Resolución 00263-2026

CUESTIONES PRELIMINARES. Se hacen las siguientes aclaraciones y advertencias en relación a la forma como se dicta esta sentencia:

Se emite esta resolución según las formalidades establecidas en la Ley número 9342, Código Procesal Civil y el Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial, aprobado por Corte Plena en el artículo XXXI de la sesión número 22-13, celebrada el veinte de mayo del dos mil trece 2013.

Con base en el principio de equivalencia funcional de los documentos electrónicos, dispuesto en los artículos 3 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y 11 del Reglamento supra citado, aunado a que conforme al mandato del artículo 61.2.2 del Código Procesal Civil, únicamente se requiere la identificación de la fuente probatoria del elenco de hechos probados y no probados de la sentencia; motivo por el cual esta Cámara ha decidido que para fines de referencia e identificación de los documentos que componen el expediente electrónico judicial, los cuales se encuentran incorporados directamente en las bases de datos de este Poder de la República, únicamente se indicarán los números de imágenes del documento digital que en archivo formato ".pdf." y ordenado de manera ascendente-, ha sido descargado de la aplicación informática del expediente electrónico judicial, a efectos de emitir la presente sentencia.

En virtud de lo dispuesto por parte del Consejo Superior del Poder Judicial en lo ordenado en los acuerdos números XXVIII de la Sesión N° 84-2021 del 28 de setiembre de 2021 y XXXIX de la Sesión N° 95-2021 del 04 de noviembre de 2021 y en los acuerdos No.2.VI.2023, 11.VI.2023 y 12.VI.2023, adoptados en la sesión celebrada el 27 de julio del 2023, en los artículos X y XI de la sesión celebrada el 24 de agosto de 2023 (Oficios 001- CCACH-2023 y 003-CCACH-2023, respectivamente) y el artículo III de la sesión celebrada el 6 de setiembre de 2023 (Oficio 017-CCACH-2023) de  la Comisión de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda en los, en los cuales se ordenó la implementación del rediseño de este Despacho, este proceso fue turnado al Tribunal Colegiado Equipo 6 y más concretamente, a la casilla de la jueza ponente el 30 de setiembre del 2024, según consta en el Sistema Escritorio Virtual y en la constancia visible a imagen 1450 del expediente judicial digital.

En los procedimientos se observan nulidades que impiden continuar con el trámite de este asunto, que generan indefensión y deben ser subsanados, como se explica a continuación.

De las nulidades procesales EN EL PROCESO CONTENCIOSO.- Como sustento de lo que se resolverá en esta resolución, se debe tener en consideración que ciertamente el Código Procesal Contencioso Administrativo fue omiso en desarrollar un acápite propio respecto de las nulidades procesales, ya fuesen invocadas por alguna de las partes intervinientes o las evidenciara de oficio el Juez o Tribunal a cargo del proceso. No obstante, en el Derecho Administrativo rigen los principios de plenitud y autointegración del ordenamiento jurídico administrativo, en la forma enunciada en el ordinal 9 de la Ley General de la Administración Pública, al tenor de los cuales, para llenar un supuesto de laguna normativa, se debe acudir, primero, a las regulaciones de carácter ius-administrativas -escrita o no escrita-, y si en éstas no existe previsión, se aplicará el derecho privado y sus principios. En expresión de los anteriores principios es que debe resaltarse también la remisión expresa a la normativa procesal establecida en el artículo 220 del Código Procesal Contencioso Administrativo a la normativa procesal civil, en los siguientes términos: “… ARTÍCULO 220.- Para lo no previsto expresamente en este Código, se aplicarán los principios del Derecho público y procesal, en general ...” Conforme a lo dicho, tratándose del régimen de las nulidades procesales en la Jurisdicción Contenciosa resulta necesario tener en consideración el mandato del numeral 223 de la citada Ley General, número 6227, el cual establece en su literalidad: “…

Sólo causará nulidad de lo actuado la omisión de formalidades sustanciales del procedimiento. /

Se entenderá como sustancial la formalidad cuya realización correcta hubiera impedido o cambiado la decisión final en aspectos importantes, o cuya omisión causare indefensión …” (el resaltado no corresponde al original). De manera concordante, el Código Procesal Civil regulan lo atinente a las nulidades procesales a nivel jurisdiccional, que precisamente se centra en la tutela del derecho de defensa y debido proceso, mediante la supresión de aquellas conductas procesales que resulten en indefensión a alguna de las partes intervinientes, sea producto de una infracción activa o pasiva del ordenamiento jurídico, ya sea por acción u omisión. En efecto, el artículo 32 del citado Código Procesal Civil señala:

“… Procedencia e improcedencia de la nulidad.

32.1 Procedencia. La nulidad de los actos procesales solo se decretará cuando se cause indefensión.

32.2 Improcedencia de la nulidad. No podrá declararse la nulidad en los siguientes supuestos:

Sea posible la subsanación del acto defectuoso.

Si el acto, aunque irregular, ha logrado el fin para el que estaba destinado.

Si quien la pide es la parte que concurrió a causarla o no ha sufrido perjuicios por la violación.

Se trate de solicitudes de nulidad reiterativas de otras denegadas.

Cuando sea evidente que una solicitud de nulidad está comprendida en uno de los supuestos anteriores, se rechazará de plano. (...)" (el subrayado no corresponde al original).

