Reglamento de comisiones y departamentos de salud ocupacional

El presente reglamento tiene por objeto regular las condiciones mínimas para la constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de salud ocupacional en todos los centros de trabajo que tengan las empresas o las instituciones que ocupen diez (10) o más personas trabajadoras. Asimismo, regula la constitución, organización y el funcionamiento de los departamentos de salud ocupacional en todos los centros de trabajo que tengan las empresas o las instituciones que ocupen permanentemente más de cincuenta (50) personas trabajadoras. La aplicación del presente reglamento es de carácter obligatorio en todos los centros de trabajo, sean del sector público o privado. Toda negociación individual o colectiva de trabajo deberá respetar las disposiciones establecidas en este reglamento.

Corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por medio de la Dirección Nacional de Inspección del Trabajo, la verificación del cumplimiento del presente reglamento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 298 del Código de Trabajo.

Para los efectos del presente reglamento se debe comprender por:

Una misma razón social puede contar con más de un centro de trabajo siempre y cuando éstos se ubiquen en terrenos y zonas geográficas independientes; en aquellos casos en donde existan oficinas, bodegas, almacenes u otras instalaciones y campos agrícolas ubicados en un mismo terreno, éstos se considerarán como un único centro de trabajo en lo que concierne a salud ocupacional.

La Dirección Ejecutiva del CSO podrá utilizar plataformas digitales propias o adquiridas mediante licencias, según considere conveniente, para llevar a cabo las acciones relacionadas con la Comisión y el Departamento. Asimismo, podrá disponer de herramientas tecnológicas que permitan agilizar la carga de esta información.

Para el adecuado desempeño de las funciones del Consejo, así como de la Comisión y el Departamento, las personas empleadoras, sus representantes legales o terceras personas autorizadas, deben registrarse en la plataforma digital con la que cuente la Dirección Ejecutiva del Consejo, en apego a lo dispuesto en los artículos 273, 282, 288, 300, siguientes y concordantes del Código de Trabajo.

Las personas empleadoras, sus representantes legales o terceras personas autorizadas, deberán registrar una dirección de correo electrónico válida que será utilizada por la Dirección Ejecutiva del Consejo como el medio para atender notificaciones de todas las actuaciones llevadas a cabo.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 11, 34 y 36 de la Ley N° 8687 del 04 de diciembre del 2008, Ley de Notificaciones Judiciales, toda documentación enviada a esa dirección se tendrá como debidamente notificada; para lo cual es obligatorio que dicha dirección de correo electrónico siempre se mantenga actualizada.

Para registrarse en la plataforma digital provista por la Dirección Ejecutiva del Consejo, la persona interesada deberá acceder al sitio web oficial de la institución www.cso.go.cr y realizar su registro mediante la utilización o no de una firma digital, para lo cual deberá proporcionar la siguiente información:

Una vez registrada la empresa o institución, se debe proceder con el registro de cada uno de los centros de trabajo a los que se les va a registrar una Comisión o un Departamento, para lo cual debe ingresar a la plataforma digital provista por la Dirección Ejecutiva del Consejo y completar el formulario de modificación de datos del centro de trabajo, cumpliendo con los siguientes requisitos:

a. Nombre del centro de trabajo.

b. Dirección exacta del centro de trabajo (provincia, cantón, distrito).

c. Correo electrónico del área de Recursos Humanos.

d. Actividad económica.

e. Cantidad de personas trabajadoras por hombres y mujeres.

f. Descripción de la actividad económica.

Una vez registrada en la plataforma, la persona gestionante podrá realizar los siguientes trámites: el registro, la modificación, la renovación, la desinscripción de la Comisión; el registro, la actualización, la desinscripción del Departamento; la desvinculación de la persona encargada del Departamento; la presentación del informe anual de la Comisión o el Departamento y; el registro de accidentes y enfermedades laborales.

