Ley del Registro y Archivos Judiciales

El Registro Judicial de Delincuentes es una dependencia del Poder Judicial y se regirá por la presente ley y sus reglamentos. Sus libros y tarjeteros son de carácter privado.

El jefe del Registro deberá ser costarricense, mayor de treinta años y abogado, de preferencia con conocimientos de archivo.

El Registro tendrá como función esencial la de comprobar los antecedentes penales de los habitantes de la República, y deberá prestar colaboración a los organismos y oficinas públicas que esta ley y otras normas legales determinen.

El Registro se dividirá en tantas secciones como provincias haya y tendrá un índice general para facilitar su examen.

En cada sección, se coleccionarán los resúmenes de las sentencias condenatorias pronunciadas en los juicios tramitados en la provincia respectiva por delitos dolosos o culposos, así como por las faltas o contravenciones, que tengan establecida la pena de prisión para la reincidencia. Cada resumen constituirá un asiento sucesivo y numerado que expresará:

Al margen de los resúmenes, el Registro anotará, mediante razones firmadas por su jefe, las resoluciones del propio Registro o de los tribunales, o del Ministerio de Justicia y Gracia, o de cualquier otro organismo, que afecten los asientos.

El tribunal de las causa, haya suspendido o no la condena, una vez firme la sentencia, remitirá un resumen de ésta al Registro Judicial, el cual comprenderá todos los datos indicados en el artículo 5º.

El Registro devolverá al tribunal de origen los resúmenes que no contengan los datos fundamentales que indica el artículo 5º, para la identificación del convicto.

El resumen deberá enviarse dentro de los treinta días siguientes a la firmeza de la sentencia. La omisión o retardo en el envío de este resumen implicará, para el jefe del Registro, la obligación de poner el hecho en conocimiento de la Inspección Judicial, para los fines consiguientes.

El jefe del Registro sólo podrá rectificar el contenido de los resúmenes en virtud de una orden del tribunal que los expidió.

El Registro Judicial cancelará los asientos de las personas sentenciadas luego del cumplimiento de la pena, atendiendo los siguientes parámetros:

Si la solicitud de certificación de juzgamiento se hace para fines laborales, de conformidad con los incisos e) y ñ) del artículo 13 de esta ley, el Registro Judicial de Delincuentes del Poder Judicial consignará, en dicha certificación, las existencias de los juzgamientos vigentes referidos en los incisos d), e) y f) del presente artículo.

Los asientos del Registro serán anulados o modificados únicamente en los siguientes casos:

El Registro expedirá certificaciones de juzgamientos solamente en los siguientes casos y para los fines propios de cada institución que las solicite:

Toda certificación deberá solicitarse por escrito y sólo podrá ser hecha por el jefe de la Oficina o por su secretario.

Deberá contener los datos necesarios, para que se pueda identificar a la persona y para determinar si aparece o no con juzgamientos. El jefe de Registro podrá exigir los detalles que estime pertinentes con ese propósito.

Ningún funcionario o empleado del Registro suministrará información ni datos de los asientos de éste a personas físicas o morales.

Las certificaciones que expida el Registro serán firmadas por el jefe y por el secretario, conforme lo regule el Consejo Superior. Cuando se trate de solicitudes de personas o entidades autorizadas que residan o tengan su sede en zonas alejadas de San José, el Consejo Superior podrá autorizar al jefe de las oficinas administrativas, que previamente designe por acuerdo firme, a suscribir las certificaciones de antecedentes penales y de obligados alimentarios que por vía electrónica les remita el Registro Judicial.

El Archivo Judicial funcionará bajo la misma jefatura del Registro Judicial y constituirá una sola dependencia junto con este, mientras el Consejo Superior no disponga lo contrario.

La Sección de Archivo tendrá las siguientes funciones:

No podrán salir del Archivo Judicial los expedientes, libros y demás objetos depositados en él, excepto cuando sean pedidos por los tribunales judiciales. En ningún caso podrán ser retenidos por más de treinta días, salvo si se tratara de expedientes solicitados para continuar su tramitación, o para resolver gestiones de las partes.

Si la retención se prolongara por más tiempo, deberá solicitarse la devolución del expediente, documento u objeto remitido al tribunal, y si no se atendiera el requerimiento, el jefe del Archivo lo comunicará a la Inspección Judicial para los fines consiguientes.

Los expedientes y documentos del Archivo tendrán carácter privado. Sólo podrán ser examinados por los abogados, los jefes o secretarios de las oficinas que se indican en el artículo 13, y por las partes interesadas en los procesos o diligencias que los hayan motivado, así como por estudiantes de Derecho y otras personas con fines de investigación, cuando se acredite debidamente ese propósito.

La Sección de Archivo sólo extenderá certificaciones, constancias, copias o fotocopias de los expedientes o documentos bajo su custodia, cuando sean solicitadas por las partes interesadas en los procesos o diligencias correspondientes, o por los abogados, así como por las autoridades e instituciones que señala el artículo 13 de esta ley.

Los estudiantes de Derecho podrán obtener fotocopias de los expedientes para efectos de la investigación.

Para satisfacer las necesidades del servicio público, el Consejo Superior podrá introducir, en cualquier momento, el sistema de microfilmación o el de computación electrónica. Con ese fin queda autorizado para llevar a cabo la organización o reorganización que considere necesaria.

El Consejo Superior dictará las normas prácticas para la aplicación de esta ley.

Rige a partir de su publicación.