Artículo 7 — Reglamento del Registro Nacional de Notarios.

CLASES DE ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES:

DE INSCRIPCION, HABILITACION, CESE E INHABILITACION.

Habilitación: Representa en la actividad notarial el proceso administrativo especializado con efectos registrales que emite la DNN para inscribir, autorizar en ser y ejercer como notario, rehabilitarlo cuando se encuentre en cese y cesarlo voluntaria o forzosamente cuando al notario en estado activo le sobrevenga la inhabilitación legal y no solicite el cese respectivo.

El notario público habilitado que desee cesar en el ejercicio del notariado deberá solicitarlo por escrito y para efectos de publicidad, el cese surte efecto desde la hora y fecha en que presenta la solicitud.

Inscripción: Se inscribirá el notario público que cuente con los requisitos y condiciones de conformidad con el CN. Puede originarse por solicitud expresa al efecto o porque, a pesar de contar con las condiciones y requisitos, se tiene algún impedimento para ser notario.

El notario público inscrito podrá solicitar su rehabilitación en el tanto cumpla con los requisitos y condiciones y no se encuentre impedido para ser notario. En el presente caso, si se tratare de notarios autorizados con el régimen derogado, no tendrá que realizar el acto de juramentación, de lo contrario tendrá que cumplir con ese requisito.

Inhabilitación: Es el estado de inhabilitación o cese forzoso del notario activo. Se deriva de una causa personal que le sobreviene a su ejercicio, de conformidad con el CN y por los efectos que produce ese estado en el servicio notarial, el decreto de inhabilitación representa en materia registral notarial una medida preventiva. Por esa razón ese fedatario deberá inhibirse de brindar el servicio notarial que le es rogado y proceder a depositar el tomo de protocolo en uso.

RESPECTO A LA ENTREGA DE LA LICENCIA DE NOTARIO:

La licencia es el documento que identifica al notario público autorizado para el ejercicio de la función notarial, su entrega se efectuará una vez que éste rinda el juramento de ley. Tendrá vigencia en el tanto de que el notario se encuentre debidamente habilitado.

El Notario público deberá reportar su pérdida y su reposición se efectuará a requerimiento del fedatario.

Cuando surgiere el cese del notario público, el profesional estará obligado a entregarla a la Dirección, para su custodia en el expediente personal.

En caso de pérdida, extravío, sustracción o deterioro de la licencia, la reposición de la misma, correrá por cuenta del notario.

REGISTRO ACTUALIZADO DE DIRECCIONES:

Este asiento se origina en virtud de reporte presentado por el notario según requerimiento legal al efecto. Se entiende que la dirección oficial de su casa de habitación como del despacho, es la consignada en el Registro .Esta última para la ejecución de las normas respecto a la fiscalización. Lo anterior desde los efectos de los artículos 24 inciso b) y 142 inciso h), A excepción de los notarios consulares, el notario público de conformidad con las normas respectivas sólo podrá tener abierta oficina en Costa Rica.

REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS:

Provienen de resoluciones de la Dirección Nacional de Notariado dictadas en ocasión de su competencia, sentencias judiciales con carácter de cosa juzgada material y la aplicación de las sanciones impuestas por el Colegio de Abogados.

Tanto las sanciones decretadas por la Dirección Nacional de Notariado como las del Colegio de Abogados pueden sufrir anotaciones al margen.

Las que decreten las autoridades judiciales y notariales, al tener el carácter de cosa juzgada material no podrán ser objeto de anotación alguna, excepto en aquéllos casos en que la misma autoridad que la emitió así lo indique.

Tienen vigencia durante el lapso de suspensión y entratándose de más de tres meses, concomitantemente a la registración de la sanción, el Registro Nacional de Notarios inscribe el asiento registral notarial respecto a la orden del depósito de protocolo que deban realizar los notarios suspendidos.

SANCIONES IMPUESTAS POR EL COLEGIO DE ABOGADOS La información que origina el asiento de sanciones impuestas por el Colegio, deviene por dos presupuestos: a) falta de pago de la colegiatura y b) por sanciones impuestas por otras causas.

En ambos casos, en razón de la accesoriedad operante, al perder el profesional la condición de abogado, pierde también la de notario. La Dirección actúa mediante la comunicación de ese Colegio, su publicación en la Gaceta y la resolución que al efecto dicte el mismo, ello en aplicación del artículo 148 del Código Notarial.

