Reglamento sobre el archivo de referencias y copias de instrumentos públicos en la actividad notarial

Por el presente reglamento se determinan los alcances de la conservación documental a cargo del notariado público, sobre las reproducciones, documentos o comprobantes relativos a sus actuaciones, así como aquellos referidos en las escrituras matrices y que, conforme a la ley, deben quedar en su poder. Además, se establecen las medidas de orden y cuidado para su adecuado registro y resguardo en la oficina notarial, lo cual podrá ser objeto de fiscalizaciones por las autoridades competentes.

El archivo de referencias está conformado por el compendio de documentos, ya sean públicos o privados, que le hayan servido de base al notario para autorizar sus actuaciones notariales matrices protocolares o documentos extraprotocolares, así como sus reproducciones.

Es posible resguardar en él, además de los documentos escritos que comúnmente se usan para la conformación de actos notariales, fotografías, videos, audios y cualquier otro tipo de archivo que le permita al notario un medio probatorio idóneo para los fines propuestos.

El archivo de copias de instrumentos públicos se conforma por su parte, de una copia física o digital, fiel y actual de las actuaciones protocolares hechas y autorizadas por el notario.

Ambos deben ser preservados en la forma dispuesta por el Código Notarial y la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, el Reglamento de documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico -en lo que le resulte aplicable- y el presente Reglamento.

Por medio de los archivos de referencias y copias de instrumentos, el profesional notarial garantiza un medio probatorio que acredite el oportuno cumplimiento de requisitos y condiciones, así como la legalidad de sus actuaciones, constituyendo además un resguardo elemental de la matriz y la fuente idónea que posibilita restablecer la seguridad jurídica ante la pérdida de información, que pueda derivarse del robo, destrucción o extravío de los actos contenidos en el protocolo notarial.

Aunque en este Reglamento se autoriza la conformación de los archivos en formatos electrónicos y con documentos digitalizados, es obligación de cada notario establecer la mejor forma de conservación de sus actos y pruebas documentales para así resguardar la integridad de estos, entendiendo que en algunos casos la copia o digitalización de documentos pueden hacer menor la fuerza probatoria a la que se deben los archivos, en esos casos, el profesional notarial decidirá bajo su conocimiento cuál es el medio idóneo de conservación.

Corresponde a cada notario la custodia, conservación y actualización de toda la documentación formalmente incorporada en sus archivos de referencia y copias, quien deberá cumplirlo garantizando la existencia, pertinencia e integridad de la documentación que contiene independientemente del formato escogido. Este deber se mantendrá por diez años según lo establecido en los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, que correrán a partir de la fecha de autorización del acto al que correspondan, salvo que la ley disponga otro plazo.

En acatamiento de las disposiciones normativas, quedarán en custodia del notario, a partir de los actos o contratos protocolares que autorice, los siguientes documentos:

Los notarios podrán conservar en su archivo de referencias, documentos referentes a actuaciones Extraprotocolares; para facilitar su custodia se llevarán en legajo o carpeta separada de las referencias protocolares, y se deberán ordenar por periodos de un año. Conservarán los documentos que sean requeridos por ley, y aquellos otros que optativamente le faculte este reglamento, entre ellos:

Los notarios mantendrán una copia paralela de su protocolo en uso debidamente actualizada, que deberá mostrar fielmente lo realizado en cada escritura, las firmas de las partes y cualquier nota de corrección o circunstancia que se diera en el acto escrito. El notario debe asegurarse de que la copia obtenida sea legible y completa.

Las copias se producirán en el mismo orden cronológico de la matriz, una vez que haya sido utilizado de forma plena cada folio, y luego de la autorización de las escrituras allí contenidas. En caso de que un instrumento sea corregido o bien modificado en la matriz por otro acto posterior, se reemplazará la copia anterior de este por otra más reciente, una vez plasmadas las notas de corrección o bien las notas marginales de referencia, según corresponda.

El notario deberá llevar sus archivos y registros ordenados en forma congruente por cada tomo de protocolo y de conformidad con la presente normativa, respetando un orden cronológico que será determinado por la hora y fecha del otorgamiento del respectivo acto o contrato.

Una vez concluido el tomo de protocolo, se tendrá por cerrado el archivo de referencias y de copias que le corresponde, retomándose con el siguiente tomo. Se deberán conservar los documentos originales o sus copias auténticas, según la forma que autorice expresamente la ley.

Los documentos que por disposición legal deban ser incorporados al archivo de referencias y copias se mantendrán siempre bajo responsabilidad del notario y se custodiarán en soporte físico, digitalizado o electrónico, tomando en consideración, para su conservación, tanto la idoneidad como el valor probatorio que conlleva el formato escogido.

Para la conservación de documentos electrónicos o digitalizados, el notario deberá optar por el uso de un tipo o clase de fichero que sea compatible, en el que además la firma digital pueda ser validada por medio del verificador oficial de certificados digitales.

Deberá realizarse la migración de los documentos digitales a nuevas versiones, cuando proceda, con el fin de evitar su caducidad por obsolescencia y para garantizar su acceso.

Al digitalizarse documentos físicos con el propósito de resguardarlos en el archivo de referencias digital, debe respetar las características del original tanto en tamaño como proporción. Para documentos de formatos no tradicionales se podrán aplicar procesos de reducción de imagen.

La Dirección Nacional de Notariado emitirá un instructivo para la confección del archivo de referencias y la conservación de copias de instrumentos públicos solicitados por el Código Notarial y los demás lineamientos normativos, con el fin de establecer la forma de llevar ambos mecanismos.

Una vez transcurrido el plazo de custodia de los archivos de referencia de diez años, el notario podrá eliminar de manera segura los documentos almacenados, en resguardo del principio de actualidad de los datos personales. No obstante, podrá conservar indefinidamente la copia de su tomo de protocolo sí así lo dispone, una vez transcurrido ese mismo plazo de custodia.

Cuando resguarde su archivo en soporte físico, la eliminación de la documentación deberá hacerse mediante triturado del papel, o medios similares, de forma que razonablemente se impida obtener o reproducir su contenido con facilidad, o transformándolo en material no legible; el cual una vez procesado podrá disponerse su reciclaje.

En el caso de los documentos digitales, podrá optarse por el mecanismo básico de eliminación segura de estos ficheros que ofrezca el mismo sistema operativo utilizado por el notario; sin embargo, se sugiere la supresión mediante mecanismos que inutilicen o impidan su recuperación por medios convencionales.

Si el notario realiza eliminación de medios magnéticos o equipos que contengan la información de su oficina notarial, deberá asegurar su inutilización física, y disponerlos de forma segura mediante los servicios de recolección de residuos no convencionales.

En caso de fallecimiento o ausencia definitiva del notario titular de la información, sus sucesores o encargados podrán disponer en la forma antes indicada la eliminación de la documentación resguardada en la oficina notarial; una vez que hayan concluido las diligencias administrativas que competen a la Dirección Nacional de Notariado.

Los presentes lineamientos derogan de manera expresa los anteriores: Lineamientos con las disposiciones de carácter obligatorio para todos los notarios que opten por llevar sus archivos de referencia en soporte digital del 14 de enero de 2015, y los Lineamientos para la organización de los archivos de referencia en soporte papel del 14 de mayo de 2015, así como cualquier otro anterior que se oponga a las disposiciones emitidas en este cuerpo normativo.