Resolución 00099-2023

"VII.- OBLIGACIÓN DEL NOTARIO DE VERIFICAR LA CUENTA CEDULAR DE LOS OTORGANTES. Los notarios son garantes de la legalidad, validez y eficacia de los actos y contratos que autorizan (artículos 6, 36, 39, 40, 7.d, 144.b.e., 145.c) y por ese motivo, es que según se explicó en el considerando inmediato anterior, de conformidad con el artículo 34 inciso g) del Código Notarial, estos profesionales deben realizar los estudios correspondientes en los distintos registros; lo cual se debe entender como una labor que comprende también el estudio respectivo en el Registro Civil; máxime las facilidades tecnológicas   que se brindan desde años para tal efecto. Como ya fuera reiterado por el a quo, desde hace ya muchos años años el Registro Civil tiene a disposición la consulta civil, en la cual es posible verificar si la persona que comparece existe y si cuenta con fallecimiento o no registrado. Esas labores se encuentran inmersas en el ciclo cartular; de ahí que su inobservancia pone en riesgo la validez y eficacia de los actos o contratos notariales, y pueden llevar al otorgamiento de documentos ilegales o inválidos, o ineficaces, y a la confección de un testimonio imposible, que carece de una matriz lícita, y resulta un testimonio falso, porque en él se da fe de la comparecencia de una persona ya fallecida. No es usual que una persona suplante a un compareciente, pero desde hace mucho tiempo se conoce de casos en que esa situación se ha venido presentando; circunstancia esta que obliga a los notarios a extremar medidas, en especial cuando se tiene a un compareciente que acude por primera vez a la notaría y del cual no se conoce nada previamente. Es importante considerar que el denunciado invocó lo resuelto por el Tribunal Contencioso Administrativo, Sección Sexta, en resolución 085-2015-VI de las 15:00 horas del 22 de mayo de 2015, adicionada por resolución de las 08:30 horas del 10 de junio de ese mismo año, sobre la obligación del Estado de brindar las herramientas a los notarios para verificar la identidad de las personas que comparecen a las notarías. en efecto, en esa resolución se ordenó al Tribunal Supremo de Elecciones y a la Dirección de Migración y Extranjería, para que en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, definieran e implementaran las acciones y herramientas necesarias para garantizar a los notarios el acceso a los padrones fotográficos que cada una de esas oficinas lleva y a los sistemas, herramientas o registros de información, que puedan permitir a los cartularios corroborar objetivamente la identidad de las personas que solicitan sus servicios notariales. Señala el denunciado que de otra manera solamente se cuenta con la cédula o documento de identificación que porten los comparecientes, como único medio de identificación de los comparecientes. Esta afirmación es falsa, los notarios también tienen acceso vía internet a los datos de los ciudadanos y extranjeros, donde están obligados a hacer la verificación de las calidades actuales, y donde aparecería si hubieren fallecido. Y aunque no fuera por internet, tiene la obligación de identificar, pueden pedir documentos complementarios y hasta llamar testigos de conocimiento, para así cumplir su obligación de identificar sin lugar a dudas. La obligación de identificar es del notario, no del Estado. Es el cartulario quien tiene que desplegar una  actividad proactiva y no meramente pasiva o mecánica. De esa manera, para la determinación de que quien comparecía no era quien decía ser, solamente bastaba a acudir a la tradicional consulta ante el Registro Civil. Esa consulta debió haber sido realizada con antelación o al menos justo antes de iniciar el otorgamiento. Al respecto, esta Cámara avala lo indicado por el a quo cuando señala: “Asimismo, desde hace algunos años el Registro Civil tiene a disposición la consulta civil, en la cual es posible verificar si la persona que comparece existe y si cuenta con fallecimiento o no registrado. Nótese que de conformidad con el artículo 34 inciso g) del Código Notarial, los notarios deben realizar los estudios correspondientes en los distintos registros; lo cual se debe entender como una labor que comprende también el estudio respectivo en el Registro Civil; máxime las facilidades tecnológicas que se brindan desde años para tal efecto. Estas labores se encuentran inmersas en el ciclo cartular; de ahí que su inobservancia pone en riesgo la validez y eficacia de los actos o contratos notariales, y pueden llevar al otorgamiento de documentos ilegales o inválidos, o ineficaces, y a la confección de un testimonio imposible, que carece de una matriz lícita, y resulta un testimonio falso, porque en él se da fe de la comparecencia de una persona ya fallecida. Los testimonios hacen plena prueba de las manifestaciones allí consignadas, por virtud de la fe pública de la cual están impregnados, son ejecutorios y producen efectos ejecutivos. Asimismo, se trata de documentos respecto de los cuales los notarios dan fe de