Reglamento del Registro Nacional de Notarios.

CONCEPTOS:

ASIENTO MATRIZ NOTARIAL:

Es el que respalda la inscripción de la resolución firme, dictada por la Dirección Nacional de Notariado. Consta en éste la inscripción o habilitación del notario público. Es un asiento con efectos a perpetuidad, no está expuesto a caducidad y sólo podrá variarse a requerimiento de una Autoridad Jurisdiccional. El mismo, surge a solicitud del Profesional interesado en ejercer o inscribirse como notario, y una vez juramentado dicho profesional, nace este asiento matriz notarial; mismo que se conformará del asiento registral informático y del asiento físico, este último se llevará en tomos de quinientos folios, identificados con número de tomo, el folio y el asiento y una vez concluido, deberá consignarse una razón final, indicando el número de folios y asientos, así como cualquier otra observación que se haya presentado en el volumen.

La resolución es plena, eficaz y tiene efectos ejecutivos, declarativos y publicitarios. Lo anterior, porque constituye un derecho extrapatrimonial que fija la condición de fedatario con ostensible carácter de generalidad -erga omnes- y permanencia. Por esa razón sólo podrá rectificarse por resolución judicial.

Cada notario, tanto los habilitados con el régimen anterior como el actual, contará con ese asiento.

Considerando que los notarios consulares, ejercen sus cargos por Ministerio de Ley, y siendo que en algunos casos, quien es nombrado en ese cargo, no es un profesional en derecho, la inscripción se llevará a cabo en un apéndice del Registro Nacional de Notarios.

Amplíese la conceptualización del asiento matriz con el notario institucional creado por la jurisprudencia de la Sala Constitucional que está bajo el régimen del empleo, con limitación del servicio cuando en el acto o contrato figure como parte la Institución Pública para la cual labora, sin pago de horarios y sin ejercer externamente, aspecto que así se indicará en la razón de apertura del protocolo.

Los cambios en la identificación del notario inscrito -para lo cual deberá aportar documento idóneo- requerirán de resolución, publicidad e inscripción.

ASIENTO NOTARIAL REGISTRAL:

Tiene íntima relación con el asiento matriz. Constituye y tiene que ver con la variación temporal de la suspensión de la vigencia de la función notarial del notario debidamente habilitado, tanto por razones de impedimento como de aplicación de régimen disciplinario de competencia de la Dirección, Tribunales Notariales, Civiles y Penales y, por el Colegio de Abogados.

No está expuesto a caducidad, sin embargo sí puede variar en virtud de solicitud expresa de la autoridad judicial que la ordena o bien del propio notario cuando se trate de inhabilitación por cese voluntario a que se refiere el artículo 13 del Código Notarial.

ANOTACION REGISTRAL NOTARIAL:

Es el acto administrativo registral mediante el cual se afecta temporal o definitivamente la información contenida en el asiento notarial registral. Tanto el asiento matriz notarial como los asientos registrales pueden ser objeto de anotación al margen, ya sea por requerimiento de las autoridades respectivas, del mismo notario, por la Sala Segunda o la Sala Constitucional.

ARCHIVO DEL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS:

El archivo de la Dirección Nacional de Notariado, será el encargado de clasificar, custodiar y conservar los diversos documentos que le ingresan y que son elementos probatorios de las diversas actividades notariales, además deberá dicho archivo, custodiar, todos los documentos provenientes de la propias resoluciones de esta Dirección, de las autoridades judiciales, de exhortos o comunicaciones del Colegio de Abogados y, las originadas por petición expresa del notario, que respalden cualquier anotación.

ACTO CERTIFICADOR NOTARIAL:

Es el que emana de la potestad certificadora que ejerce la Dirección Nacional de Notariado, en requerimiento de interesados, usuarios, terceros y autoridades judiciales para dar fe de la información contenida en el Registro Nacional de Notarios. (Esta Directriz fue derogada por el Artículo 261 de Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial de fecha 2 de mayo del 2007)

DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL:

En el caso de gestiones formuladas por el notario, como lo es el caso de salidas y entradas del país, cambio de sellos blancos, de oficina entre otros, no necesitaran resolución alguna para ser inscritas. Así como los resultados de las fiscalizaciones efectuadas por la DNN en las oficinas notariales.

