Artículo 9 — Gestión del soporte documental — Reglamento sobre el archivo de referencias y copias de instrumentos públicos en la actividad notarial

Los documentos que por disposición legal deban ser incorporados al archivo de referencias y copias se mantendrán siempre bajo responsabilidad del notario y se custodiarán en soporte físico, digitalizado o electrónico, tomando en consideración, para su conservación, tanto la idoneidad como el valor probatorio que conlleva el formato escogido.

Para la conservación de documentos electrónicos o digitalizados, el notario deberá optar por el uso de un tipo o clase de fichero que sea compatible, en el que además la firma digital pueda ser validada por medio del verificador oficial de certificados digitales.

Deberá realizarse la migración de los documentos digitales a nuevas versiones, cuando proceda, con el fin de evitar su caducidad por obsolescencia y para garantizar su acceso.

Al digitalizarse documentos físicos con el propósito de resguardarlos en el archivo de referencias digital, debe respetar las características del original tanto en tamaño como proporción. Para documentos de formatos no tradicionales se podrán aplicar procesos de reducción de imagen.