Resolución 00089-2024

El licenciado Emilio Carranza Solano en calidad de Apoderado Especial Judicial, mediante escrito incorporado al expediente electrónico en fecha siete de marzo del dos mil veinticuatro, apeló bajo los siguientes argumentos.

Que reconoce que se le solicitó por parte de la a quo a la parte actora presentar un juego de copias del escrito presentado al despacho el 28 de  julio de 2023, pero alega que esos escritos son copias de timbres, por lo que no tienen relevancia ni son necesarios para notificar a la parte demandada, no dan motivo para decretar el archivo del expediente.

En escrito de solicitud de continuación presentado el 30 de noviembre de 2023, el apelante solicitó que se continúe con la tramitación del expediente, este escrito no ha sido resuelto, y demuestra que no es cierto que la parte actora carezca de interés.

Que el expediente que se está ordenando archivar es el número CED3 que no es el de su representada.  Solicita revocar la resolución y continuar con el procedimiento, lo contrario es violentar el artículo 41 constitucional.

Conoce este Tribunal de la citada impugnación, conforme a la regla contenida en el artículo 157 del Código Notarial, que contempla dentro de los supuestos del recurso vertical, la resolución que impida el ejercicio de una acción, en relación con el numeral 67.3.2 del Código Procesal Civil, en la medida en que la resolución apelada, puso fin al proceso y para comprender mejor el asunto bajo estudio, conviene realizar el siguiente recuento. La denuncia versa sobre la escritura 61 del tomo 18 del protocolo de la notaria denunciada, bajo la cual se  traspasó un cuadraciclo placas [Placa1]. , [Nombre3], escritura en la cual supuestamente compareció la actora, lo cual indica la denunciante que es falso, como falsa es su rúbrica en esa escritura pública. De esa forma se inscribió ese traspaso de su vehículo a nombre de una persona a quien no conoce. En la denuncia la parte actora nombró al Lic. Carranza Solano como su representante judicial. En dicho proceso se solicitó a la actora corregir la acción civil y cancelar los timbres correspondientes cosa que cumplió. En sus agravios el apelante indica que la copia prevenida versaba sólo sobre los timbres.  No obstante no lleva razón el apelante en cuanto al contenido de lo prevenido, ya que se trata de una copia para notificar también la corrección de la demanda civil. La parte actora había contestado la prevención de la resolución de las 11:52 horas del 19 de julio de 2023 de la siguiente forma: “1. Si deseo ejercer acción civil resarcitoria -2. El DAÑO (unico) consiste en la PERDIDA DE LA TITULARIDAD DEL VEHÍCULO PLACA MOT 256950, como consta en los hechos de la demanda. Este daño se estima en la suma de tres millones de colones (#3.000.000).

La estimación total de la demanda es de Tres millones de colones y

Se cancelan los timbres y multas lo cual demuestra. Es así como el JUZGADO NOTARIAL en su resolución de las once horas treinta y uno minutos del treinta de agosto de dos mil veintitrés tiene por establecido el presente PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL CON PRETENSIÓN RESARCITORIA de [Nombre1]      contra [Nombre2]     , a quien se confiere traslado por el plazo de OCHO DÍAS; dentro de ese plazo debe informar respecto de los hechos denunciados y ofrecer la prueba de descargo que estime de su interés.  Indica dicha resolución ademas que: “de conformidad con los artículos 153 del Código Notarial y 19 de la Ley de Notificaciones, notifíquesele esta resolución a la parte denunciada, mediante cédula y copias de ley; ya sea personalmente o en su casa de habitación o domicilio registral. Al respecto, se debe tener en cuenta que si la notificación es en la casa de habitación del denunciado o en su domicilio registral, la cédula de notificación y copias podrán ser recibidas por cualquier persona que aparente ser mayor de quince años o por la propia persona denunciada; pero si la notificación se realiza en el lugar de trabajo u oficina, esta debe ser entregada únicamente a la persona denunciada.” Al final de dicha resolución, que es lo que aquí interesa, la jueza Licda. Gloriela Garro Fernández, hace la siguiente prevención:  “previo a expedir comisión a efecto de notificar la existencia del presente proceso a la notaria denunciada, se le previene a la parte denunciante aportar dentro del plazo de CINCO DÍAS, un juego de copias del escrito presentado al despacho a las trece horas once minutos del veintiocho de julio del dos mil veintitrés e incorporado al expediente electrónico en fecha treinta y uno de julio del dos mil veintitrés, bajo apercibimiento de que en caso de omisión y sin resolución que así lo indique; no se oirán sus gestiones posteriores y además se mantendrá el expediente en archivo temporal hasta el cumplimiento de lo prevenido anteriormente, sin perjuicio que una vez cumplida dicha prevención se continúe con el debido tramite del proceso. Lo anterior de conformidad con el artículo 27.2 del Código Procesal Civil.”  Esta resolución establece como sanción por el incumplimiento que se mantendrá el archivo temporal del expediente hasta el cumplimiento de la gestión y no se oirán las gestiones posteriores, razón por la cual la a quo indica en la resolución que rechaza la revocatoria y da curso la apelación que:  “no estaba en la obligación de atender el escrito incorporado al expediente electrónico en fecha treinta de noviembre del dos mil veintitrés”.    .