A partir de lo dispuesto en estas normas, habrá nulidad cuando el vicio no es subsanable ni convalidable, precisamente porque lo omitido o resuelto violenta normas fundamentales que garantizan el curso normal del procedimiento por afectación del debido proceso o haga cambiar la decisión de fondo, lo cual se constituye en un vicio grave que puede ser declarado a gestión de parte o de oficio en cualquier etapa del proceso. Esta visión instrumental de las nulidades procesales, como medio de garantía frente a la violación de los derechos fundamentales de orden procesal, pueden verse ya en la sentencia de la Sala Constitucional número 1739-92 de las 11:45 horas de 01 de julio de 1992, cuando respecto del principio pro sententia en el marco del derecho a una sentencia justa, estableció que: “… Según éste, todas las normas procesales existen y deben interpretarse para facilitar la administración de la justicia y no como obstáculos para alcanzarla; lo cual obliga a considerar los requisitos procesales, especialmente las inadmisiones de cualquier naturaleza, restrictivamente y sólo a texto expreso, mientras que debe interpretarse extensivamente y con el mayor formalismo posible todo aquello que conduzca a la decisión de las cuestiones de fondo en sentencia; además, las infracciones procesales sólo deben dar lugar a nulidades relativas y, por ende, siempre subsanables, mientras no produzcan indefensión …” (el resaltado no corresponde al original). En forma concordante se ha pronunciado la Sala Primera de la Corte Suprema en su jurisprudencia, sobre este tema, en los siguientes términos: "… En tesis de principio, la nulidad por la nulidad misma no existe, para que ello ocurra, es menester que se hayan omitido formalidades sustanciales, entendiendo por tales, aquellas cuya realización correcta hubiere impedido o cambiado la decisión final en aspectos importantes o cuya omisión causare indefensión (artículos 166 y 223 ibídem) situaciones que, en la especie, se echan de menos ... " (Sentencia número 398-F-02, de las 15:10 horas del 16 de mayo del 2002. El resaltado no es del original.) "… Lo anterior, es acorde con el principio ne pas de nullité sans grief (no existe la nulidad sin daño). Se estima entonces, que si se produce indefensión o el acto no alcanza su finalidad para la cual fue establecido, es nulo, en caso contrario, prevalecerá su conservación ..." (Resolución número 496-F-S1-2008, de 15:35 horas del 24 de julio del 2008. El resaltado no es del original). Téngase en consideración que las anteriores citas tienen como base el artículo 197 del Código Procesal Civil, con el texto dado por la Ley número 7130, pero que es conforme con el transcrito 32 de la normativa procesal vigente, dado por la Ley número 9342, vigente a partir del 3 de marzo del 2016. Llegados a este punto, como se indicó previamente, este tipo de nulidades es declarable de oficio, lo cual encuentra sustento en las potestades ordenadoras de las que se dota a las autoridades jurisdiccionales en la normativa procesal, para “… Asegurar la igualdad a las partes respetando el debido proceso …” y “… El tribunal deberá mantener la igualdad de las partes respetando el debido proceso e informando por igual a todas las partes de las actividades procesales de interés para no causar indefensión …”, en la forma prevista en los ordinales 5.1 en relación con el 2.1 del citado Código Procesal Civil, potestades que reconoció de manera expresa la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia número 86-F-S1-2025, de las 10:18 horas del 23 de enero del 2025, la Sala Primera cuando señaló: “… La nulidad de los actos viciados también podrá declararse de oficio mientras subsista la competencia del órgano, cuando el quebranto procesal sea evidente; salvo en los casos de las sentencias y los autos con carácter de sentencia. Si la nulidad viciara actuaciones de un órgano superior, el competente para decretarla será este último y lo que resuelva no tendrá ulterior recurso. Por su parte, el Código Procesal Civil, en su artículo 32.1, indica: “La nulidad de los actos procesales solo se decretará cuando se cause indefensión”; precepto que se complemente con el ordinal 33.1 ibidem, que dispone: “La nulidad de los actos defectuosos podrá declararse de oficio en cualquier estado del proceso”. A partir de la interpretación conjunta de dichas normas, se concluye que el órgano superior también está facultado para decretar la nulidad oficiosa cuando se esté ante supuestos graves y excepcionales donde se violente el derecho de defensa de las partes, y cómo última opción a efectos de enderezar el procedimiento para reencausarlo y para resguardar el debido proceso de todas las partes intervinientes. Así ha procedido esta Cámara en otros asuntos donde la nulidad era la única opción viable y necesaria (entre otros precedentes, y guardando las diferencias del caso, consúltense los votos 809-2010 de las 08 horas 35 minutos del 08 de julio de 2010, 953-F-S1-2017 de las 09 horas 57 minutos del 17 de agosto de 2017; 166-F-S1-2018 de las 14 horas 29 minutos del 01 de marzo de 2018 y 582-A-S1-2021 de las 09 horas 55 minutos del 16 de marzo de 2021). Consecuente el ejercicio de esta potestad de la persona Juzgadora ya no se explica entonces, como una suerte de control de legalidad de las formas procesales, sino como parte de un rol de garante del debido proceso, aunque esto signifique contrariar el principio de preclusión procesal.

DE LAS ACTUACIONES DE LOS INTERVINIENTES Y TRÁMITE DADO POR EL TRIBUNAL CONTENCIOSO A ESTE ASUNTO.- Para comprender lo que finalmente se resolverá en este asunto, debemos atender a las siguientes actuaciones y decisiones que se han adoptado en este proceso.