ASIENTOS INSCRIBIBLES EN EL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS:

La materia registral notarial tiene íntima relación con la función contralora que ejerce la Dirección Nacional de Notariado. Está referida a materia propia de los requisitos, condiciones y deberes que cumple el notario en el ejercicio de la función notarial, así como el contenido de conductas irregulares de los notarios al contemplar la Ley, el Registro de las suspensiones de los notarios.

Esos asientos son de dos clases: los que provienen y se originan de resoluciones de esta Dirección, de los Tribunales de Justicia así como de exhortos o comunicaciones de suspensiones impuestas por el Colegio de Abogados. aquellas que nacen de peticiones expresas que formula el notario en el ejercicio de la función notarial, para requerimientos propios de ese ejercicio o de otros deberes.

Sin embargo, tomando en cuenta que esos asientos inscribibles únicamente se originan en resoluciones judiciales, del Colegio de Abogados y por solicitudes formuladas por el propio fedatario, no podrán ser objeto de calificación alguna. Tanto la información vía informática, como el archivo físico, formará parte del Registro para todos los efectos legales correspondientes.

Sin perjuicio que vía de directriz se admitan otros aspectos inherentes al control y eficacia del servicio notarial que requiera su registración, de conformidad con las normas inherentes a esa materia, los asientos registrales notariales están referidos a los siguientes actos:

CONCEPTUALIZACION NOTARIAL REGISTRAL.

Por la novedosa aplicación del régimen, y no existiendo en Costa Rica, un registro afín al registral notarial, es necesario dejar conceptualizados los aspectos propios de la materia y que provienen de la Ley.

LA DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO COMO REGISTRADOR NOTARIAL.

Constituye una potestad de imperio que ejerce la Dirección como legitimada para emitir la resolución que origina el asiento registral matriz por medio del cual se inscribe o se habilita al notario público.

Al igual que aquellas resoluciones emitidas por ese Organo, en presencia de sentencias con carácter de cosa juzgada material, de suspensiones decretadas por el Colegio de Abogados al profesional en derecho y de solicitudes formuladas por los mismos notarios públicos.

Ejerce sus atribuciones en procura de la registración de toda aquella información en materia notarial, propia del control y eficacia del ejercicio de la función notarial, así como aquella que, constituye materia de interés histórico y organizacional respecto a la actividad notarial.

Por lo anterior, esos asientos registrales notariales participan de la fe pública para lo cual la DNN está legitimada por Ley a controlar. La registración notarial tiene como objeto primordial dar publicidad de la información a nivel nacional. Además, cumple un doble propósito: a) medio de control que la Dirección ejerce a lo interno y externo y b) vigilancia respecto a la eficacia del servicio público que brinda el fedatario a los usuarios.

DE LOS PRINCIPIOS QUE PRIVAN EN MATERIA REGISTRAL NOTARIAL:

La conceptualización antes mencionada, de conformidad con el principio de legalidad, ubica al acto registral notarial desde tres principios propios de esa materia a saber:

PRINCIPIO DE LA FE PUBLICA PRINCIPIO DE PUBLICIDAD PRINCIPIO DE SEGURIDAD PRINCIPIO DE LA FE PUBLICA:

Dentro de la misión de la Dirección Nacional de Notario, se encuentra la de ejercer el control de la función pública ejercida privadamente por el notario debidamente habilitado por ésta. Este fedatario ejerciendo esa función notarial puede causar daños con su actuación, tanto a usuarios, terceros como a la misma fe pública.