SOBRE LA DEMANDA DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y LA DENUNCIA DE  RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA DEL NOTARIO.    Esta materia está regida en el Código Notarial en los siguientes artículos:   Artículo 151°.-  Pretensión resarcitoria Quienes se consideren perjudicados por la actuación del notario podrán reclamar, dentro del procedimiento disciplinario, los daños y perjuicios que se les hayan causado y hacer efectivo su derecho sobre la garantía rendida. De producirse un arreglo en cuanto a la indemnización que corresponda al accionante, se entenderá por producido tal arreglo y que el actor renuncia a cualquier otra reclamación en vía jurisdiccional-civil. Artículo 152°.-  Formalidades de la denuncia La denuncia se dirigirá al órgano competente del Poder Judicial, según los artículos 140 y 141 de este código.  Deberá indicar los hechos correspondientes y las pruebas que se invocan como fundamento.  Podrá ser presentada en forma oral ante dicho órgano. Si se ejercitare una pretensión resarcitoria, se tendrá al denunciante como demandante.  En tal caso, este deberá litigar bajo el patrocinio de un abogado e indicar, en su demanda, en qué consisten los daños y perjuicios y su estimación. Artículo 153°.-  Traslado y notificación Sobre la denuncia y demanda, en su caso, el órgano competente dará un traslado por ocho días al notario.  Dentro de ese lapso el notario deberá referirse a los hechos investigados y ofrecer las pruebas que estime de su interés.  Si el proceso se tramitare en un órgano jurisdiccional, en la misma resolución se tendrá como parte al Director Nacional de Notariado, quien dentro del mismo lapso podrá ofrecer las pruebas que considere pertinentes. Para efectos de la notificación del traslado y notificaciones posteriores, se estará a lo previsto para los procesos civiles. En los casos de ausencia del notario sin apoderado inscrito, la notificación se realizará por medio de un edicto que se publicará en el Boletín Judicial y el proceso seguirá con un defensor público.  Un aspecto vital en el régimen disciplinario es el antiformalismo en régimen de las denuncias disciplinarias contra los notarios, tal y como esta regulado por el artículo 152 del Código Notarial, que requiere para dar traslado a la denuncia sólo lo siguiente.  “Deberá indicar los hechos correspondientes y las pruebas que se invocan como fundamento.  Podrá ser presentada en forma oral ante dicho órgano.”  Al autorizar el Código Notarial que la denuncia se haga de forma oral, queda claro que a efecto de hacer llamamiento a la responsabilidad disciplinaria no hay que presentar aspectos escritos y basta, en su expresión mas mínima, que el denunciante indique oralmente cuales son los hechos y las pruebas.  Este aspecto nos lleva a determinar que hay que hacer una distinción entre los requisitos de la demanda civil y la denuncia disciplinaria, y ambos aspectos deben, de ser necesario, tramitarse de forma separada, a efecto de que la demanda de responsabilidad civil no implique un atraso a la tramitación del aspecto esencial en nuestra materia, que es el régimen disciplinario. El régimen de responsabilidad civil es un régimen general de derecho que puede ser conocido también por la jurisdicción civil de conformidad con el artículo 1045 del Código Civil, pero puede conocerse de forma más expedita y concomitante con el disciplinario por esta jurisdicción, pero no debe de ninguna manera atrasarse el conocimiento del régimen de responsabilidad disciplinaria por aspectos que atañen solo al régimen de responsabilidad civil.  En el caso en cuestión, corresponde al Juzgado, como bien hizo, dar un término corto de 5 días para cumplir con los requerimientos de la demanda civil, pero haciendo una clara distinción en el sentido de que en caso de incumplimiento de los requisitos para continuar la demanda civil, el procedimiento disciplinario continuará sin dilaciones a efecto de prevenir por ejemplo una prescripción de dicha responsabilidad.  Al respecto es importante tomar en cuenta que en este caso todas las copias de los escritos solicitados por la a quo  constan en el expediente digital, no obstante la notificación, por ahora, es personal y con copias de conformidad con el artículo 19 de la Ley de Notificaciones Judiciales Nº 8687, la cual si acepta excepciones en el tanto sean fijadas por la ley.  Al respecto, la a quo en la resolución comentada hizo su fundamentación en el siguiente artículo del Código Procesal Civil, el cual indica: “27.2 Copias. Cuando sea posible presentar documentos o escritos por medios telemáticos, informáticos o de nuevas tecnologías, o fueran incorporados a la carpeta escaneados o por otros medios, no se requerirá la presentación de copias. De los demás escritos y documentos que se presenten se acompañarán tantas copias como personas litigantes haya. Las copias de planos se reducirán al tamaño de papel carta. De los documentos se presentará una copia más para que figure en el expediente. Se considerarán, como una sola persona litigante, los que litiguen unidos y bajo una misma representación. Si no se presentaran las copias de la forma establecida o se presentaran incompletas, sucias, con borrones, ilegibles o extendidas en retazos de papel, el tribunal ordenará que se presenten como corresponde dentro del tercer día, bajo el apercibimiento de no atender la gestión en su omisión. El presentante será el responsable de su exactitud. No habrá necesidad de acompañar copias de libros o folletos pero estos deberán estar a disposición de los litigantes. Para la presentación y conservación de copias se puede utilizar cualquier medio tecnológico.”   