En fecha 17 de octubre del 2022, el señor Juan Luis Vargas Alfaro interpuso demanda contenciosa con las siguientes pretensiones:

"… De conformidad con los artículos 9, 10.1)(sic) inciso a) y punto 4), 31, 33, 36, 42, 122, 123, 124 y 125 del Código Procesal Contencioso Administrativo solicito:

a) La declaración de disconformidad de la conducta administrativa con el ordenamiento jurídico y de todos los actos o las actuaciones conexas, por ser cierto el cargo imputado, y más propiamente, la declaración de disconformidad con el ordenamiento jurídico de:

i) el acto de adjudicación Oficio DCADM-347-2022, de las 11:00 horas del día 15 de junio del 2022, dictado dentro de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, promovida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal para la Contratación de Servicios Profesionales para Notario Externo, únicamente, respecto del ítem ZONA 12 (Líneas 45, 46, 47, 47 y 49) (Oficinas BP Total San Carlos y Centro empresarial, Agencia Aguas Zarcas, Agencia La Fortuna, Agencia Pocosol, Agencia Florencia, Ventanilla Guatuso) Cantones San Carlos, Guatuso) (Cantones sin oficinas en la Zona Los Chiles) de la Licitación Pública indica, y en exclusiva, en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas;

ii) la resolución número R-DCA-00821-2022 de las catorce horas con veintiún minutos del once de octubre de dos mil veintidós, dictada por la Contraloría General de la República con ocasión de la actividad recursiva formulada por el Suscrito contra el acto de adjudicación de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, respecto de la ZONA 12 ofertado por mi persona; y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas, confirmando el acto de adjudicación en dicha zona y dando por agotada la vía administrativa, por ser, violatorias de mis derechos fundamentales al trabajo, a la igualdad y no discriminación, a los principios constitucionales que rigen la contratación administrativa, a los a los principios

de proporcionalidad y racionalidad constitucionales, así como a las reglas unívocas de la ciencia o de la técnica y los principios de justicia, lógica o conveniencia, entre otros.

b) La anulación parcial de la conducta administrativa, propiamente en lo que atañe al ítem ZONA 12 de la Licitación Pública Nº 2020LN-000015-0020600001, de los actos, actuaciones y/o conductas que se indican a continuación:

i) el acto final de adjudicación Oficio DCADM-347-2022, de las 11:00 horas del día 15 de junio del 2022, dictado dentro de la Licitación Pública Nº 2020LN-000015-0020600001, promovida por el Banco Popular y de Desarrollo  Comunal para la Contratación de Servicios Profesionales para Notariado Externo, únicamente, respecto del ítem ZONA 12 (Líneas 45, 46, 47, 48, y 49) (Oficinas BP Total San Carlos y Centro empresarial, Agencia Aguas Zarcas, Agencia La Fortuna, Agencia Pocosol, Agencia Florencia, Ventanilla Guatuso) (Cantones San Carlos, Guatuso) (Cantones sin oficinas en la Zona Los Chiles) de la Licitación Pública indicada, y en exclusiva, en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas; y,

ii) la resolución número R-DCA-00821-2022 de las catorce horas con veintiún

minutos del once de octubre de dos mil veintidós, dictada por la Contraloría General de la República con ocasión de la actividad recursiva formulada por el Suscrito contra el acto de adjudicación de la Licitación Pública número 2020LN-000015-0020600001, respecto del ítem ZONA 12 ofertado por mi persona, y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas, confirmando el acto de adjudicación en dicha zona y dando por agotada la vía administrativa.

c) La modificación o, en su caso, la adaptación de la conducta administrativa, y más propiamente, que se me (re)adjudique en forma directa, el cupo del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública No. 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, cuya oferta incumplió el rubro "cantidad de escrituras formalizadas" del ítem punto 3.1.2, del cartel, y habida cuenta que recibí la máxima calificación por el ente licitante en la Licitación Pública indicada, a la vez que ostento la condición de PYME de Servicios en tal concurso, debiendo mi oferta ser considerada la más conveniente, por haber cumplido a cabalidad, con todo lo requerido por el cartel.

d) ACCESORIAMIENTE, Y SÓLO SUBSIDIARIAMENTE, si la contratación cuya adjudicación se impugna ha sido ejecutada o se encuentra en curso de ejecución, se me reconozca el pago de los daños y perjuicios causados. En tal sentido: Se condene solidariamente en abstracto, por constar su existencia pero no su cuantía, y en forma solidaria, a los entes públicos y al sujeto privado codemandados, al pago de los daños causados y/o que se continúen causando, desde el día en que se ocasionó y/o generó el rubro, hasta el día de su efectivo pago; siendo el motivo que originó y/u origina los mismos, la ejecución de la contratación del cupo del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública No. 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, cuya adjudicación aquí se impugna, situación fáctica que me ha causado y/o graves daños (emergente: patrimonial) y perjuicios (lucro cesante o ganancia dejada de percibir), de difícil o imposible reparación, consistentes en:

i.) El daño emergente patrimonial futuro: originado (motivo) por la ejecución de la contratación del cupo del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública No. 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, consistente en la pérdida y/o no percepción de los beneficios económicos del importe de los honorarios profesionales (notariales) que se generen con ocasión y durante todo el lapso que dure la ejecución contractual del servicio notarial externo licitado, cuya adjudicación aquí se impugna, daño insusceptible(sic) de estimación prudencial en esta fase procesal, pues estamos ante un caso de ejecución contractual sucesiva de prestación de servicios profesionales tarifarios según las necesidades futuras de la Administración activa (artículo 122 inciso m), subinciso ii) del Código Procesal Contencioso Administrativo); y,

ii) Los perjuicios irrogados (lucro cesante o ganancia dejada de percibir): originados (motivo) por la ejecución de la contratación del cupo del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública No. 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, consistentes en el importe de los intereses legales y/o reglamentarios correspondientes a liquidar sobre cada monto a devengar y/o devengado a título de honorarios profesionales (notariales) que se generen con ocasión y durante todo el lapso que dure la ejecución contractual del servicio notarial externo licitado, cuya adjudicación aquí se impugna, perjuicios insusceptibles(sic) de estimación prudencial en esta fase procesal, pues estamos ante un caso de ejecución contractual sucesiva de prestación de servicios profesionales tarifarios según las necesidades futuras de la Administración activa (artículo 122 inciso m), subinciso ii) del Código Procesal Contencioso Administrativo); y,

iii.) Se condene solidariamente en abstracto, a los entes públicos y al sujeto pasivo privado codemandados, al pago de la actualización a valor presente, en los términos de los artículos 123, 124 y 125 del Código Procesal Contencioso Administrativo, de la indemnización por los daños y perjuicios que sea procedente.

e) Se condene solidariamente a los entes públicos y al sujeto privado codemandados al pago de las costas personales y procesales generadas con el presente proceso ..."