Por esa razón, los asientos registrales notariales, concretan perennemente materia propia de la fe pública que nace con ocasión al ejercicio de la función notarial. De ahí que, la inscripción como notario público siempre permanecerá en el tiempo y aún al fallecimiento del notario, ese asiento tendrá el rango histórico y comprobará a perpetuidad lo ahí registrado.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD:

Con la resolución número 27-99 de las diez horas del día 21 de enero de 1999, nace a la luz publica el Registro Nacional de Notarios, y con él la publicidad de toda la historia del ejercicio de la función notarial. A partir de su creación, el Registro Nacional de Notarios, para todos los efectos legales registrales será el departamento de la Dirección que asuma la registración de toda la información inherente a la actividad notarial. Todo usuario, tercero o interesado, puede conocer la información respecto al ejercicio de la función notarial, tanto para efectos históricos como medio de control, para conocer el estado actual del notario que brindó o brinde el servicio notarial.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD:

Correlativamente a los dos principios antes mencionados, este viene a ratificar registralmente, la organización y control del ejercicio de la función notarial, ya perpetuada. y para la fe pública. El Estado, por medio de la Dirección Nacional de Notariado, asegura al usuario, tercero y a la misma fe pública en la certeza de la información contenida y procesada en el Registro Nacional de Notarios, tanto a nivel físico como informático.

NATURALEZA DE LOS ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES.

Los asientos inscribibles en el Registro Nacional de Notarios constituyen en esencia un acto administrativo, cuyo nacimiento deviene siempre de una resolución de la Dirección.

CLASES DE ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES:

DE INSCRIPCION, HABILITACION, CESE E INHABILITACION.

Habilitación: Representa en la actividad notarial el proceso administrativo especializado con efectos registrales que emite la DNN para inscribir, autorizar en ser y ejercer como notario, rehabilitarlo cuando se encuentre en cese y cesarlo voluntaria o forzosamente cuando al notario en estado activo le sobrevenga la inhabilitación legal y no solicite el cese respectivo.

El notario público habilitado que desee cesar en el ejercicio del notariado deberá solicitarlo por escrito y para efectos de publicidad, el cese surte efecto desde la hora y fecha en que presenta la solicitud.

Inscripción: Se inscribirá el notario público que cuente con los requisitos y condiciones de conformidad con el CN. Puede originarse por solicitud expresa al efecto o porque, a pesar de contar con las condiciones y requisitos, se tiene algún impedimento para ser notario.

El notario público inscrito podrá solicitar su rehabilitación en el tanto cumpla con los requisitos y condiciones y no se encuentre impedido para ser notario. En el presente caso, si se tratare de notarios autorizados con el régimen derogado, no tendrá que realizar el acto de juramentación, de lo contrario tendrá que cumplir con ese requisito.

Inhabilitación: Es el estado de inhabilitación o cese forzoso del notario activo. Se deriva de una causa personal que le sobreviene a su ejercicio, de conformidad con el CN y por los efectos que produce ese estado en el servicio notarial, el decreto de inhabilitación representa en materia registral notarial una medida preventiva. Por esa razón ese fedatario deberá inhibirse de brindar el servicio notarial que le es rogado y proceder a depositar el tomo de protocolo en uso.

RESPECTO A LA ENTREGA DE LA LICENCIA DE NOTARIO:

La licencia es el documento que identifica al notario público autorizado para el ejercicio de la función notarial, su entrega se efectuará una vez que éste rinda el juramento de ley. Tendrá vigencia en el tanto de que el notario se encuentre debidamente habilitado.

El Notario público deberá reportar su pérdida y su reposición se efectuará a requerimiento del fedatario.

Cuando surgiere el cese del notario público, el profesional estará obligado a entregarla a la Dirección, para su custodia en el expediente personal.

En caso de pérdida, extravío, sustracción o deterioro de la licencia, la reposición de la misma, correrá por cuenta del notario.

REGISTRO ACTUALIZADO DE DIRECCIONES:

Este asiento se origina en virtud de reporte presentado por el notario según requerimiento legal al efecto. Se entiende que la dirección oficial de su casa de habitación como del despacho, es la consignada en el Registro .Esta última para la ejecución de las normas respecto a la fiscalización. Lo anterior desde los efectos de los artículos 24 inciso b) y 142 inciso h), A excepción de los notarios consulares, el notario público de conformidad con las normas respectivas sólo podrá tener abierta oficina en Costa Rica.

REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS:

Provienen de resoluciones de la Dirección Nacional de Notariado dictadas en ocasión de su competencia, sentencias judiciales con carácter de cosa juzgada material y la aplicación de las sanciones impuestas por el Colegio de Abogados.

Tanto las sanciones decretadas por la Dirección Nacional de Notariado como las del Colegio de Abogados pueden sufrir anotaciones al margen.

Las que decreten las autoridades judiciales y notariales, al tener el carácter de cosa juzgada material no podrán ser objeto de anotación alguna, excepto en aquéllos casos en que la misma autoridad que la emitió así lo indique.

Tienen vigencia durante el lapso de suspensión y entratándose de más de tres meses, concomitantemente a la registración de la sanción, el Registro Nacional de Notarios inscribe el asiento registral notarial respecto a la orden del depósito de protocolo que deban realizar los notarios suspendidos.

SANCIONES IMPUESTAS POR EL COLEGIO DE ABOGADOS La información que origina el asiento de sanciones impuestas por el Colegio, deviene por dos presupuestos: a) falta de pago de la colegiatura y b) por sanciones impuestas por otras causas.

En ambos casos, en razón de la accesoriedad operante, al perder el profesional la condición de abogado, pierde también la de notario. La Dirección actúa mediante la comunicación de ese Colegio, su publicación en la Gaceta y la resolución que al efecto dicte el mismo, ello en aplicación del artículo 148 del Código Notarial.

Esta inscripción estará vigente durante el período que así se indique. Puede ser objeto de anotaciones marginales que suspenda temporalmente los efectos registrales correspondientes.

SANCIONES DECRETADAS POR LA DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO:

Los asientos por suspensiones decretadas por la Dirección podrán ser objeto de cancelación, en aquéllos casos donde por sentencia judicial así se indique. Lo anterior en virtud de que las resoluciones de ese Organo no tienen carácter de cosa juzgada material. También puede ser objeto de anotaciones marginales en el tanto esté pendiente un proceso.

SANCIONES DECRETADAS POR AUTORIDADES JUDICIALES:

Los asientos por suspensiones decretadas por el Juez Notarial debidamente firmes serán objeto de registración. . En asuntos cuyo conocimiento correspondiera a los jueces penales, y eventualmente el notario fuera condenado por alguno de los delitos contemplados en el artículo 4 inciso c) del Código Notarial, recibida la comunicación de esas autoridades, y al estarse en presencia de un impedimento para ser notario y ejercer como tal; la Dirección Nacional de Notariado, iniciará un proceso a fin de dictar resolución al respecto. Ese asiento mantendrá su vigencia de conformidad con los términos establecidos en el artículo 147 del Código Notarial.

ORIGINADOS EN LA FISCALIZACION:

Todos los asientos registrales notariales que se originen en el proceso de fiscalización, deberán tener su respaldo en una resolución firme de la Dirección. La información consignada registralmente debe estar acorde con el Reglamento respectivo. (No podrá ser objeto de variación alguna)* y si podrá anotarse marginalmente . Son certificables a requerimiento del interesado o de instituciones que así lo soliciten. * DE LA ENTREGA DE PROTOCOLOS:

Este asiento registral notarial, contendrá: el número de tomo autorizado, de la serie y número del papel de protocolo, de los folios que contenga y cualquier otra observación pertinente. Está unido a la razón de apertura del protocolo; misma que es consignada, previa verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos : a) estar habilitado para ser y ejercer como notario, b) encontrarse al día en las cotizaciones al fondo de garantía, c) constatación de que el volumen anterior haya sido depositado al Archivo Notarial, en caso de encontrarse en trámite de reposición, que conste resolución concediendo la autorización para continuar cartulando y d) impresión del sello blanco en cada uno de los folios que componen el tomo, cancelación del respectivo timbre fiscal y registro de la firma.