Sobre esta manera rige la CIRCULAR No. 100-2023 que modifica la circular 206-2021, relativa al  “Deber de la parte de aportar las copias para realizar las notificaciones personales ordenadas cuando así se disponga”.  En esta Circular se dispuso: A LAS OFICINAS DE COMUNICACIONES JUDICIALES, DESPACHOS QUE CONOCEN MATERIA CIVIL Y PERSONAS USUARIAS EN GENERAL SE LES HACE SABER QUE: El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión N°25-2023 celebrada el 28 de marzo de 2023, artículo VII, aprobó las recomendaciones remitidas por la Comisión de Comunicaciones Judiciales, mediante oficio 11-CCJ-2023 del 03 de marzo de 2023, que dan respuesta a lo solicitado por la Auditoría Judicial en el punto 3.3. del oficio N°1685-125-IAO-SAO-2022, por lo que se dispuso modificar la circular 206-2021, en los siguientes términos: a) Modificar el párrafo final del apartado 2.10 de la circular 206-21 en cuando indica: “Es importante mencionar que en las tres reformas antes citadas no se obliga aportar las copias de la documentación que aporte la parte actora, por ello se debe de tener cuidado de no ejecutar alguna notificación por ausencia de copias en estas materias.”. b) En su sustitución se deberá leer: “Es importante mencionar que conforme los artículos 27.2 del Código Procesal Civil y 19 de la Ley de Notificaciones Judiciales, la parte interesada debe aportar las copias respectivas para la realización de la notificación personal, principalmente, la resolución inicial de cada proceso. Se exceptúan aquellos casos en que el órgano judicial indique que se puede practicar la notificación sin copias. Por ejemplo, cuando se ordena la notificación personal de resoluciones de mero trámite.”.  De esta forma queda claro que debe solicitarse a la parte denunciante y demandante, en principio, que presente las copias, carga procesal necesaria para que el notificando tenga acceso a todas las copias que constan en el expediente y así garantizar su derecho a la defensa y al debido proceso, especialmente por el término que se le da para que conteste, y por ello debe durante ese término contar con todos los documentos necesarios para contestar la demanda . Debe no obstante observarse las particularidades de esta jurisdicción a efecto de garantizar simultaneamente los principios de acceso a la justicia y debido proceso tomando en cuenta el principio de la antiformalidad que caracteriza esta jurisdicción y su finalidad esencial que es asegurar la corrección disciplinaria en la función del notario público. Visto lo indicado por esta norma, toda vez que el escrito ya se encontraba digitalizado, lo correcto era proceder de innmediato a la notificación de la parte disciplinaria, ya que para este caso el principio de antiformalismo indica que basta con notificar la denuncia y la enumeración de la prueba, que si se hace oral, bastará con que el juzgado imprima la recepción de la denuncia donde debe de constar todos los elementos que constan en el expediente para hacer la notificación.  Distinto es el caso de la parte civil, donde si bien el a quo pudo hacer ver a la parte que en el expediente digital constaba incorporado el escrito que cumple la prevención referida a la acción civil, y transcribir la corrección de la demanda que hizo el actor, a efecto de no atrasar los procedimientos. Con el fin de garantizar que la parte demandada contara en el momento de la notificación de todos los documentos necesarios para el ejercicio de su defensa, la a quo dentro de su competencia, debe solicitar las copias respectivas, y era la obligación de la parte actora aportarlas, cosa que no hizo.   No obstante, de lo que si debe tomarse nota, es que no procede atrasar más los procedimientos disciplinarios, ya que claramente el Código Notarial permite hacer denuncias y demandas de forma oral, lo que conlleva que a la hora de notificar, se haga ver a la parte la existencia de la transcripción de la denuncia oral, la cual de oficio debe hacer el Juzgado, ya que en este caso, no sólo priva el interés privado a obtener una indemnización, sino tiene la mayor relevancia el interés público a garantizar la corrección de la función pública notarial.  De igual forma, debe de declararse con lugar el recurso de apelación, toda vez que dada la especialidad de esta materia, el Juzgado debe velar en primer lugar por garantizar el fin público de garantizar la corrección de la función notarial evitando formalidades que sean atrasos innecesasrios para la justicia pronta y cumplida. Claramente, la parte actora debió de haber cooperado con el Juzgado y presentar la copia solicitada en el término dado, o solicitar las aclaraciones y correcciones del caso, esto de conformidad con el artículo  4.2 del Código Procesal Civil que indica: “4.2 Deberes. Las partes y los intervinientes deberán ajustar su conducta a la buena fe, a la lealtad, a la probidad, al uso racional del sistema procesal, al respeto debido de los sujetos procesales y al deber de cooperación con la administración de justicia, evitando todo comportamiento malicioso, temerario, negligente, dilatorio, irrespetuoso o fraudulento“.  No obstante, esa omisión no debió implicar un atraso a la tramitación del proceso disciplinario, y la a quo debió de haber, siguiendo el principio de justicia pronta y cumplida constitucional, continuado el proceso haciendo los ajustes permitidos por ley para, sin generar indefensión a la parte demandada, impulsar el procedimiento disciplinario para que cumpla su objetivo.  Razón por lo cual, las omisiones de la parte actora, no obstante implican una falta a sus deberes procesales, no debe implicar el archivo del expediente, y menos aún cuando la sanción dada a esa falta en la resolución que se cita como fundamento de la misma es que la parte no sería oída hasta que cumpliera, y el archivo provisional y no definitivo del expediente.

