Artículo 11 — Eliminación segura de documentos — Reglamento sobre el archivo de referencias y copias de instrumentos públicos en la actividad notarial

Una vez transcurrido el plazo de custodia de los archivos de referencia de diez años, el notario podrá eliminar de manera segura los documentos almacenados, en resguardo del principio de actualidad de los datos personales. No obstante, podrá conservar indefinidamente la copia de su tomo de protocolo sí así lo dispone, una vez transcurrido ese mismo plazo de custodia.

Cuando resguarde su archivo en soporte físico, la eliminación de la documentación deberá hacerse mediante triturado del papel, o medios similares, de forma que razonablemente se impida obtener o reproducir su contenido con facilidad, o transformándolo en material no legible; el cual una vez procesado podrá disponerse su reciclaje.

En el caso de los documentos digitales, podrá optarse por el mecanismo básico de eliminación segura de estos ficheros que ofrezca el mismo sistema operativo utilizado por el notario; sin embargo, se sugiere la supresión mediante mecanismos que inutilicen o impidan su recuperación por medios convencionales.

Si el notario realiza eliminación de medios magnéticos o equipos que contengan la información de su oficina notarial, deberá asegurar su inutilización física, y disponerlos de forma segura mediante los servicios de recolección de residuos no convencionales.

En caso de fallecimiento o ausencia definitiva del notario titular de la información, sus sucesores o encargados podrán disponer en la forma antes indicada la eliminación de la documentación resguardada en la oficina notarial; una vez que hayan concluido las diligencias administrativas que competen a la Dirección Nacional de Notariado.