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Tribunal Disciplinario Notarial
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Documento judicial
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"Iustitia est constans et perpetua voluntas ius suum cuique tribuere" Ulpiano
Tribunal Disciplinario Notarial, Primer Circuito Judicial de San José, Edificio Anexo B, diagonal a la esquina nor-oeste de Tribunales de Justicia Teléfono: 2295-3111 correo electrónico: trib_notariado@poder-judicial.go.cr Fax: 2295-4939
PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL
EXP. Nº 18-000926-0627-NO
DENUNCIANTE: DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
NOTARIA DENUNCIADA: LICDA. AURORA HERNÁNDEZ FUENTES
VOTO Nº 0354-2024
TRIBUNAL DISCIPLINARIO NOTARIAL.- PRIMER CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSÉ, a las diez horas nueve minutos del jueves doce de diciembre de dos mil veincuatro.-
Proceso disciplinario notarial establecido ante el Juzgado Notarial por la DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO; contra la notaria AURORA HERNÁNDEZ FUENTES, cédula de identidad número uno- cero quinientos veintisiete- cero trescientos cuatro, abogada y notaria, vecina de San José.-
REDACTA EL JUEZ SUPERIOR CHAVES ORTIZ; Y,
C O N S I D E R A N D O:
DE LA ADMISIBILIDAD DEL RECURSO: Se alza la notaria Aurora Hernández Fuentes, contra la sentencia de fondo dictada por el Juzgado de primera instancia. La impugnación es admisible a tenor de los del Código Notarial;
SÍNTESIS DEL CASO BAJO ESTUDIO: ACCIÓN: En escrito denominado "Denuncia Disciplinaria Nº 124-2018, presentado el cuatro de octubre de dos mil dieciocho, el licenciado Luis Guillermo Chaverri Jiménez, apoderado de la Dirección Nacional de Notariado, denunció a la notaria Aurora Hernández Fuentes por lo siguiente:
No reportó en el índice quincenal de instrumentos correspondiente, la escritura número ciento setenta y dos del quince de noviembre de dos mil dieciséis.
La escritura número ciento noventa y seis de trece de diciembre de dos mil dieciséis, fue adicionada por la número doscientos seis de veintitrés de diciembre de dos mil dieciséis, y no se consignó la nota marginal de referencia.
Incumplimiento de llevar en forma el archivo de referencias, pues a) no conserva copias de las actas protocolizadas en un total de 38 escrituras (detalló los números) y b) ese archivo de referencias no lleva la foliatura corrida.
No lleva archivo de copias del tomo de protocolo; y,
Omisión de confeccionar y entregar recibos (detalló 111 escrituras). CONTESTACIÓN: La notaria Aurora Hernández Fuentes contestó la denuncia explicando que al momento de hacerse la fiscalización, se le concedió un plazo para subsanar los defectos encontrados y posteriormente, no logró contactar al fiscal notarial para que llevara a cabo la comprobación respectiva. En cuanto a lo denunciado, contestó así:
Por un error no incluyó en el índice la escritura 172 y el Archivo Notarial no permite un modo de subsanación distinto al de incluir la escritura en el índice de la quincena siguiente, lo cual ya no era posible.
Consignó todas las notas marginales y de referencia.
Completó todo el archivo de referencias conforme a lo indicado en la fiscalización.
Completó todo el archivo de copias conforme a lo indicado en la fiscalización.
