Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial

Las disposiciones aquí contenidas, de naturaleza reglamentaria son de acatamiento obligatorio para todas aquellas personas que ejerzan el notariado, cualquiera sea su naturaleza, así como para todas las entidades públicas o privadas.

Concepto. La función notarial es una potestad estatal delegada. Representa una asesoría que tiende a la correcta formación y expresión legal de la voluntad del usuario. Tiene como fin la legitimación de actos y contratos que el Estado reconoce como tales cuando interviene un notario habilitado a rogación de parte.

A solicitud del interesado, es obligación del notario brindar el servicio, dentro del marco de la legalidad, razonabilidad y proporcionalidad, salvo excusa justa, moral, por principios de conciencia debidamente razonados, o legal.

El Notario que por razones morales y de conciencia se negare brindar el servicio, lo informará así a la Dirección Nacional de Notariado, mediante comunicación escrita debidamente razonada y justificada, indicando los servicios en que alega la objeción de conciencia.

El notario público debe actuar de manera objetiva e imparcial en relación con las personas que intervengan en los actos o contratos otorgados, apegado a los valores de integridad, coherencia, honestidad y transparencia.

El notario debe inhibirse de prestar el servicio en los casos de excusa y prohibición que establece el Código Notarial.

El notario institucional solamente está facultado para autorizar actos o contratos en que sea parte la institución para la que labora. No podrá brindar servicio privado, ni cobrar honorarios.

Es obligación para los notarios cobrar los honorarios de conformidad con lo dispuesto en el Código Notarial y el Arancel respectivo, y les queda prohibido transar en esta materia. Se excluyen de esta disposición los notarios consulares, los de la Notaría del Estado y los Institucionales.

Para ejercer la función notarial, el notario debe cumplir con todos los requisitos establecidos en el artículo 3 del Código Notarial, estar inscrito en el Registro Nacional de Notarios, y encontrarse habilitado por la Dirección Nacional de Notariado.

En relación con el inciso e) del artículo 3 del Código Notarial, se define la oficina notarial como aquella que cuente con los siguientes requisitos:

Si el notario tuviere oficinas abiertas en distintas localidades del país, deberá señalar cual es la principal. En caso de que no lo hiciere, para todos los efectos se tendrá como principal la primera que aparezca en el Registro de la Dirección Nacional de Notariado.

Tanto la oficina principal como las demás oficinas declaradas deberán cumplir con las condiciones establecidas en este artículo.

En el caso del notario institucional, el notariado se ejercerá en las oficinas de la institución para la cual labora, debiendo indicar en cuál de ellas tendrá el Notario la oficina principal.

Es obligación del notario mantener actualizada ante la Dirección Nacional de Notariado la dirección exacta de su oficina, domicilio, los números telefónicos y de fax, dirección electrónica y todos los demás medios tecnológicos de comunicación, las cuales se tendrán como las señaladas por el notario para todo efecto legal.

La suspensión del ejercicio del notariado por aplicación del régimen disciplinario por parte de la Dirección Nacional de Notariado, de los Tribunales Notariales, o cuando sobrevenga inhabilitación legal, obliga al notario a la abstención de prestación del servicio y a la inmediata entrega del tomo del protocolo en uso a la autoridad correspondiente.

Todo usuario, tercero o interesado, puede conocer la situación disciplinaria y los datos públicos que constan en el Registro Nacional de Notarios.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Notarial y demás normativa aplicable, los documentos notariales deberán elaborarse garantizando su legibilidad y accesibilidad, conforme a las siguientes reglas:

a. En los documentos notariales elaborados mediante impresión o medios electrónicos, se utilizará un tamaño de letra no inferior a doce (12) puntos.

b. Se emplearán tipografías accesibles de tipo sans serif, tales como Tahoma, Arial, Verdana, Helvética o Century Gothic.

c. El espaciado entre caracteres será el predeterminado o automático.

d. En documentos extraprotocolares, el interlineado entre líneas de un mismo párrafo no deberá ser inferior a uno coma cinco (1,5). En documentos protocolares se respetará el espaciado propio del soporte oficial.

e. Indistintamente del soporte utilizado, todo documento notarial deberá respetar un máximo de treinta líneas por página.

f. Las firmas y actuaciones manuscritas en cualquier documento notarial se consignarán con tinta indeleble de color azul o negro en sus tonalidades más oscuras. Sus rasgos deben ser claramente visibles, con el fin de asegurar la idónea lectura del contenido y la correcta captura de su imagen en los procesos de conservación tecnológica.

g. Siendo responsabilidad del notario garantizar la absoluta nitidez del documento, queda restringido el uso de tintas tenues o de baja pigmentación en documentos impresos o manuscritos.