(memorial visible a imágenes 2 a 24 del expediente judicial digital principal; el resaltado es del original). En este escrito el actor ofreció de manera clara como primer elemento de prueba: “…

Todo el expediente administrativo electrónico y/o digital, elaborado por el Sistema digital unificado de compras públicas SICOP, a los efectos de la promoción de la Licitación Pública Nº 2020LN-000015-0020600001, denominada: “CONTRATACIÓN DE NOTARIOS EXTERNOS”, por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y la Contraloría General de la República, el cual se puede observar en la plataforma SICOP en la secuencia que habilita tal Sistema en la dirección https://www.sicop.go.cr/, con ocasión de los hechos expuestos, documento(s) que se encuentra(n) agregado(s) al Sistema digital unificado de compras públicas SICOP, correspondiente(s) al presente concurso, motivo por el cual no se aporta(n) en este momento, lo anterior, según lo estipulado por los artículos 51 y 52 inciso 2) del Código Procesal Contencioso Administrativo (Con este documento se demuestra la causa de pedir en este proceso) …” Adicionalmente, se adjuntaron varios documentos que indicó el actor, había bajado de la plataforma SICOP y perteneciente a la licitación pública que motiva este proceso  (numerados como 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12,13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 7 y en otros casos, se indicó como fuente el indicado expediente administrativo (numerados como 9, 11, 23.)

Respecto de esta acción la Jueza de Trámite a cargo del expediente confirió audiencia de réplica, mediante auto de las 16:14 horas del 26 de octubre del 2022 (imágenes 403 a 405 del expediente judicial digital).

Posteriormente, el 2 de noviembre siguiente, el actor hizo alegato de hechos nuevos y amplió las pretensiones -concretamente en los extremos a.) iii.) y b.) iii), en los siguientes términos:

“… a) La declaración de disconformidad de la conducta administrativa con el ordenamiento jurídico y de todos los actos o las actuaciones conexas, por ser cierto el cargo imputado, y más propiamente, la declaración de disconformidad con el ordenamiento jurídico de:

…

iii.) La resolución número R-DCA-00848-2022 de las doce horas con quince minutos del veintiuno de octubre del dos mil veintidós, dictada por la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, División de Contratación Administrativa, con ocasión de la senda gestión de aclaración y adición concomitante gestión de nulidad absoluta, evidente y manifiesta, realizada por el Suscrito el día 14 de octubre del 2022, en tiempo y forma, ante la Contraloría General de la República, contra la resolución R-DCA-00821-2022 de las catorce horas con veintiún minutos del once de octubre del dos mil veintidós, rechazando de plano las diligencias de adición y aclaración interpuestas por el Suscrito, todo lo anterior, habida cuenta de la actividad recursiva formulada por el Suscrito contra el acto de adjudicación de la Licitación Pública número 2020LN-000015-0020600001, respecto de la ZONA 12 ofertado por mi persona; y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas, confirmando el acto de adjudicación en dicha zona y dando por agotada la vía administrativa, por ser, violatorias de mis derechos fundamentales al trabajo, a la igualdad y no discriminación, a los principios constitucionales que rigen la contratación administrativa, a los principios de proporcionalidad y racionalidad constitucionales, así como a las reglas unívocas de la ciencia o de la técnica y los principios de justicia, lógica o conveniencia, entre otros. …

b) La anulación parcial de la conducta administrativa, propiamente en lo que atañe al ítem ZONA 12 de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, de los siguientes actos, actuaciones y/o conductas que se indican a continuación:

…

iii) La resolución número R-DCA-00848-2022 de las doce horas con quince minutos del veintiuno de octubre del dos mil veintidós, dictada por la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, División de Contratación Administrativa, con ocasión de la senda gestión de aclaración y adición concomitante gestión de nulidad absoluta, evidente y manifiesta, realizada por el Suscrito el día 14 de octubre del 2022, en tiempo y forma, ante la Contraloría General de la República, contra la resolución R-DCA-00821-2022 de las catorce horas con veintiún minutos del once de octubre del dos mil veintidós, rechazando de plano las diligencias de adición y aclaración interpuestas por el Suscrito, todo lo anterior, habida cuenta de la actividad recursiva formulada por el Suscrito contra el acto de adjudicación de la Licitación Pública número 2020LN-000015-0020600001, respecto de la ZONA 12 ofertado por mi persona; y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas …”

En cuanto al elemento probatorio, volvió a transcribir la lista inicialmente enunciada, agregando la numerada como 22.Bis, que aportó al expediente, de nuevo, bajo la indicación de que la había bajado de la plataforma SICOP y perteneciente a la licitación pública que motiva este proceso (imágenes 410 a 427 del expediente judicial digital principal).

De previo a contestar el traslado de la demanda, en memorial presentado al Despacho el 30 de noviembre del 2022, el representante del Banco Popular de Desarrollo Comunal expresó al Tribunal “… de la manera más respetuosa, le solicitamos a Su Autoridad, que emita formal solicitud de certificación al Ministerio de Hacienda, del expediente administrativo de la Licitación Pública Nº 2020LN-000015-0020600001, denominada: “CONTRATACIÓN DE NOTARIOS EXTERNOS”, según publicación en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) del Viernes 20 de noviembre del 2020, nos parece que al menos deberían de remitirle certificado el ítem ZONA 12 (Oficinas BP Total San Carlos y Centro empresarial, Agencia Aguas Zarcas, Agencia La Fortuna, Agencia Pocosol, Agencia Florencia, Ventanilla Guatuso) (Cantones San Carlos, Guatuso) (Cantones sin oficinas en la Zona Los Chiles), que es el ítem que el actor cuestiona en esta demanda, en virtud de que lo solicitado a mi representada, sea la certificación de la Licitación Pública se torna imposible de atenderla …” (imágenes 438 a 440 del expediente judicial digital principal, el resaltado no es del original).