CONCLUSIONES DE COMO ALCANZAR UN PROCEDIMIENTO AJUSTADO AL FIN DEL PROCESO. Debe la a quo tomar en cuenta lo que ordena el Código Notarial en su Artículo 163° que indica.-  [...] aplicación de procedimientos. En todo momento, los órganos competentes para conocer de materia disciplinaria podrán [...] establecer los procedimientos ajustados al debido proceso, que estimen necesarios para cumplir con su cometido. En lo que no resulte contrario a esta ley, se aplicarán las disposiciones del Código Procesal Civil.” Esta norma permite al órgano que conoce el asunto hacer modificaciones a la normativa procesal que sean necesarios para los fines específicos y particulares del procedimiento disciplinario.  El procedimiento disciplinario tiene como principal función ser correctivo para el notario, para asegurar que sus funciones se realicen dentro de la ética y normativa  establecida es el central  y característico en este proceso.  El a quo debe en todo momento interpretar la normativa y ajustarla a este fin de corregir al notario y su función.  De ahí que debe tomarse en cuenta lo que indica el Código Procesal Civil que establece: “24.4 Actuación procesal por medios tecnológicos. Sujeto al acatamiento de los mecanismos de autenticación y seguridad establecidos, los tribunales, las partes y demás intervinientes en el proceso podrán utilizar los medios tecnológicos autorizados para la realización de cualquier acto procesal, aun para la recepción de prueba.” De esta forma es el deber del a quo ajustar los procedimientos a las características del régimen disciplinario notarial, que busca facilitar el proceso de denuncia y llamado de responsabilidad al notario. De ahí que la correcta aplicación de la normativa conlleva a reducir las cargas procesales en lo que no sean necesarias para alcanzar los objetivos del proceso, y en particular, en lo que corresponde a las copias, debe interpretarse ampliativamente la normativa del Código Procesal Civil que indica: “27.2 Copias. Cuando sea posible presentar documentos o escritos por medios telemáticos, informáticos o de nuevas tecnologías, o fueran incorporados a la carpeta escaneados o por otros medios, no se requerirá la presentación de copias.”  Y ahí la a quo debe verificar eso sí, si la notificación que se realiza cumple con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley de Notificaciones Judiciales, que indica: “En los casos previstos en este artículo, la notificación se acompañará de todas las copias de los escritos y documentos, salvo disposición legal en contrario.“  De ahí que por ello, la a quo para cumplir con lo ordenado por esa normativa haya solicitado para efectos de notificación todas las copias de los escritos y documentos referidos a la notificación a realizar, a lo cual se allanó la parte actora, al no pronunciarse sobre los requisitos de la presentación de las copias y hasta estas alturas mantiene ese incumplimiento. De ahí que deba de hacerse una distinción, entre notificaciones referidas al aspecto disciplinario, para las cuales rige el principio de antiformalismo, caso en el cual para la notificación del notario, basta cumplir con lo ordenado en el artículo 152 del Código Notarial, indicando a la parte los hechos correspondientes y las pruebas que se invocan como fundamento.  Teniendo estos requisitos mínimos puede hacerse la notificación de la acción disciplinaria, y si la denuncia es oral, corresponderá al juzgado insertar en la notificación el contenido de la denuncia formal, y si hay otros documentos deberá incorporarlos en la notificación.  