán presentar la declaración jurada de beneficiarios finales quienes estén expresamente exceptuados en la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley Nº. 9416, del 14 de diciembre de 2016. Esta condición deberá ser acreditada mediante el documento emitido por el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales al momento de realizar el registro, o mediante otro documento idóneo que respalde dicha excepción. vii. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. En caso de que los accionistas del proveedor y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

Previo a la inscripción del interesado en el Registro electrónico oficial de proveedores y subcontratistas, el sistema digital unificado realizará la validación de la vigencia de la sociedad inscrita ante el Registro Nacional, siempre que exista una interfase entre ambos registros.

Se exceptúa del requisito indicado en el inciso d) y de la validación de la vigencia de la sociedad inscrita ante el Registro Nacional a los oferentes extranjeros.

Una vez completada la información requerida y después de realizadas las validaciones automáticas, el interesado recibirá a nivel del sistema el resultado de su solicitud. En caso de que el resultado sea exitoso, será incorporado automáticamente al Registro electrónico oficial de proveedores y subcontratistas; caso contrario, su solicitud quedará pendiente hasta que el proveedor o subcontratista subsane los aspectos en los que el sistema digital unificado haya detectado errores. De no subsanarse los defectos en un plazo de cinco días hábiles posteriores al recibo del resultado de su solicitud, el sistema automáticamente generará su rechazo. Lo anterior no impedirá que el proveedor o subcontratista pueda iniciar nuevamente los trámites de su inscripción.

Los proveedores y subcontratistas registrados, están obligados a mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.

Además, de generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese Registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el sistema digital unificado.

No obstante, aún y cuando no se presente alguna variación en la información aportada al momento del registro, el proveedor deberá actualizar cada veinticuatro meses la información suministrada en ese registro, incluyendo los nuevos documentos vigentes al momento de realizarla, lo anterior con el fin de mantener al día la información del Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas.

La Dirección de Contratación Pública, declarará inactivo a un proveedor o subcontratista registrado, cuando constate alguna de las siguientes circunstancias:

Previo a inscribirse en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas del sistema digital unificado los proveedores y subcontratistas deberán registrar en el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER) los datos de sus representantes y apoderados; debiendo mantener actualizada dicha información.

Asimismo, deberán incorporar electrónicamente en el Sistema Electrónico de Reconocimiento los poderes no inscribibles en el Registro Nacional, a efecto de que los apoderados especiales puedan realizar los actos dentro de los procedimientos de contratación pública que se tramiten por medio del sistema digital unificado.

Es responsabilidad del proveedor incluir el poder especial en el Sistema Electrónico de Reconocimiento en formato PDF.

La Administración contratante será responsable de verificar en el Sistema Electrónico de Reconocimiento cuando corresponda, la incorporación del poder otorgado y la demás información que acredita al proveedor y que consta en dicho registro.

Trotándose de la notificación al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario, el proveedor o subcontratista quedará notificado el mismo día de la comunicación, siempre y cuando ésta se realice en día y hora hábil de conformidad con el horario oficial de lo Administración. Las actuaciones presentadas en días inhábiles se entenderán por interpuestos en el siguiente día hábil.

La notificación será válida cuando ingrese a alguno de los medios señalados, tanto al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario. Será responsabilidad del usuario cumplir con los mecanismos de verificación establecidos en la plataforma que garanticen la pertenencia de los medios de notificación registrados, así como que éstos se encuentren activos. En virtud de lo anterior, cualquier imposibilidad de realizar lo notificación al domicilio electrónico por la omisión de dichas verificaciones, no será imputable a lo institución usuario o al sistema digital unificado.

Siguiendo al efecto lo dispuesto en el artículo 26 de este Reglamento, en coso de interrupción del funcionamiento del sistema digital unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentado o bien por razones de caso fortuito o fuerza mayor, el proveedor o subcontratista quedará notificado el día hábil siguiente de la comunicación.

En materia de notificaciones, se deberá acatar lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de no existir regulación expresa, aplicará lo dispuesto en la Ley de Notificaciones Judiciales, Ley Nº8687 del 04 de diciembre de 2008, o en su defecto la Ley General de Administración Pública, en lo que resulte aplicable.

Cada vez que una institución usuaria, un proveedor o subcontratista registrado envíe un documento por medio del sistema digital unificado, el mismo sistema emitirá un acuse de recibo electrónico que permitirá acreditar la fecha y la hora de la recepción, el cual podrá ser visto en el módulo correspondiente.