Reglamento de documentos notariales extraprotocolares en soportes electrónicos

Definiciones.

A) Actuaciones notariales extraprotocolares en soportes electrónicos: Actuaciones notariales extraprotocolares que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y son avalados por el presente Reglamento.

B) Documento: Soporte perdurable en el tiempo con carácter declarativo y que contiene datos, manifestaciones, imágenes o cualquier otra forma de información.

C) Documento digitalizado: Documento en que la información analógica (impresa) ha sido convertida en electrónica (escaneada o fotografiada).

D) Documento en soporte electrónico: Datos o manifestaciones con carácter representativo o declarativo, expresados o transmitidos por un medio electrónico en un formato oficial.

E) Firma digital: Conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.

F) Firma digital certificada: Es la firma digital emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

G) Firma manuscrita: Firma que realiza la persona de su puño y letra sobre un documento físico.

H) Garantía de integridad y autenticidad: Garantía de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado. Las firmas fueron realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional.

I) Garantía de validez en el tiempo: Garantía de que el documento contiene todos los elementos que aseguran la validez de las firmas a través del tiempo.

J) Sellado de tiempo: Mecanismo que permite demostrar la existencia y validez de una firma digital en el tiempo a través de fuentes confiables según la "Política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital".

Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial.

Los documentos en soporte electrónico deberán además cumplir con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico.

Toda actuación notarial extraprotocolar en soporte electrónico, efectuada de conformidad con este reglamento, deberá cumplir además con lo dispuesto en las Leyes 7764 Código Notarial, 8454 Ley de Certificados Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa vinculante, así como su respectiva reglamentación.

Es requisito indispensable para llevar a cabo las actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, el uso por parte de la persona notaria de la firma digital certificada.

Los documentos notariales extra protocolares en soporte electrónico creados y firmados digitalmente de conformidad con esta reglamentación y la Ley 8454 de Firma Digital, tendrán el mismo valor legal que los documentos firmados en soporte papel conforme lo previsto por el Código Notarial.

Los documentos notariales susceptibles de realizarse en soportes electrónicos son aquellos regulados en el Código Notarial como documentos extraprotocolares:

Cada notario será responsable en forma personal de velar por el correcto uso de su firma digital, de conformidad con lo establecido por la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento (Ley 8454) y el Código Notarial, y deberá custodiar adecuadamente el dispositivo de creación de firma digital.

Todo documento extraprotocolar que corresponda a una actuación notarial y se encuentre asociado a una firma digital certificada, se presumirá de la autoría y responsabilidad del notario titular del correspondiente certificado digital en el momento de su emisión, según lo estipulado en el artículo 10 de la Ley 8454.

Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, deberán ser emitidos de acuerdo con el presente Reglamento y en lo aplicable de conformidad con la Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), se podrán aceptar documentos en formatos electrónicos que cumplan con lo dispuesto en dicha Política.

A los efectos de lo estipulado en el párrafo tercero del artículo 73 del Código Notarial, y de acuerdo con la especialidad en la materia de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley 8454), se entenderá que un documento extraprotocolar en soporte electrónico, con la firma digital certificada y el correspondiente sellado de tiempo, en cualquier formato oficial, cumple con los requisitos formales que en este sentido señala el Código Notarial para los documentos extraprotocolares. Para su eficacia, la fecha y hora de emisión del documento será la contenida en el sellado de tiempo de la firma digital.

Para la certificación de documentos que estén en soporte electrónico, el notario deberá realizar el mismo proceso de constatación de los originales que efectúa en las certificaciones de documentos impresos, hacer la redacción de la certificación en el formato oficial (Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.

En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos ya establecidos.

Cuando un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia.

Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente.

Para poder autenticar un documento en soporte electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital.

Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello se podrá digitalizar (escanear) el documento original firmado en presencia de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su respectivo sellado de tiempo.

Las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado.

Los testimonios, certificaciones y copias auténticas de instrumentos públicos protocolares de las escrituras matrices realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 112 y siguientes del Código Notarial, podrán plasmarse en un soporte electrónico de acuerdo con este Reglamento; siempre que cuenten con firma digital certificada y su respectivo sellado de tiempo. Igualmente le serán aplicables las disposiciones emitidas por los distintos Registros Públicos para los efectos de inscripción.

Las copias simples realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 121 del Código Notarial podrán reproducirse por medios digitales y no deberán llevar una firma digital certificada. Estas copias no sustituyen los testimonios, ni las certificaciones.

Cuando se requieran otros documentos en soporte electrónico para poder confeccionar documentos notariales también en soporte electrónico, deberán agregarse al archivo de referencias conforme las normas correspondientes. Igualmente, cuando se tengan documentos impresos, que se necesiten para la elaboración de documentos notariales en soporte electrónico, se deben agregar al archivo de referencias conforme a la normativa correspondiente.

La Dirección Nacional de Notariado es la entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales.

Pago de especies fiscales, Derechos e Impuestos:

En la emisión de documentos en formatos electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres correspondientes.

Es todo. Aprobado por acuerdo firme en sesión 014 del Consejo Superior Notarial, en fecha 18 de mayo de 2022. Rige a partir de su publicación.