Resolución 00084-2025

I.-

a) Actos de alegación de parte y trámite (síntesis de las alegaciones, pretensiones y defensas).

Queja:  La licenciada Carolina Phillips Guardado, en su condición de jefa a.i. de la Sección de Inscripciones del Registro Civil,  informó al Juzgado Notarial que la notaria Jazmín Rodríguez Hernández autorizó el matrimonio de [Nombre 001] y [Nombre 002], utilizando como medio  para identificar al contrayente, un documento que estimó inidóneo (folio 12).

Defensa: La licenciada Rodríguez Hernández manifestó haber autorizado el matrimonio siguiendo todas las condiciones requeridas tanto por el Código de Familia, como por el Código Notarial y apuntó que las partes fueron correctamente identificadas y específicamente para cumplir con esa obligación respecto del contrayente extranjero, se utilizó su  pasaporte y la  cédula de identidad de su país de origen, eligiéndose consignar este último, para que coincidiera con los otros documentos que le fueron presentados. Señaló que ambos  son idóneos y que la cédula de identidad fue apostillada. Apuntó que el Registro Civil debió requerirle el correcto y que el  Código Notarial permite utilizar tanto uno como el otro. b) Resolución impugnada: La autoridad de primer instancia, Doctora Ingrid Palacios Montero, dictó la sentencia número mil veinticinco-dos mil veintitrés, a las siete horas y veintiséis minutos del treinta y uno de octubre del dos mil veintitrés, mediante la cual, declaró con lugar el proceso e impuso a la notaria Rodríguez Hernández, un mes de suspensión en el ejercicio de la función notarial. c) Recurrente:  La notaria Rodríguez Hernández apeló esa impugnación, y admitida,  por haber sido admitida se conoce este asunto .

III.-

Se aprueba la relación de hechos demostrados tenida como tal por la  señora jueza a quo, pero se agrega un hecho más, que dirá:

La notaria aportó copia del pasaporte de señor [Nombre 003], que tiene fecha de emisión veintisiete de setiembre del dos mil dieciocho y fecha de vencimiento, veintisiete de setiembre del dos mil veinticuatro (folio 20).

Sobre el Recurso: La licenciada Rodríguez Hernández recurrió la sentencia que la suspendió y alegó que la potestad disciplinaria caducó y para ese efecto invocó el voto de este Tribunal número ciento ochenta y cuatro-dos mil diecinueve.  Como segundo aspecto, se quejó ante lo que denominó una transgresión al debido proceso, producto de una preterisión de prueba y una fundamentación defectuosa.

La caducidad, como causal de extinción de la potestad disciplinaria  ha sido invocada en distintas y varias ocasiones  por la Defensa Pública, y esta Cámara en otras tantas, ha tenido la oportunidad de conocer el tema, sin que se haya acogido. El voto citado por la notaria en su apelación es uno de la larga línea jurisprudencial sobre el tema, sin embargo, el voto de minoría ahí expuesto, si bien se respeta, no se comparte. Como se señaló antes y  se reitera ahora,  la circunstancia de que la sentencia se dicte fuera del plazo previsto en el artículo 156 del Código Notarial, no genera como consecuencia, la caducidad de la potestad disciplinaria del Estado.  El plazo dispuesto en esa norma  es ordenatorio y no perentorio y no existiendo ni en el citado Código Notarial, ni el Código Procesal Civil norma que disponga esa consecuencia, no puede este órgano enervar la citada potestad, pues  la regla es la imprescriptibilidad de las potestades de imperio.  Así, la Sala Constitucional, en el  voto número 2007-011918, de las catorce horas y cuarenta y tres minutos del veintidós de agosto del dos mil siete,  explicó: “III.- CARÁCTER IMPRESCRIPTIBLE DE LAS POTESTADES ADMINISTRATIVAS. El ordinal 164 DEL CÓDIGO NOTARIAL se encuentra emplazado, desde un punto de vista sistemático, en el Capítulo III, intitulado “Prescripción de la acción disciplinaria” del Título VII llamado “Del Régimen Disciplinario de los Notarios”. A partir de esa constatación es fácil concluir que la norma impugnada está referida a la potestad disciplinaria o sancionadora, la cual es por antonomasia de naturaleza administrativa. Las potestades administrativas, por esencia, son imprescriptibles, irrenunciables e intransferibles (artículo 66, párrafo 1°, de la Ley General de la Administración Pública), consecuentemente, la regla general es su carácter inextinguible. Al respecto, es preciso recordar que las competencias o potestades de imperio, esto es, en cuanto repercuten negativamente –mediante actos administrativos de gravamen o desfavorables- en la esfera del administrado o de un funcionario público sometido a una relación de sujeción especial, son reserva de ley (artículo 59, párrafo primero, de la Ley General de la Administración Pública), de modo que su extinción por el transcurso del tiempo, ya sea por caducidad o prescripción, debe ser, también, un asunto reservado a la ley (artículo 63, párrafo 2°, de la Ley General de la Administración Pública). Precisamente por lo anterior, el legislador ordinario, en muchas ocasiones, somete el ejercicio de la potestad disciplinaria o sancionadora a plazos de caducidad o prescripción por razón de seguridad jurídica, tal y como acontece con el párrafo primero del numeral 164 del Código Notarial. Bajo esta inteligencia, la extinción de las potestades y competencias públicas o administrativas no puede ser analizada bajo la óptica de los derechos en el ámbito del Derecho Privado o de las penas en el campo del Derecho Penal, so pena de incurrir en serias inconsistencias jurídicas.” (Énfasis agregado).  En suma, acoger la caducidad sin respaldo legal, sería proceder  “contra legem”.

