Artículo 3 — Finalidad — Reglamento sobre el archivo de referencias y copias de instrumentos públicos en la actividad notarial

Por medio de los archivos de referencias y copias de instrumentos, el profesional notarial garantiza un medio probatorio que acredite el oportuno cumplimiento de requisitos y condiciones, así como la legalidad de sus actuaciones, constituyendo además un resguardo elemental de la matriz y la fuente idónea que posibilita restablecer la seguridad jurídica ante la pérdida de información, que pueda derivarse del robo, destrucción o extravío de los actos contenidos en el protocolo notarial.

Aunque en este Reglamento se autoriza la conformación de los archivos en formatos electrónicos y con documentos digitalizados, es obligación de cada notario establecer la mejor forma de conservación de sus actos y pruebas documentales para así resguardar la integridad de estos, entendiendo que en algunos casos la copia o digitalización de documentos pueden hacer menor la fuerza probatoria a la que se deben los archivos, en esos casos, el profesional notarial decidirá bajo su conocimiento cuál es el medio idóneo de conservación.