En la ejecución de los trámites que contempla este reglamento la Dirección Ejecutiva del CSO debe acatar lo preceptuado en la Ley N° 8968, denominada, "Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales, su reglamento, Decreto Ejecutivo N° 37554, denominado, "Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales"; y la Ley N° 7975, denominada "Ley de información no divulgada".

Las obligaciones de la persona trabajadora son:

El presente reglamento regula las condiciones mínimas para la constitución, organización y funcionamiento de la Comisión como estructura bipartita en todos los centros de trabajo que tengan las empresas y las instituciones que ocupen diez (10) o más personas trabajadoras. En caso de que una empresa o institución tenga uno o más centros de trabajo, se debe conformar una Comisión en forma independiente para cada uno de esos centros, siempre que se configuren los requisitos establecidos en el artículo 288 del Código de Trabajo citado.

La Comisión tendrá como objetivo garantizar y ofrecer formas participativas de permanente diálogo y concertación en la construcción de soluciones en materia de salud ocupacional.

En todo lugar o edificio en el cual se ubiquen varios centros de trabajo con diferentes razones sociales, y que no pertenezcan a un mismo grupo de interés económico, grupo corporativo, empresarial o grupo o conglomerado financiero, se debe constituir la Comisión en forma independiente para cada uno de ellos, siempre que se configuren los requisitos establecidos en el artículo 288 del Código de Trabajo mencionado.

Cuando existan varias razones sociales que pertenezcan a un mismo grupo de interés económico, grupo corporativo, empresarial o grupo o conglomerado financiero, que posean un fin común y que se encuentren ubicadas en el mismo edificio o terreno, se podrá constituir una sola Comisión.

Son obligaciones de la persona empleadora, respecto de la Comisión, las siguientes:

La Comisión debe estar constituida por igual número de personas representantes propietarias de la persona empleadora y de la persona trabajadora, según los siguientes rangos:

Todas las personas trabajadoras gozan del mismo derecho de postularse durante el proceso de convocatoria para la elección de las personas integrantes de la Comisión.

En aquellos casos en que, una vez realizada la convocatoria, no existan personas interesadas en participar, será responsabilidad de la persona empleadora asegurar la elección de las personas representantes de la persona trabajadora mediante los mecanismos de negociación existentes o bien determinar otra forma de elección, conforme a los rangos indicados en el artículo 14 de este Reglamento.

La persona empleadora debe designar a personas que actúen como su representante, según lo establecido en el artículo 5 del Código de Trabajo, y debe ser comunicado a todas las personas trabajadoras de la empresa o institución, con diez (10) días naturales de anticipación a la elección de los representantes de la persona trabajadora. Cuando por caso fortuito o fuerza mayor, los representantes de la persona empleadora dejaren de formar parte de la comisión, ésta debe designar al integrante sustituto de su representante.

Las personas trabajadoras que hayan participado en la elección y no hayan obtenido los votos suficientes para ser designadas como representantes en la Comisión, podrán ser tomadas en cuenta, según el orden descendente en el que hayan quedado, a efecto de una eventual sustitución por renuncia o cualquiera otra causa por la cual quede vacante un puesto en la Comisión, siempre que sea en representación de la persona trabajadora.

Las personas que integran el Departamento deben participar activamente como asesoras de la Comisión, más no pueden representar a las personas trabajadoras o empleadoras en la misma y tienen en las sesiones voz, pero no voto.

A quienes se designen como representantes de la persona trabajadora en la Comisión, deben laborar para el centro de trabajo donde está constituida.

Queda prohibido representar a la persona trabajadora en la Comisión a las personas comprendidas en el artículo 5 del Código de Trabajo.

Las personas integrantes de la Comisión permanecerán en su puesto hasta por tres (03) años, pudiendo ser reelectas mediante el mismo procedimiento utilizado para la designación original, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de este Reglamento.

El procedimiento para designar a las personas representantes de la persona trabajadora en la Comisión, se realizará por medio de una elección entre la totalidad de las personas trabajadoras del centro de trabajo, según la modalidad presencial o electrónica, de conformidad con las siguientes reglas:

La persona empleadora debe informar a todas las personas trabajadoras el nombre y apellidos de las personas integrantes que conforman la Comisión, dentro de un plazo no mayor a los ocho (08) días naturales a partir de su constitución, por cualquier medio que disponga la persona empleadora.