La notaria recurrente alegó que la a quo no valoró la prueba presentada, sea, la reproducción del pasaporte adjuntada a su contestación,  guardada en su archivo de referencias; y se quejó del razonamiento utilizado por  la jueza que apuntó, carece de  respaldo legal, al utilizar una presunción no prevista. No estima esta Cámara que se incurriera en los vicios señalados. La señora jueza  tuvo por establecido que el documento de identificación utilizado fue la cédula de identidad del país del contrayente y así lo hizo con fundamento en el certificado de declaración matrimonial (y véase que la copia certificada de ese documento fue la que se remitió al Registro Civil, según folios 3 y 4, con lo que no hay duda alguna). La  mayor  relevancia,   peso y credibilidad de una prueba, por sobre la otra (las copias del pasaporte), deviene de los efectos derivados del certificado de declaración matrimonial  como reproducción de la matriz. El certificado de declaración matrimonial, como se adelantó, es una reproducción de la escritura matriz, en la que la persona notaria afirma hechos como fieles y exactos de su fuente, dando fe  de lo ocurrido frente a terceros,  como se desprende de las siguientes normas:  Del 31 del Código Notarial, en el tanto en que: “El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de ley. En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él”; del 124 ibídem, según el cual: “La existencia del instrumento público se comprueba mediante el original o las reproducciones de la matriz legalmente expedida. Produce, por sí mismo, los efectos jurídicos que deban derivarse de la voluntad de los otorgantes; obliga a las oficinas correspondientes para darle el trámite necesario a fin de cumplir lo querido por los otorgantes y prueba, también por sí mismo, los hechos, las situaciones y las demás circunstancias de que el notario haya dado fe en el ejercicio de su  función.” y del 108 ibid, dado que  el certificado de declaración matrimonial constituye una reproducción del instrumento público, todo en relación con los numerales 24 del Código de Familia, norma que autoriza a  los notarios a celebrar matrimonios e impone la obligación de  asentar el acta respectiva en el protocolo y 31 de ese cuerpo legal, que ordena  levantar un acta de todo lo ocurrido, cuya copia autorizada se enviará al Registro Civil (artículo 28 del Reglamento del Registro del Estado Civil).  Luego, el artículo 83 del citado Código Notarial, regla “En la comparecencia se expresarán el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de identificación que porten con el número si lo tuviere, el estado civil, el número de nupcias, la profesión u ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son extranjeros”. (énfasis agregado en todos los casos), lo que guarda especial relevancia en el caso como se verá. Así, si en el instrumento matrimonial, en tanto documento notarial, debe consignarse la clase de documento de identificación utilizado por los contrayentes (y su número) -que es el documento oficial que debe ser utilizado como base del deber de identificación, con arreglo a lo que se dirá- y si el certificado matrimonial es copia fiel y exacta de ese documento matriz, se concluye que el documento de identificación utilizado en el caso fue la cédula de identidad del país del que es nacional del contrayente y no otro. Además, conforme a los efectos de la teoría de los actos propios, no puede la notaria apelante negar lo hecho constar en el propio documento que expidió. El uso del medio de identificación cuestionado no viene aprobado por el artículo 85 del Código Notarial. Esa norma dispone con ocasión de la  comparecencia de personas extranjeras:  “Si en un acto o contrato intervinieren extranjeros, deberán ser identificados con base en los documentos previstos para tal efecto por la ley, las convenciones o los tratados internacionales” (énfasis agregado) y la legislación nacional no le da esos efectos a la cédula de identidad de otro país, pues el documento  previsto en condiciones ordinarias, es el pasaporte (como documento de viaje expedido por la autoridades de un país,  que identifica a una persona nacional de esa nación frente a  las autoridades de otro),  o el correspondiente documento emitido por Dirección General de Migración y Extranjería  según las distintas condiciones  reguladas por la Ley de Migración y su Reglamento. No existe la  posibilidad, alegada en el recurso,     de que la persona notaria autorizante utilice a su discreción uno u otro. Debe utilizar el oficial, pues así lo dispone el articulo 39 del Código Notarial, en los siguientes términos: “Los notarios deben identificar, cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneos.” (lo destacado no es del original) en relación el numeral 85 antes mencionado. Eso no significa que  otros documentos, como la cédula de identidad del extranjero,  no sea útil,  como medio que complementa  el citado deber, pero no para sustituir la obligación de consignar el documento oficial, sea, el pasaporte y sobre el tema, este Tribunal, en el Voto No.144-2014-TDN, de las  nueve horas treinta y cinco minutos del veinte de junio del dos mil catorce, explicó: ”IV.