Dijo que en todos los casos de conotariado, ella no cobró los honorarios, sino el otro conotario, por lo cual, ella no tenía la obligación de extender el recibo. Las otras facturas que se echan de menos, las extendió y las demás las tiene su contador para hacer la declaración respectiva. Mencionó que otras corresponden a escrituras en que no cobró honorarios y unas más a un contrato que tiene con la Federación de Estudiantes de la Universidad Estatal a Distancia. Dijo aportar copias de todo lo anteriormente indicado. Solicitó desestimar la denuncia. SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA: En sentencia número 051-2023, dictada por la juez, doctora Ingrid Palacios Montero, se declaró con lugar el proceso y se impuso a la notaria Aurora Hernández Fuentes un total de ciento cuarenta y un meses en el ejercicio de la función notarial. IMPUGNACIÓN: Inconforme con lo así resuelto, apeló la notaria Aurora Hernández Fuentes y en auto de las diez horas treinta y cuatro minutos del diecinueve de julio de dos mil veintitrés se admitió el recurso y se elevó el asunto ante este Tribunal.-
III.-
Por responder al mérito de los autos, se aprueban los hechos primero a
Se modifican los hechos probados cuarto y quinto, en el sentido de que la notaria Aurora Hernández Fuentes si acreditó el cumplimiento de las formalidades exigidas para el archivo de referencias y archivo de copias. Se modifica el hecho probado sexto, en el sentido de que la notaria Aurora Hernández Fuentes sí justificó las razones por las cuales no expidió los recibos que se echan de menos en la denuncia por conotariado y confección de escrituras adicionales, y sí extendió los referidos a las escrituras 190, 191, 224, 240, 242, 243, 245, 246, 249, 249 (la cita dos veces, en dos distintos recibos 1651 y 1659), 252, 254, 259, 260, 261, 263, 265, 267, 271, 272, 274, 277, 279, 283, 284, 268, 287 y 288. (folios 15 a 528 del expediente físico y documental adjunta al recurso de apelación). Por innecesarios, se suprimen los hechos sétimo y octavo.-
HECHO NO PROBADO: Por innecesario, se suprime el hecho tenido por indemostrado.-
SOBRE EL RECURSO: Para efectos de abordar el recurso de forma ordenada, se conocerán las faltas acusadas de manera individual.-
SOBRE LA OMISIÓN DE REPORTAR LA ESCRITURA NÚMERO CIENTO SETENTA Y DOS EN EL ÍNDICE:. Manifiesta la apelante que: "Reconozco que por error inadvertido de mi parte, no incluí en el índice correspondiente a la primera escritura del mes de noviembre del 2016, la escritura número ciento setenta y dos (172). Lamentablemente, y como expliqué, en mi descargo al traslado, el Archivo Notarial, no permite hacer correcciones más allá del índice de la próxima quincena, por lo que no pude enmendar la situación, a pesar de tener la intención de hacerlo". El texto transcrito es, tal cual expresamente admite, una repetición de lo dicho al contestar la denuncia y no constituye lo que formalmente puede considerarse un agravio. No detalla -como debe- la apelante, en qué se habría equivocado la juzgadora a quo al resolver este aspecto de la litis, cuál habría sido la norma indebidamente aplicada, cuáles los hechos o prueba mal apreciados (error de derecho y de hecho), lo que torna al reproche inadmisible por estar vacío de contenido útil. En consecuencia, en lo apelado, debe confirmarse el mes impuesto por esta falta.-
SOBRE LA OMISIÓN DE CONSIGNAR LA NOTA MARGINAL DE REFERENCIA:. Alegó la recurrente que: "No lleva razón el Juzgado, en cuanto a la nota marginal y de referencia, en la escritura 196 del Tomo 12 de mi protocolo, ya que la misma SÍ fue debidamente transcrita y firmada, como se puede ver en el detalle a folio 110 vuelto de la copia aportada en el expediente físico del citado Tomo (ANEXO F). Por la que la sanción que me imponen NO tiene sustento fáctico". EL REPROCHE NO ES DE RECIBO: Como se desprende del texto de la nota marginal, ésta fue consignada hasta el ocho de febrero de dos mil dieciocho (ver folio 155 vuelto del expediente físico), es decir, más de año y dos meses después de la adicional, y con la ocasión de la fiscalización practicada ese mismo ocho de febrero de dos mil dieciocho, por lo cual, al momento de llevarse a cabo esa inspección, la nota marginal en efecto no existía, y la falta sí se cometió, debiendo confirmarse el mes de suspensión impuesto por esta causa.-
SOBRE EL INCUMPLIMIENTO DE CONTAR CON COPIA DE LOS DOCUMENTOS PROTOCOLIZADOS EN EL ARCHIVO DE REFERENCIAS Y LA FOLIATURA CORRIDA; Y DE LLEVAR EL ARCHIVO DE COPIAS DEL TOMO DE PROTOCOLO: Desde su contestación, la notaria Aurora Hernández Fuentes explicó que solicitó al fiscal notarial un plazo para subsanar esas faltas. Posteriormente -dijo- no logró contactar con el fiscal para demostrar el cumplimiento y ahora se enfrenta a esta denuncia. Adjunto a su contestación aportó como prueba, el archivo de referencias y de copias del tomo, cumpliendo con las recomendaciones formuladas durante la fiscalización. Este Tribunal, en el voto número 154-2022 de las nueve horas cuarenta y nueve minutos del viernes veintiuno de octubre de dos mil veintidós, dispuso:
(INICIO DE LA CITA)
"II.- El deber de conformar un archivo de copias del tomo de protocolo y un archivo de referencias, ASÍ COMO LA FORMA DE LLEVARLOS, se establecen en los del Código Notarial. Las obligaciones que se desprenden de los citados numerales, son continuas y por ello, su incumplimiento configura una falta de naturaleza también continua, lo que hace que la falta también perdure en el tiempo. Partiendo entonces de la naturaleza continua de esas omisiones, de comprobarse la falta, la sanción a imponer debería mantenerse en el tiempo hasta el efectivo cumplimiento del deber omitido, pues así se establece de manera diáfana en el artículo 148 del Código Notarial:
Es claro que cuando lo denunciado, es la omisión en el deber de inscripción de una escritura, no ha habido ningún vacío normativo ni necesidad de interpretación, porque el supuesto está expresamente previsto en el inciso a) del artículo 144 del Código Notarial:
"Se impondrá a los notarios suspensión de uno a seis meses, según la gravedad de la falta, cuando:
a) Atrasen durante más de seis meses y por causa atribuible a ellos, la inscripción de cualquier documento en los registros respectivos, después de ser prevenidos, para inscribirlo y habérseles otorgado un plazo de uno a tres meses. Si, pasados los seis meses de suspensión, el documento aún no hubiese sido inscrito, la sanción se mantendrá vigente hasta la inscripción final."