DE REPOSICIONES TOTALES O PARCIALES DE TOMOS DE PROTOCOLO:

La información que conforma el asiento registral notarial respecto a reposiciones de protocolo, contendrá el número de expediente y el tipo de reposición de que se trate, con indicación de si se autoriza a seguir cartulando o no. Este asiento tiene efectos permanentes, puede ser objeto de marginales en el caso de que en el transcurso de las diligencias se detecte alguna anomalía que amerite realizar una denuncia, o bien que aparezca el tomo o folio por reponer, así como la finalización y en los términos que concluye ese proceso.

REGISTRO DE FIRMAS:

Los asientos registrales notariales de firmas de notarios está conformado por: a) las firmas que en forma personal y obtenida a nivel material se han registrado ante la Dirección, b) digitalmente y c) aquellas que de conformidad con los avances tecnológicos se llegaren a determinar.

De pleno derecho, todas las firmas de los notarios públicos inscritos antes del Código y después de este conforman ese registro de firmas, mismas que deben estarse actualizando ante esta Dirección.

La conservación y custodia del registro físico de firmas de los notarios le corresponde al Archivo de la Dirección Nacional de Notariado.

REGISTRO DE SELLOS BLANCOS:

En razón de la materia de que se trata, estos asientos registrales notariales, también está constituido por un archivo físico, mismo que custodia el archivo de la Dirección, y en éste se consigna la fecha del cumplimiento por parte del notario de ese requisito.

FONDO DE GARANTIA:

La base de datos de la Operadora del Fondo de Garantía, formará parte del Registro Nacional de Notarios. Constituirá una herramienta de consulta para la verificación de que el notario público se encuentra al día en sus cotizaciones a dicho Fondo, con el fin de determinar la autorización de la entrega de protocolos, como de las solicitudes de autenticaciones de firma de los notarios públicos o cualquier otro trámite administrativo. Igualmente se utiliza para la actualización de esa información en el asiento registral respectivo, el cual no podrá ser objeto de variación alguna, y a su vez constituye prueba para los casos de indemnización por daños y perjuicios.

ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES DERIVADOS DE PETICIONES EXPRESAS DE LOS NOTARIOS PUBLICOS:

Estos asientos se originan de información proveniente del mismo notario. Están referidos a:

I.- La Dirección Nacional de Notariado, utilizará la base de datos, que en su momento, estableció la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, hasta tanto no se cuente con un sistema informático a la medida; una vez que el mismo sea implementado, dicha base de datos será migrada al nuevo sistema, y como respaldo físico, toda esa información, se mantendrá en tomos identificados alfabéticamente, con la firma del encargado y la fecha en que la migración se llevó a cabo.

II.- El tomo de juramentación que actualmente lleva la Dirección, fungirá como el tomo primero del Registro Nacional de Notarios, mismo que conforme se indicó en el artículo 1 de este Reglamento, deberá concluirse con una razón final en los términos de dicho numeral.

III.- La base de datos de la empresa que comercializa el papel de seguridad notarial, así como la utilizada por la Operadora del Fondo de Garantía de los Notarios, constituirán herramientas de consultas del Registro Nacional de Notarios . Esta disposición estará vigente durante el término que el mismo no cuente con el sistema informático a la medida que incluya esa información integralmente y como parte de los asientos registrales notariales en la materia.- IV.- La implementación del asiento matriz notarial aquí expuesto, se conformará físicamente hasta que se disponga del Sistema Integrado.

V.- Con respecto a la firma del notario, en tanto no se cuente con la firma digital del notario, se llevará mediante tarjeta suscrita por el notario, ante el funcionario responsable, para tal efecto. Todas aquellas firmas que conforman el histórico de la Secretaría General de la Corte, serán incluidas en el sistema que lleva al efecto la Dirección, con la entrega de la licencia de notarios.

VI.- En aquéllos casos en donde se solicite la autorización para que un Cónsul ejerza funciones de notario consular en la circunscripción territorial donde fue nombrado, y éste fuera un notario público activo, previo a otorgar esa autorización, el profesional deberá previo, formular la solicitud de cese en ese ejercicio, originándose en este caso una anotación al asiento matriz.

VII.- Las disposiciones del presente Reglamento, serán aplicables en tanto los medios informáticos y los recursos humanos lo permitan.

VIII.- Rige a partir de su publicación.