Esta inscripción estará vigente durante el período que así se indique. Puede ser objeto de anotaciones marginales que suspenda temporalmente los efectos registrales correspondientes.

SANCIONES DECRETADAS POR LA DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO:

Los asientos por suspensiones decretadas por la Dirección podrán ser objeto de cancelación, en aquéllos casos donde por sentencia judicial así se indique. Lo anterior en virtud de que las resoluciones de ese Organo no tienen carácter de cosa juzgada material. También puede ser objeto de anotaciones marginales en el tanto esté pendiente un proceso.

SANCIONES DECRETADAS POR AUTORIDADES JUDICIALES:

Los asientos por suspensiones decretadas por el Juez Notarial debidamente firmes serán objeto de registración. . En asuntos cuyo conocimiento correspondiera a los jueces penales, y eventualmente el notario fuera condenado por alguno de los delitos contemplados en el artículo 4 inciso c) del Código Notarial, recibida la comunicación de esas autoridades, y al estarse en presencia de un impedimento para ser notario y ejercer como tal; la Dirección Nacional de Notariado, iniciará un proceso a fin de dictar resolución al respecto. Ese asiento mantendrá su vigencia de conformidad con los términos establecidos en el artículo 147 del Código Notarial.

ORIGINADOS EN LA FISCALIZACION:

Todos los asientos registrales notariales que se originen en el proceso de fiscalización, deberán tener su respaldo en una resolución firme de la Dirección. La información consignada registralmente debe estar acorde con el Reglamento respectivo. (No podrá ser objeto de variación alguna)* y si podrá anotarse marginalmente . Son certificables a requerimiento del interesado o de instituciones que así lo soliciten. * DE LA ENTREGA DE PROTOCOLOS:

Este asiento registral notarial, contendrá: el número de tomo autorizado, de la serie y número del papel de protocolo, de los folios que contenga y cualquier otra observación pertinente. Está unido a la razón de apertura del protocolo; misma que es consignada, previa verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos : a) estar habilitado para ser y ejercer como notario, b) encontrarse al día en las cotizaciones al fondo de garantía, c) constatación de que el volumen anterior haya sido depositado al Archivo Notarial, en caso de encontrarse en trámite de reposición, que conste resolución concediendo la autorización para continuar cartulando y d) impresión del sello blanco en cada uno de los folios que componen el tomo, cancelación del respectivo timbre fiscal y registro de la firma.

DE REPOSICIONES TOTALES O PARCIALES DE TOMOS DE PROTOCOLO:

La información que conforma el asiento registral notarial respecto a reposiciones de protocolo, contendrá el número de expediente y el tipo de reposición de que se trate, con indicación de si se autoriza a seguir cartulando o no. Este asiento tiene efectos permanentes, puede ser objeto de marginales en el caso de que en el transcurso de las diligencias se detecte alguna anomalía que amerite realizar una denuncia, o bien que aparezca el tomo o folio por reponer, así como la finalización y en los términos que concluye ese proceso.

REGISTRO DE FIRMAS:

Los asientos registrales notariales de firmas de notarios está conformado por: a) las firmas que en forma personal y obtenida a nivel material se han registrado ante la Dirección, b) digitalmente y c) aquellas que de conformidad con los avances tecnológicos se llegaren a determinar.

De pleno derecho, todas las firmas de los notarios públicos inscritos antes del Código y después de este conforman ese registro de firmas, mismas que deben estarse actualizando ante esta Dirección.

La conservación y custodia del registro físico de firmas de los notarios le corresponde al Archivo de la Dirección Nacional de Notariado.

REGISTRO DE SELLOS BLANCOS:

En razón de la materia de que se trata, estos asientos registrales notariales, también está constituido por un archivo físico, mismo que custodia el archivo de la Dirección, y en éste se consigna la fecha del cumplimiento por parte del notario de ese requisito.

FONDO DE GARANTIA:

La base de datos de la Operadora del Fondo de Garantía, formará parte del Registro Nacional de Notarios. Constituirá una herramienta de consulta para la verificación de que el notario público se encuentra al día en sus cotizaciones a dicho Fondo, con el fin de determinar la autorización de la entrega de protocolos, como de las solicitudes de autenticaciones de firma de los notarios públicos o cualquier otro trámite administrativo. Igualmente se utiliza para la actualización de esa información en el asiento registral respectivo, el cual no podrá ser objeto de variación alguna, y a su vez constituye prueba para los casos de indemnización por daños y perjuicios.