El 8, 13 y 19 de diciembre del 2022, las representaciones de la codemandada Rita Waldina Arce Rojas, el Banco Popular de Desarrollo Comunal, la Contraloría General de la República y de la Procuraduría General de la República contestaron el traslado de la demanda, respectivamente (imágenes 442 a 449, 464 a 493, 494 a 503 y 505 a 542 del expediente judicial digital principal, respectivamente). Interesa resaltar que, en carácter de prueba, la Contraloría ofreció el expediente administrativo referido al recurso de apelación y de la gestión de adición y aclaración, que aportó en formato digital el día 21 de diciembre del mismo año (imágenes 543 a 544 del expediente judicial digital principal), y que se correspondiente a los archivos identificados como exp. CGR-REAP-2022004774 y exp. GR-REAP-2022004260. Por su parte, la representación estatal ofreció en carácter de prueba, que pidió que lo fuera de carácter común, lo siguiente: “… - El expediente administrativo de la licitación pública No. 2020LN-000015- 0020600001, denominada: “Contratación de Notarios Externos” el cual debe ser aportado por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal al ser la institución licitante. / - Expediente administrativo electrónico No. CGR-REAP-2022004774 relacionado con el Recurso de Apelación, licitación pública nacional 2020LN-000015-0020600001, promovida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal para “Contratación de Notarios Externos”, el cual debe ser aportado por la Contraloría General de la República. / - Toda aquella que conste en autos y que beneficie a mi representada …”

En fechas 19 de enero, 1, y 3 de febrero del 2023, las representaciones del Estado, el Banco Popular de Desarrollo Comunal, de la codemandada Rita Waldina Arce Roja y de la Contraloría General de la República contestaron la audiencia respecto de la ampliación de la demanda, respectivamente, en la cual no hubo ofrecimiento de prueba nueva de su parte (imágenes 549 a 552, 561 a 566, 567 a 569 y 570 a 573 del expediente judicial digital principal, respectivamente).

En auto de las 10:57 horas del 16 de enero del 2023, la Jueza de Trámite a cargo del asunto -en lo que interesa a lo que se resuelva- dispuso: “…, se emite oficio recordatorio al Ministerio de Hacienda del oficio N° 22-005575-1027-CA, emitido por este tribunal en fecha 10 de enero del 2023 …” (imagen 575 del expediente judicial digital principal). No obstante, de la revisión minuciosa del expediente, no se encontró el oficio al que hace referencia la resolución.

En mandamiento del Tribunal de fecha 15 de junio del 2023, la Jueza de Trámite a cargo del asunto dispuso:

“… Oficio N° 22-005575-1027-CA

Fecha 15 de junio del año 2023

SEÑOR(ES)

MINISTERIO DE HACIENDA

S. D.

Estimado(s) señor(es):

RECORDATORIO

Sirva la presente para indicarles que en proceso de CONOCIMIENTO tramitado bajo expediente N° 22-005575-1027-CA de JUAN LUIS VARGAS ALFARO contra BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL, CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA, EL ESTADO, RITA WALDINA ARCE ROJAS, se ordenó remitirles el presente oficio a efecto de se remita a este despacho la CERTIFICACIÓN Y EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Nº 2020LN-000015-0020600001, DENOMINADA: “CONTRATACIÓN DE NOTARIOS EXTERNOS”, SEGÚN PUBLICACIÓN EN EL SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS (SICOP) DEL VIERNES 20 DE NOVIEMBRE DEL 2020, SE DEBERIA REMITIR AL MENOS EL CERTIFICADO EL ÍTEM ZONA

12.-

Sin otro sobre el particular me despido de ustedes …”

(imagen 608 del expediente judicial principal). No obstante, no consta que el anterior mandamiento haya sido efectivamente comunicado al Ministerio de Hacienda.

En escritos presentados el 4 de setiembre del 2023, el actor contestó la audiencia de réplica en forma diferenciada para cada demandado, en el siguiente orden: respecto del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República y la codemandada Rita Waldina Arce Rojas (imágenes 624 a 662, 663 a 691, 692 a 740 y 741 a 777 del expediente judicial digital principal, respectivamente).

El 9 de setiembre del 2023, el actor Vargas Alfaro hizo una segunda alegación de hechos nuevos y una nueva ampliación de la demanda, para comprender los extremos a) iv), b) iv) y la adición de las pretensiones c) y d) de la demanda (782 a 804 del expediente judicial digital principal, respectivamente), en los siguientes términos:

“… a) La declaración de disconformidad de la conducta administrativa con el ordenamiento jurídico y de todos los actos o las actuaciones conexas, por ser cierto el cargo imputado, y más propiamente, la declaración de disconformidad con el ordenamiento jurídico de:

…

iv) acto, actuación y/o conducta de puesta en ejecución por la Administración Activa Banco Popular y de Desarrollo Comunal de la contratación correspondiente a la adjudicación del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, denominada: "CONTRATACIÓN DE NOTARIO EXTERNOS", mediante el giro de la orden de inicio, entre otros, del contrato número 0432023004200104, correspondiente a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas, según oficio ACNI-602-2023, de fecha 09 de mayo 2023, expedido por el Área Centro de Notariado Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas.

b) La anulación parcial de la conducta administrativa, propiamente en lo que atañe al ítem ZONA 12 de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, de los siguientes actos, actuaciones y/o conductas que se indican a continuación:

…

iv) el acto, actuación y/o conducta de puesta en ejecución por la Administración Activa Banco Popular y de Desarrollo Comunal de la contratación correspondiente a la adjudicación del ítem ZONA 12 de la Licitación Pública 2020LN-000015-0020600001, denominada: "CONTRATACIÓN DE NOTARIO EXTERNOS", mediante el giro de la orden de inicio, entre otros, del contrato número 0432023004200104, correspondiente a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas, según oficio ACNI-602-2023, de fecha 09 de mayo 2023, expedido por el Área Centro de Notariado Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, y únicamente en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, Rita Waldina Arce Rojas.

c.) … y haber sido el único de los oferentes finalistas no adjudicatarios del ítem ZONA 12, de la licitación referenciada, que no consintió el acto de adjudicación contrario a sus legítimos intereses, por haberlo recurrido en tiempo y forma vía SICOP, ante la Contraloría General de la República; con pleno goce del derecho como (re)adjudicatario durante la totalidad del entero plazo contractual posible, incluidas sus prórrogas, contado a partir de que se me gire la orden de inicio, y con equiparación de los casos asignados a los restantes adjudicatarios del ítem ZONA 12 en el rol de notarios externos a efecto de garantizar una asignación equitativa y justa de las labores del notariado

d.) ACCESORIAMENTE, Y SÓLO SUBSIDIARIAMENTE, si no procediere conforme a derecho la reparación en natura, sea, que se me (re)adjudique en forma directa, el cupo del ítem ZONA 12 de la licitación pública número 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, se me reconozca …”

En lo que atañe a la prueba, de nuevo volvió a copiar el listado del escrito de la demanda, con varias adiciones, de la cual, no constan las numeradas como 15 (ofertas y demás documentos de la codemandada Rita Waldina Arce Rojas) y la 23 (oferta y demás documentación aportada por el actor, prevenciones realizadas por la administración licitante y las respuestas dadas por éste). Conviene también precisarse que todos los documentos ofrecidos en carácter de prueba documental -en esta lista- refieren en su totalidad al expediente administrativo de la licitación pública objeto de este proceso contencioso.

Conferido el traslado de esta segunda ampliación de la demanda, la misma fue atendida por las representaciones de los demandados el 22 y 23 de noviembre del 2023, en el siguiente orden: Procuraduría General de la República, codemandada Rita Waldina Rojas Arce, Banco Popular y de Desarrollo Comunal y la Contraloría General de la República, respectivamente, en la cual no hicieron ofrecimiento de prueba alguna (imágenes 814 a 826 -repetido 827 a 839, 840 a 852, 853 a 865- el Estado, 866 a 869 la codemandada, 870 a 910 el banco accionado y 911 a 916 el órgano contralor).

El 2 de enero del 2024 el actor contestó la audiencia de réplica en memoriales distintos, que se visualizan en el expediente judicial principal en el siguiente orden: en relación al Estado, a la Contraloría General de la República, del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y de la codemandada Arce Rojas (imágenes 917 a 987, 988 a 1033, 1034 a 1089 y 1090 a 1144).

En auto de las 8:50 horas del 1 de febrero del 2024, el Juez de Trámite a cargo del asunto dispuso: “… En otro orden de ideas, de la ampliación que realiza la parte actora mediante se admite PARCIALMENTE la misma y se rechaza el ajuste de las pretensiones C) y D), todas vez que analizada ambas no se ajusta a lo dispuesto en el artículo 46 y 68 inciso 2 del Código Procesal Contencioso Administrativo, toda vez que las mismas no sobrevienen de un hecho nuevo con influencia en las pretensiones ya presentadas …”, y de nuevo confirió audiencia de réplica al actor para que se pronunciase respecto de las contestaciones de los demandados a la segunda ampliación (imágenes 1150 a 1151 del expediente judicial digital principal).

El 6 de febrero del 2024, el actor formuló recurso de revocatoria contra la decisión anterior (imágenes 1157 a 1159 del expediente judicial digital principal) y también contestó -por segunda vez- la audiencia de réplica respecto de la segunda ampliación el 6 de febrero del 2024, en memoriales apartes en el siguiente orden: en relación al banco accionado, la Contraloría General de la República, la representación estatal y la codemandada (imágenes 1160 a 1226, 1227 a 1279, 1280 a 1359 y 1357 a 1418 del expediente judicial digital principal).

A partir de las 9:13 horas del 30 de mayo del 2024 del 2024, se celebró la audiencia preliminar correspondiente al numeral 90 del Código Procesal Contencioso Administrativo, bajo la conducción del Juez de Trámite a cargo del asunto -Johel Antonio Beausejour Chaves- y la presencia del actor y de todos los representantes de los demandados acreditados en el proceso. En lo que es de interés en este asunto, hay tres fases que resultan de interés para lo que se resolverá:

En la fase de saneamiento, en lo que interesa a este pronunciamiento, el Juzgador rechazó el recurso de revocatoria interpuesto contra el auto que admitió parcialmente el alegato de hechos nuevos y ampliación de las pretensiones, por estimar que no había contradicción, al haberla admitido únicamente respecto de los hechos nuevos. De seguido el representante del Estado advirtió que a la fecha no se había aportado el expediente administrativo, relativo al proceso de la licitación pública 2020LN-000015-0020600001 promovida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal para la contratación de notarios externos, el cual se tramitó bajo la plataforma electrónica SICOP. De inmediato el juzgador precisó que aún y cuando la herramienta era susceptible de ser consultada, la presentación del expediente administrativo al que refería el proceso interpuesto es una exigencia legal que no puede ser omitida, por lo que al momento de hacerse el pronunciamiento respecto de la valoración de la prueba ofrecida, “… no se podría admitir el expediente …”, siendo que al finalizar la audiencia, haría un nuevo requerimiento para que se remitiese el mismo, y que previo a declarar su admisión, daría audiencia a las partes para lo de su cargo.