Sin embargo, en el pasado, la cuestión surgió cuando, la falta al deber de cumplimiento se refiría a obligaciones normativas distintas a la de inscripción de una escritura. El tema fue resuelto en el voto número 128-2002, que en lo conducente, dijo:
"ÚNICO: De la revisión de los procedimientos seguidos en este asunto, nota el Tribunal que al notario no se le concedió el plazo establecido en el artículo 144 inciso a) del Código Notarial, el que por analogía debe concederse para aquellos casos en que se pide al notario devolución de sumas de dinero (...)
Decisión final del tribunal
Por mayoría, se anula la sentencia apelada para que de previo a su dictado se le conceda al notario el plazo establecido en el inciso a) del Código Notarial y para que luego se dicte nuevamente conforme a derecho. La juez Álvarez Ross salva el voto" (Redacción de mayoría de la Juez Ana Cecilia Ching Vargas, concurrió en el voto de mayoría el Juez Rafael Sánchez Sánchez).
En el presente caso, se aprecia que la supuesta falta no es la inexistencia de los archivos de copias del tomo y de referencias, sino el incumplimiento de algunas formalidades acerca de cómo deben llevarse esos archivos, según los del Código Notarial, lo que hace a las supuestas faltas continuas y no fijas. A partir del pronunciamiento anteriormente citado, la línea jurisprudencial de este Tribunal ha sido clara sobre el tratamiento procesal de las denuncias por presuntas faltas por incumplimiento de deberes QUE SE MANTIENEN EN EL TIEMPO, haciendo un parangón con el inciso a) del artículo 144 del Código Notarial, e indicando que no se puede sancionar al denunciado si, de previo, no se le ha concedido la oportunidad de cesar en el incumplimiento. Proceder de modo contrario, es decir, imponer la sanción sin haber conferido un plazo para que el denunciado tenga la oportunidad de concretar el deber echado de menos, se ha considerado lesivo al derecho de defensa y al debido proceso, produciendo nulidad de lo actuado y resuelto (ver, entre muchas otros, votos 032-2011 y 0278-2012). El procedimiento normal ante la ausencia de concesión EN PRIMERA INSTANCIA, de ese plazo del 144 inciso a) tantas veces citado, es el de ANULAR LA SENTENCIA y devolver los autos al a quo para que confiera el plazo y posteriormente a su vencimiento, resuelva por el fondo. SIN EMBARGO, EN ESTE ÚNICO CASO EN PARTICULAR, POR TRATARSE DE LA PRIMERA VEZ EN QUE SE DETERMINA LA OBLIGACIÓN DE CONFERIR ESE PLAZO EN RELACIÓN CON LO DISPUESTO EN LOS ARTÍCULOS 47 Y 48 DEL CÓDIGO NOTARIAL, NO SE DICTARÁ MEDIDA ANULATORIA, SINO QUE SE PROCEDERÁ A OTORGAR POR ESTA PRIMERA Y ÚNICA VEZ, EL PLAZO EN ESTA SEGUNDA INSTANCIA.-"
(FIN DE LA CITA)
En este caso, si bien en primera instancia no se confirió el plazo establecido en el voto anteriormente transcrito, el plazo fue conferido encontrándose el expediente en este Tribunal de apelaciones. Por auto de las ocho horas cuarenta y un minutos del miércoles veintitrés de octubre de dos mil veinticuatro, se dispuso: "De conformidad con el voto de este Tribunal número 154-2022 de las nueve horas cuarenta y nueve minutos del viernes veintiuno de octubre de dos mil veintidós, se confiere a la notaria Aurora Hernández Fuentes el plazo de UN MES para que presente a este despacho, la documentación que -según su criterio subsane las omisiones de que la ha acusado la Dirección Nacional de Notariado en este asunto y referido a:
Protocolo de referencias,
Archivo de copias del protocolo y
Copia de facturas que se le acusa no expidió.