En lo que corresponde a la acción civil, la notificación se tendrá hecha hasta tanto se cumpla el requisito de tener todas las copias que correspondan, y si no fue del caso, hasta tanto la parte denunciada haya contestado la denuncia y haya fijado dirección electrónica y tenga acceso al expediente digital, no deberá tenerse notificada a la parte demandada, ya que no se ha demostrado que tenga acceso al expediente digital.  Pero en el momento en que se demuestra que la parte demandada tiene acceso al expediente digital y ha fijado dirección de correo electrónico para notificaciones, ya el juzgado podrá ordenar la notificación de la demanda civil, esta vez indicando  que las copias correspondientes de los documentos que no se entregaron con la primera notificación se encuentran en el expediente digital, y que por tener acceso la parte al expediente digital no es necesario presentar las copias ya que eso sería redundante e incesesario de conformidad con los artículos 2.5 y 3.3 del Código Procesal Civil, ya que se ha demostrado que la parte tiene acceso al expediente digital y por lo tanto a las copias necesarias para ejercer su defensa.  Se alcanza así el principio de justicia pronta y cumplida y el principio del debido proceso que guardan nuestra Constitución Política.  Es así como de considerarlo necesario, el Juzgado cuando haga la notificación electrónica de la demanda civil, podrá hacer indicación de que en el expediente electrónico constan todos los documentos presentados por el denunciante o demandante debidamente escaneados, si es necesario indicando expresamente cuales son, e incluyendo eso sí, a discreción del a quo, las copias de los documentos referidos a la denuncia que hayan aportado las partes, y la transcripción, cuando el a quo así lo determine para asegurar el debido proceso, de los documentos o manifestaciones digitales que consten en el expediente electrónico. La notificación no se hace a cualquier persona, se hace a un jurista que debe saber sobre el uso de los medios electrónicos en su trabajo, y de ahí que se podrá tener como debidamente notificado con la indicación de los medios electrónicos debidamente incorporados al expediente, las copias que consten en autos para ese fin, y la inserción en la notificación de los elementos que el a quo considere sea necesarios para asegurar en todo momento el principio del debido proceso. De esta forma, podrá el juzgado procurar la continuación del proceso disciplinario si por alguna razón válida deba de declararse inadmisible la demanda civil o archivarse, toda vez que el procedimiento disciplinario puede considerarse independiente de la demanda civil, y la razón de la inclusión de la demanda civil en este procedimiento tiene como finalidad principal facilitar al usuario que pueda de forma más expedita discutir este aspecto, buscando economía procesal.  No debe el archivo del procedimiento de demanda civil influir per se en el procedimiento referido a la acción disciplinaria, y deben en ese caso si es así procedente continuarse el procedimiento disciplinario.  En lo que corresponde a la acción civil el principio del antiformalismo no tiene el mismo rigor, toda vez que lo que prima es un interés de la parte que también puede ser tramitado en cualquier jurisdicción civil, y se tramita, por economía procesal en esta, ya que se procura una mayor celeridad y una jurisdicción especializada en las particularidades de la función notarial.