En la fase de fijación de las pretensiones de la acción, la dinámica que utilizó el juzgador fue la siguiente. Leyó las consignadas en el escrito de interposición de la acción (visibles a imágenes 10 a 13 del expediente judicial digital), respecto de las cuales el actor hizo ajustes en los extremos c) y d), en idénticos términos de los contenidos en el escrito de la segunda ampliación de la demanda. Conferida la audiencia a los personeros de los demandados, éstos se opusieron, luego de lo cual, el Juez de Trámite rechazó esos ajustes. También se le pidió al actor aclarar si por la forma como estaba redactada la pretensión d), ello se traducía en el desistimiento de las otras pretensiones, lo cual fue rechazado por el actor, quien reafirmó todas las pretensiones. El actor reformuló la redacción de la pretensión d), para que en su enunciación diga lo siguiente:

“… d) ACCESORIAMIENTE, Y SÓLO SUBSIDIARIAMENTE,

Si no se procediese conforme a derecho la reparación en natura, siendo que, se le adjudique en forma directa el cupo del ítem de la Zona 12 de la licitación pública número 2020LN-000015-0020600001, adjudicado a Rita Waldina Arce Rojas, que se me reconozca en consecuencia el pago de los daños y perjuicios causados …”

Esta modificación fue aceptada. Finalmente, el juez indicó que lo atinente a la segunda ampliación de la demanda ya había sido resuelto, en lo que correspondía a los extremos de las pretensiones c) y d.), lo cual se tradujo en que no se pronunció respecto de las adiciones de las pretensiones en los extremos iv) de las pretensiones a) y b), ya fuera para admitirlas o denegarlas.

En la fase de admisión de la prueba, el juzgador volvió a advertir que no podía pronunciarse respecto del expediente administrativo de la licitación objeto de esta acción, reiterando que cuando se recibiera se daría la correspondiente audiencia. Distinguió la situación de la prueba aportada por el órgano contralor, que sí constaba su aportación en formato digital. También rechazó la gestión que hicieron el personero del banco accionado y del propio actor, para que se resolviese con la información documental que ya había sido aportada al expediente judicial digital. De seguido, luego de un detalle de la prueba de cada uno de los intervinientes, terminó admitiéndola toda -con la salvedad ya indicada-, y advirtió que había documentos ofrecidos por el actor que no habían sido aportados, que se supone sí constaban en el expediente administrativo.  Finalmente admitió la prueba testimonial ofrecida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y rechazó la revocatoria interpuesta por el actor contra esa decisión.

Pese a que no consta el requerimiento del expediente administrativo de la licitación 2020LN-000015-0020600001, ni tampoco la aportación de ese expediente, este proceso fue pasado a esta Sección de Juicio para el respectivo señalamiento de juicio en fecha 30 de setiembre del 2024, más concretamente, a la casilla de la Jueza ponente, según constancia visible a imagen 1456. Es así como de la revisión sumaria de este asunto, mediante resolución de las 10:00 horas del 31 de octubre del 2024, este Tribunal hizo el señalamiento de la audiencia complementaria para el próximo 15 de enero del 2026 (a imágenes 1457 a 1465 del expediente judicial digital) y el recordatorio del juicio, en auto de las 14:45 horas del 8 de enero del 2026 (imagen 1485 del expediente judicial digital).

DE LA IMPOSIBILIDAD DE PODER REALIZAR EL JUICIO PROGRAMADO EN ESTE PROCESO: Del recuento anterior se desprende con claridad la imposibilidad de llevar a cabo el juicio programado en este proceso para el próximo 15 de enero. Se evidencian en ese sentido deficiencias en la fase de trámite que, a criterio de esta Autoridad Jurisdiccional, se traducen en una grave indefensión y afectación de las garantías mínimas del debido proceso, en este caso en perjuicio de quien acciona, que por tal motivo producen la nulidad de aquel señalamiento, ordenado en auto de las 10:00 horas del 31 de octubre del 2024 y de su recordatorio, en resolución de las 14:45 horas del 8 de enero del 2026 (a imágenes 1457 a 1465 y 1458 respectivamente, del expediente judicial digital), y que procedemos a explicar:

Tratándose de la impugnación de conducta de la Administración, resulta esencial para el análisis de las pretensiones que se formulen en un proceso contencioso, contar con el respectivo expediente administrativo, que se constituye en prueba sustancial a efectos de verificar las alegaciones tanto de quien demanda como de quienes figuren como demandados. En este sentido, debe de considerarse que el expediente administrativo se constituye en un importante instrumento de garantía del debido proceso y derecho de defensa, ya que uno de él, las personas juzgadoras podemos valorar y determinar el cuadro fáctico de la acción, como parte del derecho de defensa, ahora sí de todas las partes intervinientes en el proceso. En este sentido son ilustrativas las consideraciones dadas por la Sala Constitucional en sentencia número 2005-01715, de las 14:55 horas del 23 de febrero del 2005, sobre esta situación, al indicar:

"... La administración(sic) se encuentra obligada a tramitar el expediente administrativo en los términos ya descritos, no solo como correlato necesario al ejercicio de los referidos derechos fundamentales, sino también por imperativo de los principios de transparencia administrativa, la buena fe y de confianza legítima que informan toda sus actuaciones y funciones. El expediente administrativo como necesario soporte material de las actuaciones administrativas dentro de un procedimiento administrativo sancionador, constituye un límite al ejercicio de la potestad disciplinaria, porque ante su ausencia o escasa fiabilidad, el administrado se encuentra en un estado de evidente indefensión e incerteza jurídica, en materia tan sensible como la sancionatoria. Bajo tales circunstancias, este Tribunal estima que la infracción producida por la ausencia, en el caso concreto, ..., lesiona el debido proceso y el derecho de acceso a la información administrativa, de forma tan grosera que impone la nulidad de todo lo actuado. De ahí que proceda advertir a las autoridades recurridas de las consecuencias que les puede acarrear incurrir nuevamente en las acciones u omisiones que dieron mérito para que se acogiera el presente amparo, con base en lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional. ..."