En la expedición de documentos notariales extraprotocolares en soporte físico, el notario utilizará papel de seguridad autorizado, el cual podrá ser impreso por ambas caras.

Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico deberán cumplir estas disposiciones, sin perjuicio de las demás formalidades y condiciones de seguridad establecidas por el Consejo Superior Notarial.

Actuación extraprotocolar mediante la cual el notario, con sustento en la fe pública y bajo su responsabilidad, hace constar hechos, situaciones o datos contenidos en documentos públicos o privados. También pueden certificarse copias de documentos originales.

La autorización del notario para extender certificaciones se constriñe alámbito documental o asientos informáticos, por lo que no es posible la certificación de manifestaciones verbales o acontecimientos observados, pues para ello la legislación ha reservado el acta notarial.

La razón de certificación contendrá el nombre completo y apellidos del fedatario, lugar de oficina, fecha y hora de expedición, e indicar si se trata de una certificación literal, en lo conducente, en relación o si son fotocopias.

La certificación de documentos - públicos o privados - debe realizarse a partir del documento tenido a la vista, a efecto de transcribir, reproducir o expedir documentos notariales que guarden congruencia con los documentos originales.

En los casos en que se certifiquen copias como fieles y exactas de los originales, cada copia deberá ser numerada y contar con la firma y el sello del notario, haciendo constar en la razón de certificación la cantidad de copias y una descripción sucinta del contenido del documento.

La impresión de un documento electrónico es admisible como medio mecánico para la expedición de certificaciones. Si el texto de la certificación proviene directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento es literal, se permite el uso de guarismos y abreviaciones. En estos casos la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.

El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.

Deberán expedirse en papel de seguridad, satisfacer las especies fiscales o tasas impositivas, llevará sello blanco y la firma del notario.

La certificación notarial mantendrá su vigencia por el plazo de un mes contado a partir de su expedición, o antes si los datos que la sustentan han variado. Para variar el plazo de un mes antes fijado, la entidad pública ante quien ha de hacerse valer o utilizarse la certificación, debe haberlo previamente publicado, conforme la Ley número 8220.

Los archivos de referencias y copia de instrumentos públicos podrán ser compilados por el notario, en forma física o digital. En este último caso deberá cumplirse con la normativa que dicte o acepte el Consejo Superior Notarial. Los archivos de referencia y de copia de instrumentos públicos son de carácter privado, no son objeto de consulta pública.

La conservación, custodia y forma de llevar este archivo es responsabilidad exclusiva del notario y objeto de control por las autoridades competentes, salvo lo dispuesto en el artículo anterior para los archivos digitales.

El plazo mínimo de conservación y custodia será de diez años contados a partir de la fecha del documento notarial.

Existen dos tipos de traducción notarial:

a. Protocolar: El notario, bajo su responsabilidad, podrá brindar el servicio de traducción notarial de otro idioma al español cuando comprenda el idioma y las partes así lo consientan, de lo cual el notario debe dar fe. Caso contrario, deberá utilizar un traductor oficial.

b. Extraprotocolar: El notario podrá extra protocolarmente, traducir del idioma extranjero al español los documentos, instrumentos, cartas u otras piezas bajo su responsabilidad.

El notario podrá, conforme la previsto en el artículo 72 del Código Notarial, de sus documentos o actuaciones, hacer traducciones del idioma español a un idioma extranjero que domine, en cuyo caso deberá dar fe, y hacer constar expresamente en el acto de traducción, el conocimiento y el consentimiento de los interesados en dicha traducción, y cumplir además lo dispuesto en el artículo 109 de dicho Código.

Cuando se realice una transcripción total o parcial de textos originales, los documentos notariales podrán incluir palabras en idioma distinto del español, cuando no exista su traducción, bajo responsabilidad del notario siempre y cuando éste conozca ese idioma y así lo haga constar. Lo anterior por cuanto la inclusión responde a la mera transcripción literal que debe mantener la fidelidad de su contenido respecto del documento original.

Por su naturaleza, los actos notariales en los que será posible la transcripción de textos en otro idioma distinto del español, serán necesariamente la protocolización y la certificación, pues en estos es donde los alcances y competencia de la función notarial permiten al notario realizar tales transcripciones, sea total o parcialmente. En tales documentos el notario deberá dar fe de la fidelidad al original, el idioma del que se trate y su conocimiento del idioma, salvo se trate de un texto acompañado con una traducción oficial, la cual deberá insertar en la matriz.