ser copia fiel de la matriz correspondiente. Por lo anterior, la expedición de un testimonio que carece de una matriz verdadera, o donde hay una firma falsa, es igual o más gravoso que la propia autorización de dicha “. Olvida además, el notario apelante en el sentido de que mediante un acuerdo de la Junta Administradora del Registro Nacional, aprovechando la facilidad de acceso a internet de los registros del Registro Civil, se ha hecho la revisión de oficio de la cuenta celular de los comparecientes, lo que ha permitido detectar y sancionar este tipo de anomalías, y que las mismas corresponden a una fecha posterior a a la autorización de la matriz y la emisión de su primer testimonio. Por eso mismo, nada justifica que antes de autorizar la matriz no hizo el notario apelante la verificación de defunción de los comparecientes, verificación que esta Cámara desde larga data ha indicado es obligatoria para todos los notarios.  Esta obligación ha sido también reiterada por esta Cámara, véase por ejemplo el voto # 365-2010 de las nueve horas treinta minutos del primero de octubre del dos mil diez, que en su considerados dictaminó lo siguiente: “El Principio de Legalidad que invoca el notario no sólo le atañe al Registro sino en primer término a él, como autor del documento sujeto a inscripción y quien realiza la delicada tarea de identificar a las partes en forma cuidadosa y sin lugar a dudas, de lo cual pende la validez del instrumento y el contrato ahí contenido, de manera tal que la solicitud de servicios que se le hizo al denunciado le imponía investigar el asiento registral y ahondar en la identificación, para lo cual bastaba una simple consulta a la Base de Datos del Registro Civil, para descartar cualquier homónimo, y así no incurrir en la falta de autorizar un  ineficaz  como el que confeccionó y del que expidió un testimonio falso, ya que si el señor Jesús Vargas Salas que publica el Registro como propietario adquiriendo la finca referida en 1914 no compareció a otorgar la escritura número 259, es nula esa matriz como también lo será el testimonio que expidió el denunciado y se presentó al Registro.-”.  En igual sentido este Tribunal resolvió en  el Voto Nº 0143-2012 de las once horas veinte minutos del miércoles cuatro de julio de dos mil doce lo siguiente: “IV.- Acusa el recurrente que la sentencia apelada carece de un solo motivo válido que justifique un abandono de su parte de la función notarial y lo que hace, más bien, es "exponer a los notarios a una actuación imposible irregular, y fuera de su competencia" (sic). Reclamó que la a quo calificara de "ligera" su actuación y cuestionó si antes de efectuar una transacción, los notarios tienen que enviar a las partes a hacer un estudio grafoscópico o llevarlos a identificar al Registro Civil y al Organismo de Investigación Judicial para determinar que las personas coinciden "en la identificación de sus bienes". Tal y como lo expuso con claridad la juzgadora de instancia, y se analizó en el considerando anterior, el notario […] no actuó con la debida diligencia, al autorizar una escritura pública y expedir un testimonio de ésta, sin identificar cuidadosa y apropiadamente a una de las partes, utilizando para ello una cédula de identidad falsa, que le fue presentada por una persona que claramente se mostraba nerviosa y evidenciaba que algo malo estaba ocurriendo. El deber de identificación no implica, como alega con sorna el apelante, que se haga de previo un estudio grafoscópico, ni la intervención de autoridades del Organismo de Investigación Judicial, pero sí conlleva el uso de otros documentos adicionales, complementarios a la cédula, la consulta a la base de datos del Registro Civil y cualquier otro medio disponible, como faculta y obliga, el numeral 139 del Código Notarial. .-” De esta forma, es de larga data la jurisprudencia reiterada de esta Cámara que es el deber del notario además revisar el asiento registral en el Registro Civil de los comparecientes a efecto de ahondar en la identificación, situación que a todas luces no hizo el notario razón por la cual incumplió con su deber de identificar a las partes produciendo por esa negligencia la ilegalidad denunciada que abrió este caso, ilegalidad que implicaba que los documentos que autorizó fueran nulos. Situación adicional por la cual debe, en lo apelado, confirmarse la resolución apelada.”  Esta sentencia de vieja data, que concluye su considerando VII en los siguientes términos, que aplican igualmente al caso actual: “En realidad, al caso se debió aplicar también el inciso c) del numeral 146 ibidem, que sanciona de tres a diez años, es decir, que con la corrección impuesta no se alcanzó ni siquiera el extremo menor que se impone para estos casos, lo cual no puede aumentarse ahora, por ser el notario acusado el único apelante y en resguardo del principio de no reforma en perjuicio, por lo que obviamente, no es de recibo su solicitud de reducción de la sanción impuesta, con la cual, más bien, ha resultado ganancioso.- “"