Interesa hacer notar que los documentos aportados por el actor en carácter de prueba, se indicó que todos formaban parte del expediente administrativo y hay documentos ofrecidos pero no fueron aportados; circunstancia que revela -de nuevo- la trascendencia de la aportación del expediente administrativo de la licitación a la que refiere este proceso, instrumento que repetimos, no fue aportado al proceso por desidia u omisión del juez de trámite. En este sentido se recuerda que la persona juzgadora en la fase de trámite tiene la obligación de procurar la aportación del correspondiente expediente administrativo, a cargo de la Administración correspondiente, tanto cuando actúe en calidad de parte actora, como cuando figure como demandado -como lo exige el artículo 52 del Código Procesal Contencioso Administrativo-, y en el último supuesto, la norma legal precisa que el momento procesal es con la contestación de la demanda. De igual manera, tiene el juzgador debe de verificar su completez y cumplimiento de las formalidades correspondientes, lo que se desarrolla en el numeral 35 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Jurisdicción Contencioso Administrativo. Según el recuento de actuaciones en este proceso, la representación del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, previo a la contestación de la demanda, advirtió que por haberse tramitado la licitación pública objeto de este proceso en la plataforma digital SICOP (Sistema Integrado de Compras Públicas), que administra el Ministerio de Hacienda, le resultaba materialmente imposible aportar el correspondiente expediente -escrito visible a imágenes 438 a 440 del expediente judicial digital principal); y no obstante lo anterior, no consta que los jueces encargados del trámite de este proceso, hubiesen procurado que la remisión del correspondiente expediente administrativo. De la revisión minuciosa del expediente, únicamente se encontró que en el auto de las 10:57 horas del 16 de febrero del 2023, la persona juzgadora de trámite indicó que reiteraba el “… recordatorio al Ministerio de Hacienda del oficio 22-005575-1027-CA …” (imagen 575 del expediente judicial principal), sin embargo no se ubicó aquel oficio previo, sino un mandamiento de fecha 15 de junio del 2023 al Ministerio de Hacienda -oficio visible a imagen 608 del expediente judicial principal-, sin que conste su aportación. De igual manera, conforme se infiere del respaldo digital de la audiencia preliminar, no obstante que en la audiencia preliminar el Juez de Trámite señaló que procuraría la aportación del expediente administrativo, a través de mandamientos y requerimientos específicos, no lo hizo, sino que pasó este asunto a esta Sección de Juicio para la realización del juicio y dictado de la sentencia de fondo. Téngase en consideración adicional, que el Juez de Trámite no hizo pronunciamiento de admisión de aquel expediente, precisamente por no haberse aportado, no correspondiéndole al Tribunal de Juicio ni procurar dicho expediente y mucho menos determinar su admisión.

Adicionalmente, se estima pertinente señalar que conforme se detalló en el Considerando anterior, el aquí actor fue ampliando su acción -y consecuentemente sus pretensiones- conforme se fueron sucediendo en el tiempo hechos y conductas que, a su criterio, resultaban contrarias al ordenamiento jurídico y a sus intereses, en relación a la evolución del trámite de la licitación la Licitación Pública número 2020LN-000015-0020600001, respecto de la ZONA 12, en lo que atañe a la adjudicataria de un cupo de dicho ítem, a la codemandada Rita Waldina Arce Rojas, lo cual comprende desde la presentación de las ofertas por los interesados hasta la fase de ejecución, con la emisión de la orden de inicio. No obstante, respecto de la segunda ampliación, de manera irregular el juez de trámite a cargo del asunto, en auto de las 8:50 horas del 1 de febrero del 2024, se pronunció respecto de su admisión, admitiendo una parte y rechazando otra, en los siguientes términos “… de la ampliación que realiza la parte actora mediante se admite PARCIALMENTE la misma y se rechaza el ajuste de las pretensiones C) y D), todas vez que analizada ambas no se ajusta a lo dispuesto en el artículo 46 y 68 inciso 2 del Código Procesal Contencioso Administrativo, toda vez que las mismas no sobrevienen de un hecho nuevo con influencia en las pretensiones ya presentadas …” (imagen 1150 a 1151 del expediente administrativo principal). Llegados a este punto, se recuerda que el momento procesal para la fijación de las pretensiones es en la audiencia preliminar, en la forma ordenada 90 inciso 1) subinciso b) del Código Procesal Contencioso Administrativo, y en este sentido, el juez de trámite que dirigió la audiencia preliminar en este proceso, se pronunció de manera parcial respecto de la segunda ampliación, no valorando siquiera, para admitir o rechazar las adiciones que el actor hizo en el punto iv) de los extremos a) y b) de las pretensiones.

En atención a las omisiones evidenciadas en esta resolución -de procurar la aportación del expediente administrativo, de verificar su completez, con previa puesta en conocimiento de todos los intervinientes y la admisión en carácter de prueba; y de pronunciarse sobre la admisión o rechazo de las adiciones a los extremos iv) de los extremos a) y b) según lo alegó el actor en la segunda ampliación de la demanda-, resulta imposible la realización del juicio que fue programado para el próximo 15 de enero, lo que evidencia la nulidad de aquel señalamiento y su recordatorio, y obliga a ordenar la devolución a trámite, para que se subsanen las omisiones señaladas. Se advierte a la persona juzgadora a cargo del trámite de este asunto que en esta decisión no se anula la audiencia preliminar realizada el 30 de mayo del 2024, por cuanto en este caso, la subsanación de las omisiones indicadas conlleva más bien a completar lo actuado en aquella, tanto en lo relativo al análisis de las pretensiones como de la prueba.