Resolución 00033-2018

Identificación de los comparecientes    Los notarios deben identificar, cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneo.     En el acto o contrato notarial, deben indicar el documento de identificación y dejarse copia en el archivo de referencias, cuando lo consideren pertinente. ARTÍCULO

Capacidad de las personas    Los notarios deberán apreciar la capacidad de las personas físicas, comprobar la existencia de las personas jurídicas, las facultades de los representantes y, en general, cualquier dato o requisito exigido por la ley para la validez o eficacia de la actuación. ARTÍCULO

Representaciones    Cuando el compareciente actúe en nombre de otra persona, física o jurídica, deberá indicarse a quién representa, con expresión del nombre y los apellidos de esta, así como las calidades referidas en el artículo anterior y, en su caso, la clase y el número, si lo tuviere, del documento de identificación o el nombre, el domicilio y la dirección exactos de la persona representada.     El notario público dará fe de la personería vigente con vista del documento donde conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha; además, dejará agregado el poder original en su archivo de referencias. Cuando la personería conste en registros públicos, indicará la personería vigente con vista del registro respectivo. De comprobarse que la personería indicada no está vigente, se cancelará el asiento de presentación.     Si intervinieren entidades de derecho público, el notario deberá dar fe con vista del acuerdo o aviso publicado en La Gaceta.     Tratándose de menores costarricenses, el notario público deberá dar fe de la representación respectiva con vista de las citas de inscripción del nacimiento en el Registro Civil.     Cuando un acto o contrato se realice por medio del apoderado, el notario deberá consignar las referencias del instrumento donde consta dicho poder. ARTÍCULO

