Artículo 3 — Definiciones — Reglamento de Protección de Datos del Poder Judicial

Para la aplicación de este reglamento, deben considerarse las siguientes definiciones:

A. Autodeterminación informativa: Derecho fundamental derivado del derecho a la privacidad, que consiste en la posibilidad de controlar el flujo y manejo de la información personal frente a terceras personas, de forma tal que evite su empleo arbitrario o inadecuado, lesiones a los derechos fundamentales y que propicien acciones discriminatorias.

B. Anonimización o despersonalización: Es la protección otorgada a una persona sobre la que consten datos sensibles o de acceso restringido. Consiste en desvincular o desasociar de las resoluciones judiciales o documentos administrativos los datos de una persona que no deban publicarse o transmitirse a terceros, mediante la eliminación o sustitución de estos a través de su ocultamiento, de la utilización de etiquetas o de cualquier otra estrategia que los oculte.

C. Base de datos personales: Cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manual, independientemente de la modalidad de su elaboración, organización o acceso.

D. Base de datos de acceso público: Aquella que puede acceder a su contenido de forma total o parcial, por cualquier persona que lo solicite o busque.

E. Base de datos interna o doméstica: Es aquel archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales restringidos, que no es de acceso irrestricto; ya que, aunque forma parte de registros de acceso público, solo es de interés del titular y de la administración pública, para la adecuada prestación de servicios públicos de conformidad con el artículo 8 inciso e) de la Ley N° 8968.

F. Base de datos secundarias: Son las bases de datos que se construyen a partir de estadísticas o resúmenes de bases de datos primarias. Ejemplo: El SIGMA, es un repositorio de reportes estratégicos para la ayuda en la toma de decisiones, el cual se regirá por las excepciones del artículo 8 de la Ley N.º 8968.

G. Comisión de Protección de Datos: Órgano de trabajo adscrita al Consejo Superior encargada de recomendar a dicho órgano las acciones relacionadas con la protección de datos en el Poder Judicial.

H. Datos personales: Cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable, tal como el nombre, número de cédula, dirección domiciliaria, entre otros.

I. Datos personales de acceso irrestricto: Son aquellos contenidos en bases de datos públicos de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.

J. Datos personales de acceso restringido: Son aquellos de interés solo para su titular o para la Administración Pública, aunque formen parte de registros de acceso al público. Por ejemplo: el certificado de delincuencia.

K. Datos sensibles: Es toda aquella información perteneciente al fuero íntimo de la persona, que tiene la particular capacidad de afectar la privacidad del individuo o de incidir en conductas discriminatorias, por ejemplo, su origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, espirituales o filosóficas; así como la información biomédica, vida personal, la salud, la identidad de género y la orientación sexual, entre otros.

L. Derecho al olvido: Es el derecho que tienen todas las personas para que ningún tipo de dato personal esté disponible para terceros, una vez transcurrido el plazo de 10 años desde la fecha de ocurrencia de los hechos registrados, salvo disposición normativa especial que disponga otro plazo para datos concretos. El procedimiento para anonimizar los datos que permiten la tutela del derecho al olvido se encuentra regulado en el artículo 6) del presente reglamento.

M. Grupo Administrador de Nexus.PJ: Es un grupo conformado por las jefaturas de cada oficina sistematizadora, o bien, quienes ellas designen en su representación, que se encargan de la administración de la Base de Datos Nexus.PJ.

N. Oficialía de Protección de Datos: Es la oficina encargada de velar por la implementación y el cumplimiento efectivo de la normativa, políticas y procedimientos relacionados con la protección de datos en el Poder Judicial.

O. Oficinas Sistematizadoras: Todas las oficinas institucionales que clasifican, analizan y publican documentación en el Poder Judicial y en el Nexus.PJ.

P. Persona interesada: Es la persona física, titular de los datos que sean objeto del tratamiento automatizado o manual; o bien, quien esa autorice formalmente, tenga su representación legal o sea su heredero o sucesor.

Q. Persona identificada o identificable: Es toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, por ejemplo, mediante un número de identificación o uno o varios elementos específicos característicos de su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social.

R. Persona redactora: Persona o grupo de personas que redactan el documento administrativo o resolución judicial.

S. Persona usuaria: Es cualquier persona (física o jurídica) que acceda por sí o a través de sus representantes o personas designadas a la información, con un interés personal, académico, laboral, de investigación, y cuyo fin sea lícito.

T. Persona identificadora de datos: Persona o grupo de personas de un despacho u oficina que tienen la obligación de identificar datos objeto de protección y emitir las alertas correspondientes.

U. Persona responsable de una base datos: Persona física o jurídica que funge como responsable final de una base de datos y que tiene competencia para decidir cuál es la finalidad de una base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán registrarse y qué tipo de tratamiento se les aplicará.

V. Persona encargada de una base de datos: Es la jefatura encargada del respectivo proceso de que se trate, a saber, el proceso de resguardo de la base de datos desde el punto de vista tecnológico (siempre y cuando estén hospedadas en servidores a cargo de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones), y el proceso de alimentación (contenido) de la base, es decir, la persona que labora en un despacho judicial u oficina administrativa, designada para velar por el cumplimiento de las disposiciones de tratamiento de datos en la base de datos que se encuentra a su cargo.

W. Persona protectora de datos: Persona o grupo de personas de un despacho u oficina encargadas de realizar la protección material de los datos previo a su publicación o transmisión a terceras personas.

X. Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales y aplicadas a datos personales, tales como la recolección, registro, la organización, la conservación, la modificación, extracción, identificación, protección, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su bloqueo, supresión o destrucción, entre otros.