- Por otra parte, olvida la recurrente, que si bien la persona notaria pública, en la celebración de un matrimonio, debe observar los requisitos contenidos en el Código de Familia y respetar sus prohibiciones, también debe cumplir con las obligaciones y las formalidades dispuestas por el Código Notarial, cuyos artículos 30 y 31, disponen: “ La persona autorizada para practicar el notariado, en el ejercicio de esta función legitima y autentica los actos en los que interviene, con sujeción a las regulaciones del presente código y cualquier otra resultante de leyes especiales, para lo cual goza de fe pública. Las dependencias públicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento óptimo de su función” (artículo 30) y “El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de ley. En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él.” (Artículo 31). Una de estas obligaciones, es el deber de identificación, regulado, en forma general, en el artículo 39 del Código Notarial, que en el caso de los extranjeros se traduce en la obligación contenida en el numeral 85 siguiente, según el cual: “Si en un acto o contrato intervinieren extranjeros, deberán ser identificados con base en los documentos previstos para tal efecto por la ley, las convenciones o los tratados internacionales…Cuando personas extranjeras otorguen escrituras, el notario deberá tomar todas las medidas pertinentes para asegurarse de que los documentos de identificación y los poderes otorgados por ellos son auténticos.”, ambos relacionados con el artículo 83 ibídem, según el cual: “En la comparecencia se expresarán el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de identificación que porten con el número si lo tuviere, el estado civil, el número de nupcias, la profesión u ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son extranjeros.” . El deber de identificación, según se explicó en el Voto de este Tribunal 253-2010, de las nueve horas quince minutos del veintidós de julio del dos mil diez: “…tiene un contenido formal, vinculado con la estructura del instrumento y los documentos que deben ser presentados por los comparecientes y exigidos por el notario y un contenido material, mediante el cual, el notario llega a la convicción de que la persona que comparece es la misma quien dice ser y que no se trata de persona distinta: de una suplantación y es evidente que ambos aspectos están íntimamente vinculados y que para cumplir el segundo, no sólo deben utilizarse los documentos legalmente previstos para ese efecto, sino que como complemento y no en sustitución del oficial, cualquier otro documento, así como si fuera del caso, la utilización de testigos, para apuntalar la identificación y dar fiel cumplimiento a la norma que lo obliga a “ identificar, cuidadosamente y sin lugar a dudas”. Por esta razón, a pesar de que el señalamiento hecho por la entidad quejosa (el vencimiento del documento de identificación migratorio de uno de los contrayentes), no esta previsto en el Código de Familia, como un impedimento para realizar el acto, la utilización del documento legal adecuado y su vigencia (la potencia para producir los efectos por ellos dispuestos), sí constituyen requisitos considerados como necesarios por el Código Notarial para la apropiada constitución del acto notarial, pues atañe a la debida identificación de los contrayentes según disponen los numerales 39 y 85 ibid y su incumplimiento sí genera responsabilidad disciplinaria (artículos 18, 139 y 144 inciso e) ibidem)”. Así las cosas, no hubo preterición de prueba,  pues se dio más valor a una prueba que a otra y se expusieron las razones pertinentes, lo que resulta acorde con el articulo 155 del Código Notarial y   tampoco fue aplicada una presunción ilegal, pues existe respaldo suficiente para considerar que  no se utilizó y consignó  el documento pertinente al amparo de los efectos de la fe pública, ínsita en en los documentos expedidos por la notaria y remitidos al Registro Civil. Si bien la notaria alegó  pudo haber efectuado las correcciones correspondientes,  no se aprecian destruidos los efectos de la declaración matrimonial, que se estima una reproducción fidedigna de lo hecho constar en al escritura matriz, como concreción de lo sucedido. Y aún considerando la posición de la notaria que no aprecia, existiría falta, pues a pesar de que tiene la obligación de hacer constar en la escritura el documento que medió para identificar,  fue consignado uno distinto, a contrapelo de lo establecido en los artículos 83 y 89 citados.

Como corolario de lo expuesto, debe denegarse la caducidad de la potestad disciplinaria alegada y declararse sin lugar el recurso y en lo que fue objeto de apelación, confirmarse la resolución recurrida.