En caso de estimar que existe una causa eximente, explicarla de manera detallada. Es entendido que para ello, podrá tomar en cuenta el material que ya se encuentra agregado a los autos, haciéndolo saber así expresamente. Dentro de ese mismo plazo, aclare, a cuál escritura se refiere la copia de la factura visible a folio 29 del expediente físico. Lo anterior, bajo el apercibimiento de que en caso de omisión, se resolverá conforme en derecho corresponda.-". Notificada que fue esa resolución y vencido el plazo conferido, la notaria Aurora Hernández Fuentes no presentó escrito, manifestación ni documentación alguna. Revisados los autos por esta Cámara, se encuentra que, en cuanto al archivo de referencias y el archivo de copias, la notaria Aurora Hernández Fuentes ha demostrado haber subsanado las omisiones detectadas en el proceso de fiscalización, por lo que, por economía procesal, lo que se impone es revocar las sanciones de veintiún meses y seis meses respectivamente impuestas por estas faltas, para un total de veintisiete meses de rebajo.-
SOBRE LA OMISIÓN DE CONFECCIONAR Y EXTENDER RECIBOS: Este aspecto debe ser abordado desde dos ópticas distintas:
La limitación de la denuncia y
El cumplimiento de la omisión. Sobre la limitación de la denuncia, como ya se expuso en el considerando II de esta resolución, al momento de llevarse a cabo la fiscalización, la notaria justificó la no expedición de algunos recibos bajo dos supuestos: a) haber actuado en conotariado, por lo que que quien expidió el respectivo recibo fue el otro conotario (41 escrituras e igual número de meses de sanción), b) no haber cobrado honorarios por tratarse de colegas, o de una cliente a la que le debía dinero y escrituras adicionales para corregir errores que deben correr a su costa: escrituras 239, 240, 250, 256, 257 y 292 (06 escrituras según denuncia, e igual número de meses de sanción, folios 04 y 05 y contestación a folio 526). En cuanto a la justificación a) debe indicarse que se trata de un hecho no controvertido, pues la entidad denunciante no lo combatió. Así las cosas y siempre desde la perspectiva de lo denunciado, la justificación debe de tenerse como válida y por tanto eximente de la falta que se le endilga respecto de cuarenta y un escrituras e igual número de meses de sanción. Respecto al punto b), la justificación por no expedir el recibo al no haber cobrado honorarios a colegas, debe admitirse, DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LO DENUNCIADO, se insiste, pues si no hubo cobro, no había por qué extender recibo, más debe decirse a la notaria Aurora Hernández Fuentes, que, tal y como explicó la juzgadora a quo, de conformidad con el marco normativo actual, ya no existe la posibilidad de no cobrar honorarios a colegas, por lo que, de haber sido denunciado el no cobro, se le pudo haber sancionado por esa causa. En cuanto a la compensación de una deuda con una cliente, estima este Tribunal que la justificación es inadmisible. Los notarios no deben confundir sus finanzas personales con las obligaciones legales y tributarias que les impone el ejercicio del notariado. Si medió entre la notaria y su cliente una compensación (lo cual no fue controvertido), ello no la exoneraba de su deber de extender el recibo conforme a la ley y en consecuencia, el mes impuesto por este motivo, debe ser confirmado. Corolario de lo dicho, se han de revocar y rebajar CUARENTA Y SEIS MESES de la totalidad de la medida disciplinaria impuesta por esta causa. Resta por determinar, del material probatorio aportado por la notaria Aurora Hernández Fuentes, si cumplió -como afirmó desde su contestación- con acreditar que sí había extendido todos los demás recibos que se echan de menos en la fiscalización y en la denuncia. Revisados los autos, se aprecia que la notaria presentó con su contestación copia de 19 