Notas marginales de referencia    Siempre que se adicione, rescinda o modifique, en cualquier forma, el contenido de una escritura pública o se revoque o modifique un testamento o un poder especial, por medio de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última estará obligado a consignar, mediante nota marginal en la escritura adicionada, rescindida, modificada o revocada, el nombre y los apellidos del notario, el tomo, folio y número de la escritura donde se realizó la adición, revocación, rescisión o modificación, si fuere el tomo del protocolo en uso.     Si el tomo del protocolo donde debe consignarse la nota marginal indicada en el párrafo anterior perteneciere a otro notario o estuviere depositado en el Archivo Notarial, el otorgante de la modificación deberá notificar al otro notario para que este la lleve a cabo o al Archivo Notarial; en tal caso, acompañará la nota con el índice notarial respectivo, para que el Archivo la consigne dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de la notificación.     La notificación podrá realizarse personalmente o por telegrama, correo certificado o facsímil.     El notario que incumpla lo establecido en este artículo será sancionado de conformidad con este código."   La condición de compareciente y de la parte en el acto o contrato pueden coincidir en una misma persona o, por el contrario, recaer sobre distintas personas.  Coincide, cuando el compareciente es la misma persona titular del derecho; y difiere, cuando el compareciente actúa en representación de otra persona, sea ésta física o jurídica.  Es claro que, en la práctica, los efectos de una inadecuada comprobación de la autenticidad de un mandato, equivalen a una incorrecta identificación del compareciente, pues en ambos supuestos, la consecuencia del error será el permitir la comparecencia de quien no tiene la capacidad para actuar -en nombre propio o ajeno- suplantando al verdadero titular del derecho objeto del acto o contrato.  Por estas razones, los notarios están obligados a establecer -de previo al acto- la legitimidad y vigencia de los poderes que facultan al compareciente para actuar en nombre y representación de la parte negocial. Esta comprobación empieza necesariamente por la determinación de la autenticidad del documento continente del poder (testimonio o certificación).  Superada esta primera fase, es imprescindible establecer que el poder, válidamente otorgado y real, aún conserva los efectos necesarios para la actuación rogada y que sus alcances son suficientes para el acto rogado.  Por ello, los notarios deben hacer los estudios registrales -cuando corresponda a poderes inscritos- y asegurarse de que los no inscribibles no han sido revocados o modificados.(...)   Sobre el particular, ya se ha dicho en el pasado:"...cuando, como ocurre en el caso, quien comparece ante una notaría, lo hace en representación de un tercero, es obligación del cartulario comprobar las facultades de los representantes y, en general, cualquier dato o requisito exigido por la ley para la validez o eficacia de la actuación, según dispone el numeral 40 del Código Notarial y dar fe  de la personería vigente con vista del documento donde conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha (artículo 84 ibídem). Esto implica, que en casos como el que nos ocupa, no sólo verificar que la reproducción del poder especial presentado cuente formalmente con los requisitos de todo documento notarial, como son, el papel de seguridad, el sello blanco y la firma que debe tener el testimonio con que se legitima la actuación del representante (artículos 70, 73 y 76 ibíd), sino también, asegurarse de la vigencia del poder del que dará fe, lo que se traduce en el caso, en la necesaria consulta ante el Registro Civil, pues la muerte es causa de extinción del mandato  (artículo 1287 inciso 5) del Código Civil) y la defunción se inscribe ahí, todo en la idea de que el notario esta obligado a asesorar a las partes y realizar los estudios registrales respectivos, estándole  vedado autorizar instrumentos inválidos, ilegales o ineficaces (artículos 7 inciso d) en relación al 34 incisos f) y g) del Código Notarial). Debe agregarse, que aún y cuando no tuviera acceso al padrón electoral vía internet, si podía acceder al Registro Civil y realizar la consulta. En todo caso, no debe obviarse un aspecto fundamental en el asunto, y es que el profesional debe asegurarse, como se dijo y se recalca, de la vigencia del poder y para esto, no resulta suficiente la sola verificación de los requisitos formales del testimonio y la consulta en el Registro Civil, pues los poderes también se extinguen con la revocación del mandato, y si bien estos poderes no se inscriben en un Registro Público, sí debe consultarse la marginal de la escritura donde se otorgó, a fin de establecer si fue adicionado, rescindido o modificado, en los términos establecidos en el artículos 97 del Código Notarial, según el cual, cuando: "se  adicione, rescinda o modifique, en cualquier forma, el contenido de una escritura pública o se revoque o modifique un testamento o un poder especial, por medio de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última estará obligado a consignar, mediante nota marginal en la escritura adicionada, rescindida, modificada o revocada, el nombre y los apellidos del notario, el tomo, folio y número de la escritura donde se realizó la adición, revocación, rescisión o modificación, si fuere el tomo del protocolo en uso.    Si el tomo del protocolo donde debe consignarse la nota marginal indicada en el párrafo anterior perteneciere a otro notario o estuviere depositado en el Archivo Notarial, el otorgante de la modificación deberá notificar al otro notario para que este la lleve a cabo o al Archivo Notarial; en tal caso, acompañará la nota con el índice notarial respectivo, para que el Archivo la consigne dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de la notificación. La notificación podrá realizarse personalmente o por telegrama, correo certificado o facsímil.    El notario que incumpla lo establecido en este artículo será sancionado de conformidad con este código.". Resulta evidente que si el notario acusado hubiera realizado esta verificación, lo que no se demostró en autos, es razonable suponer que se hubiera percatado de la inexistencia de la escritura y consecuentemente de la falsedad el testimonio y de su inidoneidad para fundar el otorgamiento y autorización de las realizadas ante sus oficios. Sin embargo, la escritura se autorizó, se dio fe de la vigencia del poder y se expidió el testimonio que reproduce este contenido fedatario frente a terceros, cuando esto no era cierto y sin que se demostrare haber realizado las acciones antes citadas, pues más bien, el notario acusado parece reducir su acción a la verificación de los requisitos del testimonio. De tal manera que la actuación del notario acusado, si bien no se considera dolosa, si resulta contraria a sus obligaciones," (Tribunal Disciplinario Notarial, voto 0087-2010, de las nueve horas veinticinco minutos del once de marzo de dos mil diez.  Redactó el Juez Superior, licenciado Juan Federico Echandi Salas). Estas simples medidas, habrían terminado por confirmar la falsificación, evitando así, el otorgamiento de la escritura de traspaso, y en el mejor de los escenarios, permitiendo la aprensión de quien pretendía concretar -por esta ilícita vía- la comisión de la ilícito legitimación de un vehículo "gemeleado".  Nada de ésto hizo el notario (...), y permitió el despojo con el cúmulo de omisiones en que incurrió.  Esta diligencia, impuesta no sólo por derivación de una obligación legal, sino por la lógica y el sentido común, sí la tuvieron la posterior y última compradora y la notaria autorizante de ese acto. (...) Con su actuar, el notario (...), incumplió los deberes establecidos en los artículos 6, 7 inciso d), 31, 34 incisos a, f y m; 36, 39, 40 y 124 del Código Notarial.  La omisión en la comprobación de la personería que se le presentó al rogar sus servicios y lo llevó a autorizar una escritura en la que se dio fe de la comparecencia de quien en realidad no tenía facultades para disponer de un bien mueble, como lo hizo, sustrayéndolo de la esfera patrimonial de su legítima propietaria.  Luego, expidió un testimonio dando apariencia de veracidad y legalidad a un acto que no tenía esas condiciones, lo que hace falso al testimonio que incluso resultó inscrito.  Por todo lo indicado, el notario se ha hecho acreedor a una sanción y en consecuencia, que más bien debió ser bastante superior a la impuesta por la juzgadora de primera instancia, aspecto que no puede ser modificado aquí y ahora, por ser el acusado el único apelante y en respeto al principio de no reforma en perjuicio.  En cuanto a las hipótesis que propone, se omite pronunciamiento, por impertinentes y haberse contestado ya con lo arriba dicho.- (Tribunal Disciplinario Notarial, voto número 110-2013, de las catorce horas cincuenta minutos del viernes catorce de junio de dos mil trece.  Redactó el Juez Superior Chaves Ortiz).”