Resolución 00300-2020

"IV.- [...] El autor Palacios Echeverría en su libro iindica referente a los requisitos que debe tener una certificación notarial indica "Debe expresarse el nombre y apellidos del notario, y el lugar de su oficina. Debe indicarse también que se procede a solicitar de interesado, cuyo nombre habrá de referir, o a petición de un

tribunal o funcionario autorizado por ley, manifestando de cual se trata. Luego se procede a copiar, total o parcialmente, la escritura respectiva. Al final, se expresa que es conforme, que se agregan las especies fiscales del caso o que el documento está exento, el lugar, fecha y hora de la expedición. Puede usarse el sistema de fotocopias" (PALACIOS ECHEVERRÍA, Iván. (1992). Manual de Derecho Notarial. Editorial Investigaciones Jurídicas S.A. San José, Costa Rica. P 157.)

La emisión de este documento por parte del notario no debe ser un proceso meramente mecánico y desprovisto de toda formalidad, sino que el profesional ha de ser especialmente cuidadoso en su emisión, ya que como redactor y autorizante de éste y, como consecuencia de la fe pública de la que está investido, ha de asegurarse de la exactitud de los datos de la información certificada.- Esto se explica por cuanto este instrumento público proporciona seguridad jurídica, que es ni más ni menos la certeza de que dicha información certificada es válida, que refleja la verdad de lo transcrito en forma literal o en lo conducente, y que por la fe pública que ostenta quien la emana, tiene pleno valor

probatorio y fuerza ejecutiva.- Además, ha de señalarse que, con su intervención, el notario como autor de la certificación, compromete el interés de la colectividad por esa fe pública que le ha delegado el Estado y de la que es depositario, debiendo pasar como verdad legal todo lo que se afirma en la certificación notarial, siendo necesario indicar en la certificación el nombre de la persona que la solicito siendo éste un requisito formal de dicha certificación.

En el caso que nos ocupa las certificaciones no indican el nombre de la persona que las solicito, lo cual es una falla formal de dichas certificaciones que como lo indica el juez de primer asistencia se encuentra referido expresamente en el artículo 110 del Código Notarial y que tanto la Dirección Nacional de Notariado como en doctrina se ha indicado debe de establecerse la persona que solicito dicha certificación como un requisito formal de la misma.

Por lo  anterior refleja un descuido injustificable de la notaria en el ejercicio de la función notarial y de la fe pública que ostenta, ya que por su condición de tal, le es exigible un especial celo, rigor y cuidado a la hora de emitir un documento de esta naturaleza, que está llamado a merecer credibilidad absoluta a quien haga uso y sea receptor del mismo. la indicación de quien fue la persona que solicito dicha certificación. Es claro que en el caso en examen la notaria faltó al deber de cuidado que le es exigido,

Al respecto debe decirse que este Tribunal confirma lo resuelto por el juzgador de instancia únicamente en cuanto a este tópico se refiere, pues, concuerda con la fundamentación de la falta como grave, al tenor de lo dispuesto en el artículo 139 en referencia al 144 en su inciso E),  ambos  del Código Notarial, lo cierto es que este Cuerpo Colegiado ya ha sostenido con anterioridad, en casos como el presente, que: "El Código Notarial contempla dos clases de documentos: los protocolares y los extraprotocolares. Dentro de los primeros están: a) Escrituras; b) Actas notariales, y c) Protocolizaciones. Los extraprotocolares consisten en: a) Reproducciones de instrumentos públicos; b) Certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de inscripciones; c) Traducciones, y d) Autenticación de firmas y huellas digitales, y cualquier otra actuación o diligencia que el notario lleve a cabo fuera del protocolo. Luego, dentro de la reproducción de instrumentos públicos, el Código contempla tres tipos, que consisten en: a) Testimonios; b) Certificaciones, y c) Copias auténticas. De todo esto se concluye que existen dos clases de certificaciones: las relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares, y que son las contempladas en el artículo 110 del Código y que para todos los efectos legales, tienen el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud, y luego están las certificaciones relativas a instrumentos públicos, sean los contenidos en el protocolo del notario, y que son las que contempla el artículo 120 del mismo código. Ahora bien, en cuanto a las sanciones a imponer, este Tribunal estima ahora con un mejor criterio, que siguiendo el orden en que están contemplados en el código los dos tipos de certificaciones, así como el orden en que están enunciadas las sanciones, si la inexactitud ocurre en la certificación de un instrumento público porque lo que se certificó no es conforme con el instrumento original, tal certificación es falsa y por lo tanto sancionable con el inciso c) del artículo 146 del Código Notarial, que es una sanción específica para el caso de testimonios de la matriz o certificaciones de ésta que sean falsos, sea que el artículo 120 está directamente relacionado con el artículo 146, mientras que las inexactitudes en todas las demás certificaciones, sean las contempladas en el artículo 110, deben sancionarse con base en el artículo 144 inciso c), que al efecto establece: "… Se impondrá a los notarios suspensión de uno a seis meses, según la gravedad de la falta, cuando: c) Transcriban, reproduzcan o expidan documentos notariales sin ajustarse al contenido del documento transcrito o reproducido, de modo que se induzca a error a terceros. … ". Estos dos últimos artículos están también directamente relacionados por el orden que sigue el código. Luego, si se comprueba que hubo daños o perjuicios materiales o económicos a terceros, debe aplicarse también el inciso a) del artículo 145." (Tribunal de Notariado. Voto # 297 de las 9:40 horas del 25 de noviembre del dos mil cuatro).

En las directrices emitida por la Dirección Nacional de Notariado, indican que. toda certificación notarial, deberá hacerse referencia a la fuente de la cual emana la información que se certifica y su confección deberá ajustarse a lo dispuesto en el considerando VII  de la Directriz 15-99.  El notario deberá asignar a toda certificación que expida un número consecutivo y deberá llevar un registro de las mismas en el cual consignará el nombre del solicitante y el número que se encuentra en el extremo inferior derecho del pliego de papel notarial de seguridad que utilizó para plasmar el texto de la misma, en caso de que haya sido necesario su empleo.  La vigencia de una certificación se mantendrá hasta tanto los hechos de la  información que la  sustenten no varíen y respecto al período de admisibilidad de las certificaciones este será determinado por la oficina que la requiera."