recibos que, según su dicho, corresponden a las siguientes escrituras: 240, 242, 243, 245, 246, 249, 249 (la cita dos veces, en dos distintos recibos 1651 y 1659), 259, 265, 267, 271, 272, 274, 277, 279, 283, 284, 287 y 288. Con su apelación, la notaria Aurora Hernández Fuentes presentó copia de 10 recibos, que según su dicho, corresponden a las siguientes escrituras: 190, 191, 224, 252, 254, 260, 261, 263, 272 y 286. El resultado es de 29 escrituras referidas al período fiscalizado y en consecuencia, conforme lo establecido por este Tribunal en el voto número 154-2022 de las nueve horas cuarenta y nueve minutos del viernes veintiuno de octubre de dos mil veintidós anteriormente transcrito líneas arriba, se han revocar las sanciones disciplinarias en igual número de meses. Con su contestación, la notaria Aurora Hernández Fuentes, presentó también copias de facturas que corresponden a las escrituras números 295, 298, 300, 301 y 302, que no forman parte de la denuncia y tampoco de la sentencia apelada; por lo tanto, no pueden ser aplicadas para para rebajar la sanción impuesta. (folios 41 a 45 del expediente físico). A folio 29 del expediente físico, se aprecia copia de una factura sin número visible y sin identificar a cuál escritura se refiere. En el auto de las ocho horas cuarenta y un minutos del miércoles veintitrés de octubre de dos mil veinticuatro, se le previno a la notaria Aurora Hernández Fuentes aclarar lo referido a esta factura. Como no cumplió lo prevenido, ese documento tampoco se toma en cuenta en el rebajo aquí aplicado.-
Corolario de lo que viene expuesto, se ha de acoger parcialmente el recurso interpuesto y revocar, también en forma parcial, la sentencia venida en alzada. SE REVOCAN las sanciones impuestas por las siguientes faltas denunciadas: EN SU TOTALIDAD:
Incumplimiento en el archivo de copias del tomo de protocolo.
Incumplimiento en el archivo de referencias. PARCIALMENTE:
No expedición de recibos. De los ciento doce meses, se revocan setenta y cinco meses, quedando un residuo de TREINTA Y SIETE MESES. SE CONFIRMAN las siguientes sanciones:
Omitir reportar en el índice respectivo una escritura y
Omitir la consignación oportuna de la nota marginal de referencia en la escritura matriz, con ocasión de una escritura adicional. En consecuencia, la totalidad de la sanción a imponer se rebaja al tanto de TREINTA Y NUEVE MESES DE SUSPENSIÓN que se ejecutarán conforme los procedimientos de ley.-
P O R T A N T O:
Se acoge parcialmente el recurso interpuesto y se revoca, también en forma parcial, la sentencia venida en alzada. SE REVOCAN las sanciones impuestas por las siguientes faltas denunciadas: EN SU TOTALIDAD:
Incumplimiento en el archivo de copias del tomo de protocolo.
Incumplimiento en el archivo de referencias. PARCIALMENTE:
No expedición de recibos. De los ciento doce meses, se revocan setenta y cinco meses, quedando un residuo de TREINTA Y SIETE MESES. SE CONFIRMAN, las siguientes sanciones:
Omitir reportar en el índice respectivo una escritura y
Omitir la consignación oportuna de la nota marginal de referencia en la escritura matriz, con ocasión de una escritura adicional. En consecuencia, la SANCIÓN TOTAL a imponer se rebaja al tanto de TREINTA Y NUEVE MESES DE SUSPENSIÓN, que se ejecutarán conforme los procedimientos de ley.-
Licdo. Juan Federico Echandi Salas
M.Sc. Sergio A. Valverde Alpízar M.Sc. Everardo Chaves Ortiz
Exp. Nº 18-000926-0627-NO Proceso disciplinario notarial
Dirección Nacional de Notariado c/ notaria Aurora Hernández Fuentes
Voto Nº 0354-2024 10:09 12-XII-2024
*MS69KUIHKFI61*MS69KUIHKFI61JUAN FEDERICO ECHANDI SALAS - JUEZ/A DECISOR/A
*KDIGBYEGDWI61*KDIGBYEGDWI61SERGIO ALONSO VALVERDE ALPIZAR - JUEZ/A DECISOR/A
*HDRNO24ZRWK61*HDRNO24ZRWK61EVERARDO CHAVES ORTIZ - JUEZ/A DECISOR/A
1 de 11 Expediente NUE: 18-000926-0627-NO Voto N°. 0354-2024