La Comisión de salud ocupacional tendrá las siguientes funciones:

Quienes ostenten la representación de la persona empleadora y de la persona trabajadora elegida en la Comisión procederán a definir, de su propio seno, un directorio compuesto por una persona coordinadora, una persona secretaria y las demás serán personas integrantes de la Comisión.

Las demás personas integrantes de la Comisión colaborarán con el desarrollo de las funciones propias de la misma.

En ausencia temporal de la persona coordinadora o secretaria, la Comisión deberá designar de su propio seno a una de sus personas integrantes para sustituirla, temporalmente.

En caso de que la persona que ostente la representación de la parte empleadora dentro de la Comisión, se ausente más de tres veces consecutivas a las sesiones de la Comisión sin razón o motivo justificado, la persona empleadora podrá reemplazarla por otra de su elección.

En caso de que la persona que ostente la representación de la parte trabajadora dentro de la Comisión, se ausente más de tres veces consecutivas a las sesiones de la Comisión sin razón o motivo justificado, cualquiera de las personas integrantes podrá poner en conocimiento de la situación a la persona empleadora. Una vez entregada la comunicación, la persona secretaria debe dentro de los diez (10) días siguientes, convocar a una asamblea a todas las personas trabajadoras con el objetivo de poner en conocimiento el ausentismo de su persona representante y que decidan sobre su permanencia o destitución.

Cuando la persona que se esté destituyendo ocupa el cargo de persona secretaria, la convocatoria establecida en el artículo 26 inciso b), punto 4, la debe realizar cualquiera de las otras personas integrantes de la Comisión o la persona empleadora.

En caso de destitución, renuncia al cargo, incapacidad temporal mayor a tres meses o por cualquier causa o motivo que impida a la persona representante de las personas trabajadoras ante la Comisión, continuar ejerciendo el cargo para el cual fue electa, la persona que en el proceso de elección de este representante obtuvo en cantidad descendente, el mayor número de votos emitidos por las personas trabajadoras, podrá ser nombrada en sustitución de la persona miembro saliente para que ocupe este cargo. En aquellos casos en que no es posible realizar la sustitución mediante esta manera, se debe celebrar el proceso descrito en el artículo 23 del presente Reglamento. Para lo cual se debe realizar la modificación de la Comisión en la plataforma provista por la Dirección Ejecutiva del CSO, de conformidad con lo establecido en el artículo 41 del presente reglamento.

En el caso de que la Comisión esté integrada por dos personas integrantes, una persona será quien coordine y la otra fungirá como secretaria.

La Comisión definirá las acciones de trabajo operativas y las reglas internas para su funcionamiento. Cuando exista empate en la toma de los acuerdos, la persona que ocupe el cargo de coordinación tendrá voto doble.

La Comisión sesionará, ordinariamente, al menos una vez al mes, en la fecha que acuerden sus integrantes. Para sesionar se podrán utilizar medios tecnológicos que aseguren la participación activa de todas las personas integrantes y la inmediatez de la comunicación.

El quórum para que pueda sesionar válidamente la Comisión será el de la mayoría absoluta de la totalidad de sus miembros. En caso que la Comisión esté conformada únicamente por dos personas, ambas deberán estar presentes para poder sesionar.

Cuando se estime necesario o a solicitud de la persona empleadora, la Comisión podrá sesionar extraordinariamente y la convocatoria la debe realizar la persona coordinadora o la persona a la que se le haya delegado tal coordinación.

Los acuerdos de la Comisión, constituida por más de dos personas integrantes, deben ser tomados por mayoría simple de los miembros asistentes. En los casos en que la Comisión esté integrada únicamente por dos personas integrantes, los acuerdos deben ser tomados por consenso, en caso de que no exista el mismo, la persona coordinadora tendrá voto doble.