Artículo 12 — Mecanismos o herramientas tecnológicas para anonimizar datos — Reglamento de Protección de Datos del Poder Judicial

La Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones deberá proporcionar a las personas funcionarias las herramientas tecnológicas que faciliten la debida protección de los datos, según los recursos disponibles a nivel institucional. Así como, establecer las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información que custodia el Poder Judicial.

Las personas de las oficinas y despachos encargadas de anonimizar documentos deberán emplear aquellos mecanismos tecnológicos para anonimizar datos con los que cuente la institución, y estos serán utilizados en estricto apego a las recomendaciones técnicas y de seguridad de la información que sean indicadas por la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones.

Está prohibido el uso de herramientas tecnológicas no autorizadas u oficiales. No obstante, en casos donde se soliciten documentos o cualquier otro conjunto estructurado de datos que únicamente consten en formato físico y que no se puedan convertir a uno digital compatible con las herramientas de anonimización oficiales o autorizadas, se podrán adoptar medidas de anonimización manuales, siempre que las mismas sean idóneas para lograr un tratamiento de datos adecuado, así como para permitir la comprensión del documento o conjunto estructurado de datos.

La persona responsable y las personas encargadas de las diferentes bases de datos deberán hacer los análisis de riesgos previo y establecer las acciones mínimas a las que obliga la normativa que rige la materia, a efectos de prevenir deficiencias de seguridad de la información. Lo anterior, sin perjuicio de que como parte de la valoración de riesgos permanente que debe realizar cada responsable, posteriormente en cada base de datos se realicen análisis propios según el resultado de la valoración previa.