La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia. En el caso de la huella digital consignar expresamente a cuál dedo y extremidad corresponde.

Los medios de seguridad son:

La custodia y preservación de los medios de seguridad son responsabilidad exclusiva del notario.

Los notarios habilitados deberán contar con todos los medios de seguridad, y utilizarlos conforme corresponda para cada actuación notarial.

Las actuaciones notariales que reproducen el contenido protocolar -testimonios de escritura y los emitidos en virtud de la potestad certificadora depositada en el notario, deben plasmarse en papel de seguridad notarial, salvo norma o disposición en contrario. Su uso es personalísimo y obligatorio. Solo se le autorizará y entregará papel de seguridad notarial al igual que los otros mecanismos de seguridad, al Notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales. El número máximo de líneas a utilizar es de 30 en cada página.

Papel de Seguridad para presentar índices atrasados de Notarios que agotaron su papel de seguridad. El Notario que carezca de papel de seguridad notarial y no se encuentre al día en la presentación de índices de instrumentos públicos, así lo indicará por escrito original y solicitará a la Dirección Nacional de Notariado la cantidad de folios que necesita para presentarlos y reintegrará mediante entero bancario el pago del costo completo de los que la Dirección hubiere pagado por ese papel. En dicha solicitud el Notario indicará las quincenas que va a imprimir; la Dirección autorizará y entregará al Notario un papel de seguridad diferenciado y exclusivo para presentación de índices mediante los cuales el Notario presentará ante el Archivo Notarial los índices que tuviere pendientes.

Corresponde al notario llevar un control estricto del uso de su papel de seguridad notarial, y disponer las medidas necesarias a fin de evitar su manipulación o uso indebido. Deberá eliminar de forma segura los folios de papel de seguridad que no deban ser utilizados, por obsolescencia declarada por la Dirección Nacional de Notariado, por daños que impidan darle un uso efectivo, o por cualquier otra causa que invalide sus mecanismos de seguridad. La destrucción se realizará por los medios a su alcance asegurándose de que no puedan ser reutilizados, para lo cual procederá a inutilizarlos físicamente mediante rasgado minucioso, diversos cortes o su trituración, así como reportarlo ante la Dirección Nacional de Notariado.

Los proveedores encargados de la comercialización y distribución del papel de seguridad, devolverán al fabricante para su destrucción los remanentes de papel de seguridad notarial que queden en su custodia, cuando el notario no haga retiro de ese papel en un plazo máximo de tres meses calendario contado a partir de la fecha en la que se le hubiere notificado que ya se encuentra disponible para su entrega; posterior a lo cual procederá entonces con su eliminación segura, así como el correspondiente aviso a la Dirección Nacional de Notariado.

Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado.

Los sellos, tanto de tinta como blanco, deben contener exclusivamente el nombre completo y apellidos del notario sin abreviaturas, el número de carné profesional, y las frases "Notario Público" y "Costa Rica". De forma opcional, el notario podrá incluir el grado académico profesional o su abreviatura (Lic., M.Sc., Dr.). Queda estrictamente prohibida la inclusión de logos, imágenes, figuras o símbolos de cualquier naturaleza dentro del diseño del sello. Los sellos y la firma deberán estar registrados ante la Dirección Nacional de Notariado y las demás instituciones públicas que así lo requieran. Cualquier sello que incumpla con estas disposiciones, no será admisible para ninguno de los trámites y servicios institucionales.

El notario está obligado por ley a informar con antelación a la Dirección Nacional de Notariado toda salida del país. En casos excepcionales, deberá hacerlo con la debida justificación, en un plazo no mayor de dos días posteriores a su regreso. La comunicación de salida del país podrá hacerse vía fax o correo electrónico, en las direcciones que la Dirección Nacional de Notariado determine.

El Notario deberá informar a la Dirección Nacional de Notariado:

De lo anterior deberá dar cuenta, por escrito, a la Dirección Nacional de Notariado, en un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a que el notario conozca de la ocurrencia del hecho. Los reportes se harán mediante el formulario y canales dispuestos por la Dirección Nacional de Notariado, cumpliendo con los requisitos establecidos para cada caso.

De no cumplirse con este requisito, el notario podrá ser sancionado por la Dirección Nacional de Notariado de acuerdo con el artículo 140 del Código Notarial.